Paramètres généraux page 2: généralités 2

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La section de recherche à droite de chaque écran vous permet de chercher une préférence. Cette recherche ne s'effectuera qu'à l'intérieur du type de paramètres (Paramètres généraux, Comptables et Paie sont 3 types différents). Pour plus d'informations, suivez ce lien.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.

La marge de crédit par défaut fera apparaître, lors de la validation de vos paramètres, un dialogue vous demandant si le changement souhaité s'applique à tous les clients ou ceux dont la marge de crédit est égale à zéro. Cette marge de crédit deviendra la marge de crédit par défaut de tous vos nouveaux clients.

Les modalités de paiement feront apparaître, lors de la validation de vos paramètres, un dialogue vous demandant si le changement souhaité s'applique à tous les clients ou ceux dont le pourcentage d'escompte pour remise anticipée est égal à zéro. Ces modalités de paiement deviendront les modalités par défaut de tous vos nouveaux clients.

Adresse formatée selon les normes de Postes Canada

Ce paramètre permet lorsque coché de convertir en majuscules l'adresse, la ville, la province, le pays et le code postal de toutes les adresses imprimées dans TRT. Lorsque décochée, elle affichera vos coordonnées telles que vous les avez entrées dans la fiche Contact.

Registre obligatoire de réimpressions

Cette caractéristique est un outil de vérification. Rappel: vous pouvez empêcher des utilisateurs de réimprimer un chèque en désactivant l'accès à ce privilège, par le menu Fichier>Privilèges, et en cochant le privilège Réimprimer un chèque. Vous pouvez également empêcher l'impression directe des chèques ou des factures. Par "directe", on entend l'impression au moment où la transaction est créée, par opposition à l'impression en lot de cette même transaction. Ces deux derniers privilèges s'appellent Impression directe d'un chèque et Impression directe d'une facture.

Si vous permettez la réimpression d'un chèque ou d'une facture, vous pouvez consulter un registre des réimpressions, objet de cette rubrique. Lorsque vous cliquez sur le bouton Voir le registre, l'écran suivant vous présente une vue partielle du registre:

Un menu Fonctions est attaché à ce format liste (comme tous les formats liste), vous permettant de trier, supprimer et imprimer cette liste. Double cliquer sur une fiche vous amène à l'écran suivant:

Le champ remarque vous permet de documenter la raison de cette réimpression. C'est d'ailleurs le seul champ modifiable de cet écran. Cette remarque ne s'inscrira pas toute seule: c'est aux responsables qui ont accès à ce registre de la modifier. Un menu déroulant à la gauche du champ Remarque (le triangle pointant vers le bas) fournit une liste des raisons les plus courantes, pour vous éviter autant que possible de retaper les mêmes choses constamment:

Dans un cadre où vous voulez contrôler vos réimpressions, vous exigerez de vos utilisateurs qui peuvent réimprimer d'aviser un responsable de la raison d'une réimpression afin que le responsable inscrive dans la remarque la raison de la réimpression. De cette façon, tout champ remarque laissé vacant pourra être interprété comme une tentative illicite de réimpression. Les initiales de la fiche (à droite du mot Utilisateur) vous permettent de savoir quel utilisateur a effectué une réimpression.

Comme toute cette fonctionnalité n'est accessible que par le menu Paramètres généraux, vous veillerez à ne pas accorder le privilège d'accès à vos utilisateurs aux Paramètres, car il est alors possible de supprimer les fiches de ce registre.

Assigner tous les barèmes de prix à une nouvelle fiche Inventaire

Cette préférence fera en sorte que toutes les nouvelles fiches Inventaire recevront tous les barèmes de prix par défaut lors de leur création, vous évitant ainsi d'avoir à faire tout le travail à la main.

Historique d'une fiche Contact: voir toutes les transactions sans égard aux dates

Par défaut, l'historique d'une fiche contact vous montre les écritures de l'année financière courante. Lorsque vous désirez afficher des écritures effectuées en dehors de la plage courante, vous entrez de nouvelles dates dans les champs appropriés et vous cliquez sur le bouton Nouvelle Recherche.

