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Vous pouvez demander à TRT d'afficher avant la saisie de votre journal des achats un dialogue vous demandant d'entrer un montant de contre-vérification, sinon le dialogue suivant est directement affiché:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Par défaut, la date du jour vous est proposée. Si vous devez entrer une série de transactions à une autre date, vous pouvez changer cette date par défaut en utilisant la commande Changer la date d'utilisation. La date aura un format JJ/MM/AA ou autre; ce format dépend des réglages de votre système. Vous n'avez pas à entrer le séparateur "/"; par contre, si vous voulez entrer le 6ième mois, vous devez forcer un zéro avant le 6, sinon, vous vous retrouverez avec le chiffre 60.
Quelle date pouvez-vous entrer? N'importe quelle date comprise entre le début de votre année financière jusqu'à 7 mois après la fin de votre année financière. Le logiciel vous avertira si vous dépassez la fin de votre année. Pour plus de détails, voir la commande Fin d'année fiscale. Sachez toutefois que toute transaction entrée à une date postérieure à la date courante a des répercussions sur certains rapports comme la balance de vérification, l'état des résultats, le bilan, les comptes fournisseurs et les comptes clients. En effet, la date qui vous sera suggérée par défaut pour ces rapports est la date de votre transaction la plus éloignée dans le futur. Demander un de ces rapports à une autre date que la date qui est suggérée exige beaucoup plus de temps de calcul donc prend plus de temps à s'afficher. De plus, si vous entrez une date antérieure à votre période actuelle de production de rapport de taxes, il est de votre responsabilité d'ajuster votre rapport courant puisque ces rapports sont produits sur une base de dates d'entrée de données.
La date due est une date optionnelle qui, si présente, a préséance sur les réglages par défaut d'affichage de comptes dus.
Ce bouton fait apparaître un dialogue demandant la date de calcul des taxes. Par exemple: vous recevez au 15 janvier 2012 une facture datée du 23 décembre 2011. Au 1er janvier 2012, au Québec, la TVQ change. Votre mois de décembre est fermé. Entrez votre écriture au 15 janvier 2012. Ce bouton, lorsque cliqué, fait apparaître un dialogue vous demandant la date à laquelle vous voulez que les taxes soient calculées. Entrez le 23 décembre 2011 et TRT calculera correctement vos taxes.
Si vous devez créer à l'avance une transaction à une date future, nous vous suggérons plutôt d'utiliser les entrées répétitives: consultez le chapitre Créer une transaction à une date future de la section Comment travailler avec TRT.
Si vous avez créé des périodes dans vos paramètres comptables et que vous tentez d'entrer une transaction à une date autre que la période courante, il vous sera demandé confirmation, tel que montré à la figure suivante:
L'apparition de ce dialogue est toutefois conditionnelle au paramètre Alarme pour des données entrées dans une autre période des Paramètres comptables.
Entrez ici le code Contact de votre fournisseur. Si vous ne le connaissez pas, entrez le début du nom de l'entreprise, sinon le début du nom de famille ou tout autre champ de recherche supplémentaire selon les réglages de Champs de recherche optimisée des Paramètres généraux du menu Fichier. Si TRT ne trouve rien, il vous affiche le dialogue suivant:
Si vous cliquez sur Oui, le logiciel vous montre le format page du fichier Contacts, où vous aurez l'occasion de créer ce fournisseur, après quoi vous retournerez dans le format de saisie du journal des achats. Si vous cliquez sur Non, vous retournez de nouveau au format de saisie du journal des achats. Si vous avez créé un fournisseur de cette façon et que vous décidez d'annuler votre entrée au journal des achats, le fournisseur que vous avez créé ne sera pas enregistré. Le code contact qui sera créé par défaut sera soit "BELLCANADA". Bien entendu, vous pouvez aussi changer ce code à l'intérieur de la fiche Contact selon votre bon plaisir.