Si vous désirez que, par défaut, TRT affiche toutes les écritures du contact présentes dans le système sans égard aux dates, cliquez sur cette boîte à cocher. Les orthodontistes et tous les autres professionnels qui se font payer par chèques postdatés apprécieront cette caractéristique, car elle permet d'afficher toutes les écritures et de dériver un solde correct (le solde au bas de la page d'historique).

Journaux: répéter un projet sur création de nouvelle ligne de transaction

Lorsque cochée, cette boîte fait en sorte que le projet de la dernière ligne de transaction d'un journal quelconque est automatiquement répété sur toute nouvelle ligne créée. Si vous voulez interrompre la duplication d'un projet, supprimez le code de projet sur la dernière ligne de transaction du journal sur lequel vous travaillez. Le projet par défaut d'une fiche contact, inventaire ou autre a cependant préséance.

Journaux: répéter un numéro de compte sur création de nouvelle ligne de transaction

Lorsque cochée, cette boîte fait en sorte que le numéro de compte de la dernière ligne de transaction d'un journal quelconque est automatiquement répété sur toute nouvelle ligne créée. Si vous voulez interrompre la duplication d'un numéro de compte, supprimez le numéro de compte sur la dernière ligne de transaction du journal sur lequel vous travaillez. Le compte par défaut d'une fiche contact a cependant préséance.

Ne pas effecturer de vérification d'intégrité

Lorsque TRT démarre et lorsqu'il quitte, il effectue une vérification d'intégrité des données qui ont été faites dans la session de travail. Cette option, non recommandée, élimine ces vérifications pour un démarrage plus rapide. Cette vérification est l'équivalent fonctionnel de la vérification d'intégrité par la méthode des différences.

Dialogue de mot de passe sans liste d'utilisateurs

Cette préférence fait apparaître un dialogue sans liste d'utilisateurs, où vous devez entrer à la main le nom de l'utilisateur ainsi que son mot de passe, renforçant la sécurité contre les accès extérieurs du fait qu'un intrus doit connaître à la fois le nom d'un utilisateur ainsi que son mot de passe.

Journal des achats: date automatique comme numéro de facture par défaut

Le journal des achats a obligatoirement besoin d'un numéro de facture pour fonctionner adéquatement. Par défaut, aucun numéro n'est proposé puisque c'est le numéro de facture de votre fournisseur que vous devez entrer là. Cette boîte à cocher vous permet de faire apparaître automatiquement la date du jour comme numéro de facture. Bien sûr, vous entrerez le véritable numéro de facture quand vous le connaîtrez.

Contacts: prénoms et noms en majuscules

Cette boîte à cocher, lorsque cochée, fait en sorte que les noms et prénoms des contacts se mettent automatiquement en majuscules. De plus, lorsque vous cochez ce champ, TRT offre de transformer le contenu de ces champs en majuscules. Veuillez noter que cette préférence s'applique à toutes les compagnies de votre fichier de données.

Déconnecter les utilisateurs inactifs après X minutes d'inactivité

Cette préférence, lorsqu'activée, va déconnecter automatiquement les utilisateurs inactifs après X minutes d'inactivité. X est aussi paramétrable. Il va de soi que ce mécanisme ne peut fonctionner qu'en mode multi-utilisateus. Par défaut, ce mécanisme est désactivé donc à vous de jouer.

Durée de conservation des messages avant effacement

Ce champ est en relation avec la messagerie de TRT: si vous entrez zéro, les messages lus mais non supprimés par les utilisateurs seront toujours conservés sur le serveur. Par défaut, 30 jours, après lesquels les messages lus mais non supprimés seront supprimés.

Alarme de nouveaux messages

Ce champ est en relation avec la messagerie d'ORT: lorsqu'un utilisateur reçoit un message qui lui est destiné, un son accompagne le message d'avertissement. Choisissez ce son d'accompagnement. Chaque utilisateur peut avoir son propre son.