Nous venons de voir que lorsque vous entrez un code contact qui n'existe pas, TRT offre de le créer au vol. Si cela est dû à une erreur de votre part, vous allez logiquement refuser de créer le code au vol de façon à entrer de nouveau le code corrigé. Le hic, c'est que TRT a effacé le code et vous ne savez pas où vous avez commis l'erreur. Vous vous retrouvez dans une situation analogue à celle où vous composez un faux numéro de téléphone; vous vous sentez obligé de demander à votre interlocuteur quel numéro vous avez composé de façon à ne plus commettre l'erreur. Vous pouvez ramener le code que vous avez entré initialement en faisant Commande-V (Contrôle-V sous Windows), ou Coller à partir du menu Édition, car votre ancien code est mis automatiquement dans le presse-papier.
Devriez-vous créer une fiche contact pour un contact avec lequel vous ne ferez qu'une seule transation, aussi loin puissiez-vous regarder dans votre boule de cristal? Vous seul pouvez répondre à cette question. Si toutefois il vous semble que c'est un gaspillage de temps et de ressources que de créer un contact pour des transactions uniques, pensez à créer un contact "bidon" que vous utiliserez dans de telles circonstances. Ce contact n'aurait ni nom, prénom, entreprise ou adresse. TRT, dans de telles circonstances, vous suggérera de mettre au moins un nom ou un prénom: vous passerez outre à cette suggestion. De toute façon, vous pouvez modifier la zone des coordonnées 6 de votre transaction à votre guise et ces coordonnées modifiées seront conservées avec votre transaction, vous permettant malgré le code contact générique de revoir exactement les coordonnées du contact de cette transaction si désiré.
Il se peut que vous entriez un code valable, mais que ce code réfère à un client plutôt qu'à un fournisseur. Dans ce cas, le dialogue suivant vous apparaîtra:
Si vous voulez utiliser un code contact à la fois comme fournisseur et comme client, il vous faudra dupliquer la fiche Contact et créer deux contacts différents.
Vous pouvez aussi entrer une partie du code. Par "partie de code", nous entendons le début (au moins 3 lettres) de n'importe quel mot du code contact, du nom de l'individu ou de l'entreprise, ou de n'importe quel autre critère tel que déterminé par la rubrique Champs de recherche optimisée des Paramètres généraux.
| Attention aux noms qui contiennent des tirets!
TRT considère, dans «St-Onge», que «St» est un mot et «Onge» est un autre mot. Comme «St» ne contient que 2 lettres, TRT ne trouvera pas; vous devrez entrer «Onge» si vous voulez trouver. |
Si la partie de code est suffisante pour que TRT puisse, de façon non équivoque, "deviner" le reste du code, il trouvera le contact correspondant au code. S'il ne peut pas deviner de façon non équivoque, il vous présentera une liste de choix possibles. Par exemple, vous entrez le code "BELL" et vous avez deux contacts dont le code commence par "BELL":
Vous double-cliquez sur la ligne correspondant au choix désiré, ou vous sélectionnez la ligne désirée et cliquez sur le bouton OK ou utilisez son raccourci clavier, la touche Enter.
Vous pouvez également créer un contact au vol à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton + dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Ce bouton peut être désactivé si le code contact partiel que vous avez entré dans le champ Code contact de votre journal est déjà inclus dans cette liste.
Après avoir entré un code valable, vous verrez les coordonnées de votre fournisseur s'afficher dans la zone des coordonnées en 6. Si ce fournisseur a déjà un compte en souffrance, un message d'alerte vous le signalera comme à la figure suivante:
Pour sortir de ce dialogue, utilisez la touche Enter, Retour, TAB ou cliquez n'importe où dans le dialogue.
Si ce fournisseur vous offre une facture escomptée contre paiement anticipé (par exemple, 2% net 10 jours), le total de votre facture sera escompté en conséquence pourvu que:
Si une de ces conditions n'était pas remplie (par exemple, votre transaction n'est pas au comptant), le dialogue suivant s'afficherait:
Cet escompte réduit le total de votre facture, et non les lignes de transaction individuelles, tel que montré à la figure suivante:
Notre total de caisse (compte 1051) sans escompte est supposé être 111,28$; il est ici de 109,05$ avec une écriture automatique de compte de contrepartie (compte 4990) à 2,23$ puisqu'un escompte de 2% s'applique.
Accès au champ des notesUn clic sur ce bouton fait apparaître les notes de votre contact. Vous pourriez ainsi utiliser votre champ de notes pour consigner des informations concernant les conditions d'expédition, les interlocuteurs à appeler, etc. Une puce rouge apparaît sur le côté droit de l'icône si des notes sont présentes. Vous pouvez modifier ces notes, mais elles ne seront sauvegardées que si vous validez votre transaction.
Par défaut, TRT vous suggérera un numéro de chèque incrémenté séquentiellement à chaque fois que vous créez un achat au comptant. Vous avez la possibilité d'entrer un autre numéro: TRT vérifiera si ce numéro n'a pas déjà été utilisé. Si tel est le cas, TRT ne vous laissera pas utiliser ce numéro et le message suivant vous sera présenté:
Si vous voulez changer le numéro de départ de l'incrémentation, utilisez le champ Prochain numéro de chèque dans le compte bancaire approprié de votre charte des comptes. Si vous encaissez un chèque de remboursement d'un fournisseur, entrez le numéro de chèque de ce fournisseur. TRT accepte cependant des "numéros" de chèques comme "Interac", "carte de crédit" bref toute expression ne contenant que des lettres sans que TRT vérifie l'unicité du "numéro" ainsi entré. Toutefois, si votre expression contient des lettres et des chiffres, TRT la traite comme un numéro ordinaire et vérifie son unicité. On peut également voir apparaître un mot par défaut comme "Visa" (sauf si vous avez créé un filtre de saisie pour carte de crédit dans votre compte de charte des comptes): utilisez le champ Prochain numéro de chèque dans le compte bancaire approprié de votre charte des comptes pour entrer des lettres au lieu d'un numéro de chèque quand, par exemple, vous créez un compte bancaire pour Visa.
Ce menu déroulant n'apparaît que si vous avez plus d'un compte de banque dans votre charte des comptes. Il vous permet de choisir le compte de banque dans lequel se fera l'écriture de contrepartie si vous faites un achat au comptant. Pour plus de détails, voir la section Charte des comptes. Le compte choisi par défaut est celui ayant le plus petit numéro de compte. Si ce compte ne vous convient pas, assurez-vous que le compte bancaire désiré comme compte par défaut est celui ayant le plus petit numéro de compte: vous devrez peut-être changer son numéro pour y arriver.
L'impact principal de cette boîte à cocher est de décider quel compte d'intégration sera choisi pour balancer votre transaction. Cette boîte peut être cochée automatiquement par défaut selon une option de la fonction Paramètres. Si votre achat n'est pas au comptant (donc devant être payé plus tard), votre compte fournisseur de la fonction Paramètres sera choisi comme compte d'intégration (à moins que vous n'ayez choisi un compte fournisseur particulier pour ce contact) sinon votre compte de banque par défaut. Considération supplémentaire: si vous avez choisi plus d'un compte de banque dans votre charte, ces comptes apparaîtront dans le menu déroulant 4 du choix du compte de banque. Le numéro de chèque devient modifiable.
Lorsque vous faites un achat au comptant négatif, TRT a besoin de savoir s'il s'agit d'un chèque de remboursement ou d'une note de crédit. Le message suivant vous sera proposé:
Si vous répondez Oui, un numéro de dépôt sera généré. Dans tous les cas, le numéro de chèque de cette transaction sera récupéré et recyclé.
Si votre fournisseur fait partie du dépôt direct, la boîte à cocher suivante apparaîtra:
Vous avez le choix de laisser cette boîte cochée ce qui fera en sorte que le fournisseur sera payé par dépôt direct, ou exceptionnellement de le payer par chèque si cette boîte est décochée.
Ce sont les coordonnées qui correspondent au code fournisseur entré en 2. Ces coordonnées sont modifiables: vous pourriez, par exemple, insérer une ligne pour adresser un message à l'attention de quelqu'un. Bien entendu, cette remarque n'a de sens que si vous avez l'intention d'imprimer un chèque et que la case "au comptant" a été cochée. Toute modification à ces coordonnées n'a aucune influence sur les données stockées dans le fichier Contacts.
Ces coordonnées sont conservées avec votre transaction. Cependant, si vous avez fait plusieurs transactions impayées dans le journal des achats, que vous modifiez les coordonnées d'une de ces transactions et que vous allez dans le journal des déboursés, ce dernier verra plusieurs transactions à payer dont les coordonnées diffèrent étant donné que vous avez modifié les coordonnées d'au moins un achat. Dans ce cas, TRT utilise les coordonnées par défaut de ce contact. En d'autres mots, quand TRT a plus d'une transaction à payer par le journal des déboursés, il utilise les coordonnées par défaut. Malgré cette restriction, comme ces coordonnées sont conservées, vous les retrouverez lorsque vous réexaminez une transaction par le bouton « i ».
Ce bouton vous permet d'imprimer, selon le contexte:
Les formats de bons de commande fournis dans le logiciel ont un espace dans lequel vous pouvez consigner des instructions spéciales comme l'adresse de livraison, appeler avant de livrer, etc. Vous écrivez ces instructions dans l'écran précédent.
Selon le contexte (la boîte à cocher "au comptant"), un bon de commande ou un chèque sera imprimé. Vous pouvez changer de formulaire d'impression au vol si désiré; pour en savoir davantage, suivez ce lien. Pour changer au vol le contenu du modèle d'impression par défaut, tenez les touches Commande et Option (Contrôle et Alt sous Windows) enfoncées jusqu'à l'apparition de votre modèle. Pour savoir comment modifier le contenu de votre modèle, consultez l'annexe 6, "SuperReport". Pour changer le formulaire d'impression assigné par défaut, consultez la section Choix des formulaires d'impression.
Toute modification ou addition faite dans cet écran sera annulée en cliquant sur ce bouton. Selon le paramètre Confirmer la sortie d'une transaction de la fonction Paramètres, il vous apparaîtra un dialogue vous demandant confirmation de l'annulation de la transaction.
Ce bouton est la touche de validation de votre transaction. Assurez-vous que toutes les informations entrées sont complètes et correspondent à vos attentes car certains items de votre transaction deviennent alors non modifiables. Selon le paramètre Confirmer la sortie d'une transaction de la fonction Paramètres, il vous apparaîtra un dialogue vous demandant confirmation de la validation de la transaction. Ce bouton deviendra invisible si vous visualisez une transaction existante.
Ce bouton permet de créer une ligne vierge dans la zone des transactions. Rappelons que la façon la plus simple de créer de nouvelles lignes, quand la zone des transactions est préalablement sélectionnée, consiste à utiliser la touche Retour (à ne pas confondre avec la touche Enter).
Ce bouton permet de supprimer la ligne de transaction dans laquelle se trouve votre curseur. Si vous tenez la touche Alt enfoncée, TRT vous offrira de supprimer toutes les lignes de la transaction. Les totaux sont recalculés. Il y a cependant un cas où vos totaux recalculés seront erronés. Si vous utilisez la calculatrice de TRT et que vous changez les montants de taxes calculés par TRT, TRT ne tiendra pas compte de vos montants entrés à la main: il tiendra compte de montants calculés normalement. Supposons que vous entrez un montant de 100$ dans une ligne de transaction. 7 $ de TPS et 8,03 $ de TVQ sont calculés. Dans la calculatrice, vous changez ces montants pour 3 $ et 4 $ respectivement. Lorsque vous supprimez la ligne, TRT recalculera avant suppression 7 $ de TPS et 8,03 $ de TVQ à supprimer.
Bouton pièces jointesSuivez ce lien pour plus d'informations.
Bouton du registre des modificationsCe bouton n'apparaît et est activé si vous visualisez une transaction existante et que cette dernière a déjà fait l'objet d'une modification. Ce bouton est invisible en création de transaction. En cliquant sur le bouton, vous faites apparaître une liste (si plus d'une modification) ou la modification directement.
Bouton ModifierCe bouton apparaît quand vous visualisez une transaction existante. Votre transaction devient totalement modifiable, mais laisse une trace de vos modifications dans le registre des modifications. Certaines conditions peuvent limiter ou empêcher l'action de modification; un message vous sera alors fourni.
À tout achat son numéro de facture. Par défaut, ce champ est vide. Vous pouvez à l'aide d'une préférence faire apparaître la date du jour comme numéro de facture par défaut, que vous pouvez évidemment remplacer par le numéro de facture proposé par votre fournisseur. Vous ne pourrez pas valider votre transaction sans numéro de facture. Si vous devez faire un achat sans numéro de facture disponible, entrez n'importe quoi ou laissez la date du jour proposée. Si le numéro devient disponible quelque temps après, vous pourrez corriger le numéro de facture de cette transaction par la fonction Modifier une transaction. Une vérification sera faite automatiquement pour déterminer si le numéro de facture n'existe pas déjà pour le contact choisi, vous permettant ainsi de minimiser les risques d'entrer une facture deux fois pour le même contact. Si deux numéros de facture correspondent, le dialogue suivant vous sera présenté:
Le numéro de commande est saisissable seulement si la boîte 5 "au comptant" est décochée. En effet, vous ne pouvez faire un achat au comptant et un bon de commande en même temps. Une autre condition entre aussi en jeu: il faut que la boîte Bon de commande automatique dans les achats de la page 3 des Paramètres ait été cochée si vous voulez que ce champ soit modifiable. Son contenu, si modifiable, sera automatiquement généré par le prochain numéro de bon de commande. Ce numéro est aussi une fonction des Paramètres: on peut le modifier en tout temps à la page 3 de la fonction Paramètres.
Vous pouvez documenter votre transaction abondamment, ayant à votre disposition 32000 caractères, soit environ 10 pages de texte. Vous ne pouvez cependant voir qu'une seule ligne à la fois de vos 10 pages (!) en mode normal. Pour en voir davantage, cliquez sur le bouton de la rubrique suivante, "Voir remarque".
(Voir remarque)Un clic sur ce bouton vous permet de voir vos remarques dans un format plus commode, spécialement si vous avez plus d'une ligne de texte:
Ce bouton n'apparaît que si vous avez au moins une adresse de livraison attachée à votre contact. De plus, un chiffre indique combien d'adresses de livraison sont attachées. Pour faire apparaître un dialogue de choix d'adresse de livraison, cliquez sur le bouton qui fera apparaître une fenêtre de choix d'adresses. Cliquez sur une adresse et le dialogue se referme automatiquement et le champ Adresse de livraison contient l'adresse sélectionnée.
Suivez ce lien pour plus d'informations.
Les initiales de l'utilisateur apparaissent dans le coin supérieur gauche, si de telles initiales ont été créées par les Privilèges du menu Fichier.
Ce menu déroulant sert à créer des modèles de transactions, à les utiliser ou à utiliser la dernière transaction d'un contact donné comme base de travail pour une nouvelle transaction. Vous pouvez aussi demander le numéro d'un journal existant à utiliser comme modèle de votre transaction. Si vous avez déjà entré un code contact et que le journal d'origine a un contact différent, le contact du journal choisi par ce menu remplacera le contact entré précédemment. Dans ce cas, le type de transaction du numéro de journal que vous choisissez doit être du même type que votre journal courant, sinon TRT vous avertira que le numéro de journal demandé est soit inexistant ou qu'il appartient à un type de journal autre que le type du journal courant.
Cette fonction est un complément idéal aux entrées partielles parce que, contrairement à ces dernières, les modèles de transactions sont directement utilisables à l'intérieur des transactions et sont réutilisables autant de fois que désiré. De plus, ils fournissent la possibilité intéressante de rappeler, pour fins de modèle temporaire, la dernière transaction de n'importe quel contact: vous pouvez ainsi, par exemple, vous inspirer de la dernière commande d'un client pour une nouvelle commande qui changerait peu par rapport à l'ancienne.
Créer une entrée répétitive vous offre la possibilité de créer une entrée répétitive au vol, basée sur le contenu du journal au moment où vous créez l'entrée répétitive. En d'autres mots, tous les renseignements pertinents entrés dans votre journal seront directement utilisés pour créer une nouvelle entrée répétitive du même type de journal. Lorsque vous invoquez ce menu, le dialogue suivant apparaît:
La date suggérée par défaut est une journée passée la date courante. Vous choisissez l'intervalle de répétition par le menu déroulant au centre de l'écran et vous indiquez le nombre de fois pour lequel l'entrée répétitive doit se répéter avant de s'effacer définitivement. Rappel: un nombre égal à Ø indique une entrée perpétuelle.
Si vous changez d'idée et que vous ne désirez pas créer l'entrée répétitive après que le dialogue ci-dessus se soit affiché, sélectionnez de nouveau "Créer une entrée répétitive" du menu déroulant Modèles et, aussitôt que le dialogue s'affiche, cliquez sur le bouton Annuler, ou annulez simplement votre transaction.
Tous les modèles que vous aurez créés se retrouveront au haut du menu déroulant et sont spécifiques au journal des achats. Lorsque vous utilisez un modèle, un dialogue de confirmation vous est proposé car l'utilisation du modèle écrasera les données déjà entrées dans votre journal. Il ne vous reste qu'à compléter les informations manquantes. Vous ne pourrez pas utiliser cette option si vous visualisez une transaction existante en ayant cliqué au préalable sur un bouton des "yeux" d'un des nombreux points d'accès à cet effet.
Cette commande prendra les informations entrées à date dans le journal et vous demandera de nommer votre modèle comme dans le dialogue suivant:
Si vous validez ce dialogue et que vous donnez un nom à votre modèle, ce modèle viendra s'ajouter à la liste des modèles. Si vous donnez à votre modèle le nom d'un modèle existant, TRT vous offre de remplacer l'ancien modèle par le nouveau. Vous pouvez créer un modèle même quand vous visualisez une transaction en ayant cliqué au préalable sur le bouton « i » d'un des nombreux points d'accès. Enfin, contrairement aux remarques précédentes à cet effet, tout modèle créé sera conservé par TRT même si vous annulez votre transaction.
Lorsqu'utilisée, cette option après dialogue de confirmation cherche la transaction dont le numéro de journal est le plus récent, faite avec le contact entré dans le champ Code Contact. Vous ne pourrez pas utiliser cette option si vous visualisez une transaction existante en ayant cliqué au préalable sur un bouton des "yeux" d'un des nombreux points d'accès à cet effet.
Reportez-vous à la section Modèles de transactions.
Si vous n'avez pas créé de devises à la page 6 des Paramètres, le menu déroulant sera invisible. Rappel: vous n'êtes pas obligé de créer des devises si vous n'utilisez que la devise canadienne. Ce menu déroulant sera toujours invisible de toute façon si la boîte à cocher "au comptant" est cochée. Lorsque cochée, c'est le menu déroulant du choix des comptes de banque qui fait office de choix de devise car on peut attacher une devise à chaque compte de banque. Ce menu sera donc visible si vous avez créé des devises et que votre transaction n'est pas au comptant, vous permettant ainsi de créer des achats ou des ventes dans une devise autre que la devise par défaut. Le choix du code contact aura aussi une influence sur le choix par défaut du menu déroulant. Exemple: vous avez créé un contact ABC et lui avez assigné US$ comme type de devise: lorsque vous l'utiliserez dans un journal, le menu déroulant s'ajustera automatiquement à US$. Lors de l'impression des factures ou autres documents, votre choix de devise apparaîtra en conséquence si autre que la devise par défaut.
Ce menu popup, propre à la version syndicats, fait apparaître quatre choix: dans la province/dans le pays, hors de la province/dans le pays, hors de la province/hors du pays et dans la province/hors du pays et est en rapport avec la ventilation des coûts de production. Suivez ce lien pour plus d'informations. La valeur de ce menu est basée sur le même menu popup dans la fiche d'un fournisseur.
Le journal des achats fait également apparaître une colonne Dép (type de dépenses). Par défaut, la valeur du menu popup s'inscrira dans chaque ligne, mais vous pouvez changer la valeur de la cellule en utilisant le menu popup en entête de colonne pour choisir une valeur (cette cellule n'est pas saisissable: vous devez utiliser le menu popup pour changer sa valeur)
Cette boîte à cocher apparaît si votre fournisseur a un statut de travailleur autonome et sert à marquer l'écriture pour qu'elle fasse partie des T4A et des Relevés 1 pour ce fournisseur.
Vous entrez un nombre dans ce champ. Ce champ servira à faire des recherches dans les rapports sur mesure pour retrouver des catégories de transactions semblables. Pour une introduction sur le sujet, suivez le lien suivant.
Vous pouvez assigner un employé à un achat, un achat partiel ou un achat répétitif. Ce champ sert dans le rapport de rentabilité.
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Remarquez la bordure bleue entourant la zone de transactions: cette bordure vous indique que la zone est sélectionnée. On peut la sélectionner en cliquant dans la zone ou en utilisant la touche de tabulation pour se déplacer de champ en champ jusqu'à ce que la zone soit sélectionnée. |
Voici quelques caractéristiques additionnelles de la zone des transactions.
Vous pouvez ajouter à ces menus vos articles, comptes ou projets préférés et les utiliser quand bon vous semble.
Voir l'Annexe 1: "Comment choisir un code d'inventaire".
Vous entrez la quantité d'articles à acheter.
Vous pouvez entrer dans cette colonne la quantité d'articles reçue si vous utilisez un article d'inventaire avec gestion des quantités. L'utilisation de cette colonne a plus de sens dans une entrée partielle. Suivez ce lien pour en apprendre davantage sur les quantités reçues.
Les unités de vos articles: heures, disquettes, chaque, etc.
Code de taxes. Ces codes sont définis dans les profils de taxes paramètres comptables. Un code peut être choisi par défaut selon le même réglage de votre fiche Contact. Vous pouvez entrer le code à la main ou cliquer sur le triangle dans l'en-tête de la colonne pour faire apparaître une liste de choix. Lorsque le code de taxes "REP" (frais de représentation) est utilisé et que vous entrez un montant dans la colonne Montant, TRT vous demande le montant du pourboire afin de calculer les taxes correctement sur le montant avant pourboire. Vous pouvez entrer ce montant directement, ou à partir d'une formule mathématique. Par exemple, vous pourriez entrer 19,50-16,88. TRT va automatiquement calculer le résultat. Le montant que vous devez entrer doit inclure le pourboire et les taxes (donc c'est le montant total que vous avez payé) pour que le calcul fonctionne correctement.
Le code NR (achats non remboursables) Les organismes à but non lucratif (OBNL) ne facturent pas de taxes et ne peuvent pas en réclamer. En revanche, on leur facture des taxes. Le profil à utiliser dans ce cas est NR Achats non remboursables, dont la colonne Remboursable de composition du profil est de 0%. Dans ce cas, toute la taxe calculée est intégrée au montant de la ligne. Par exemple, pour un montant de ligne de 100 $, après calcul ce montant devient 112,88 $. Vous pouvez donc ranger votre calculatrice au fond d'un tiroir. Ne confondez pas ce code avec une absence de taxes: dans ce cas, n'entrez pas de code de taxe ou effacez le code existant ou utilisez le code X. |
Ce prix est tiré de votre inventaire. Toute modification au prix unitaire se répercutera sur le prix unitaire suggéré de la prochaine commande de ce même article, le calcul du prix unitaire étant basé sur le coût moyen. Vous n'avez cependant pas besoin d'entrer un montant négatif si vous avez déjà entré des quantités négatives: votre montant sera alors automatiquement négatif. Vous entrerez un montant ou des quantités négatives si, par exemple, vous enregistrez une transaction de remboursement d'un fournisseur. Vous pouvez entrer jusqu'à 6 décimales après le point. Vous pouvez utiliser ce champ comme une calculatrice: commencez votre calcul par le signe =. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Vous pouvez utiliser ce champ comme une calculatrice: commencez votre calcul par le signe =. Suivez ce lien pour plus d'informations sur le mode calculatrice. Lorsque le code de taxes "REP" (frais de représentation) est utilisé et que vous entrez un montant dans la colonne Montant, TRT vous demande le montant du pourboire afin de calculer les taxes correctement sur le montant avant pourboire.
Voir l'Annexe 2: "Comment choisir un compte de chartes des comptes".
Voir l'Annexe 3: "Comment assigner un numéro de projet".
Les producteurs bénéficient d'une colonne Type de dépense dans le journal des Achats, juste après la colonne Projets. Cette colonne est en relation avec les coûts hors Québec ou hors pays. Le journal des Achats contient un menu popup en haut de la zone des lignes d'écriture, qui vous permet de choisir le type de dépense, ce dernier s'appliquant à toutes les lignes de transaction. Il est cependant possible d'assigner un code ligne par ligne (si vous connaissez son numéro, entrez-le directement, sinon utilisez le menu popup dans l'en-tête de cette colonne.
Un menu popup en entête de colonne (à ne pas confondre avec le menu au-dessus de la zone des lignes d'écriture) vous permet de choisir le code approprié pour chaque ligne. Le code par défaut pour chaque nouvelle ligne créée est le code correspondant au menu popup de choix de type de dépense situé au dessus de la zone des lignes de transaction.
Il est plus facile de lire le montant total sur certaines factures que les montants de taxes. Si ce bouton est coché, entrez votre prix final dans la ligne de transaction: TRT calculera à rebours votre montant originel pour inclure toutes les taxes. Ce paramètre peut être réglé par défaut. Sachez qu'il est difficile de calculer précisément dans ce mode. Prenons l'exemple suivant
Soit un montant de 26,39 TTC
| avec précision | arrondis | ||
|---|---|---|---|
| Montant avant taxes | 24,67140791476 | 24,67 | |
| TPS |
|
0,57 | |
| TVQ | 1,144771689498 | 1,44 | |
| Montant Total | 26,39 | 26,38 |
On remarque que, pour arriver au montant de 26,39, il faut que la précision de chaque chiffre soit conservée, ce qui est incompatible avec la nécessité de montrer et de stocker des valeurs arrondies à 2 décimales. La solution consiste (pour l'instant) à augmenter une des deux taxes de 1¢.
Vous entrez dans ces deux cases les montants de taxes apparaissant sur vos factures si TRT ne les calcule pas déjà pour vous. Si TRT les calcule, soyez conscient que TRT garde toute la précision du calcul jusqu'à la validation et/ou l'impression, donc nul besoin d'enlever des décimales. Si certaines taxes ne sont pas remboursables, entrez-les plutôt sur des lignes séparées dans la zone des transactions car les montants entrés dans ces cases feront l'objet d'un traitement spécial de TRT (voir les "Yeux" au point précédent pour plus de détails). Vous pouvez utiliser ces champs comme une calculatrice: commencez votre calcul par le signe =. Suivez ce lien pour plus d'informations.
La marge disponible est la marge qui reste quand on a soustrait la marge consentie par la fiche contact moins la somme des comptes à payer. Dans notre exemple, nous bénéficions d'une marge de 500 $; la somme des comptes à payer est de 2 422,33 $ d'où la différence, entre parenthèses parce que négative, de 1 922 $.
C'est une zone qui affiche directement la description du numéro de compte de la ligne de transaction dans laquelle est votre curseur, aussitôt que vous entrez un numéro de compte dans une ligne ou que vous cliquez dans une autre ligne que la ligne courante. Le solde du compte peut aussi être affiché si vos privilèges le permettent et si le compte n'est pas invisible. De plus, cette zone affiche le détail des taxes calculées sur la ligne de transaction.
Le solde du compte de banque choisi est indiqué afin de vous signaler si les fonds disponibles sont suffisants pour couvrir votre chèque. Le solde affiché correspond au solde avant validation de votre transaction. En d'autres mots, peu importe le nombre de lignes de transaction que vous allez créer ainsi que leur montant, ce solde ne change pas car il indique le solde du compte de banque avant la transaction. Ce solde est calculé à la date de la transaction: il ne tient pas compte des transactions postérieures à la date de la transaction. Si vous devez créer des transactions postérieures à la date courante, nous vous suggérons d'utiliser plutôt les entrées répétitives. Consultez la note Créer une transaction à une date future pour plus d'informations.
Ce montant peut ne pas apparaître si vous n'utilisez pas les possibilités d'assigner un budget à un compte de votre charte des comptes. Si vous l'avez fait, vous apercevrez ici le budget disponible pour le compte que vous avez choisi.