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Une entrée répétitive est une entrée non comptabilisée (aucun journal ni solde de la charte des comptes n'est affecté), "en cours de construction" en quelque sorte, et qui a la particularité de ne pas disparaître de la liste des entrées après avoir été utilisée comme une entrée comptable réelle. Elle est donc réutilisable, "répétitive". Ce menu vous conduit au dialogue suivant:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
La figure ci-haut vous montre un dialogue qui contient déjà des entrées. Trois boutons poussoirs se retrouvent au haut de l'écran. Par défaut, quand vous ouvrez l'écran, ils sont tous enfoncés, vous indiquant ainsi que tous les types de journaux sont montrés. Si vous voulez faire apparaître certains types de journaux seulement, faites en sorte que les boutons poussoirs des journaux désirés seulement soient enfoncés. Si vous sélectionnez une ou plusieurs fiches, tel que montré dans la 4e animation de la figure ci-dessus, le total des lignes sélectionnées, en haut de la colonne, se met à jour dynamiquement. Les montants qui apparaissent dans chaque ligne sont les totaux de chaque transaction avant taxes.
Vous pouvez sélectionner plus d'une fiche dans ce dialogue pour faire des opérations comme Modifier, Effacer et Utiliser. Dans ce contexte, Modifier de même qu'Utiliser amènent chaque fiche sélectionnée tour à tour dans l'éditeur approprié. Effacer supprime toutes les fiches sélectionnées et vous demande la permission avant de procéder. Vous pouvez sélectionner des fiches de façon continue en cliquant et en glissant sur les fiches de l'éditeur; pour faire une sélection discontinue, tenez la touche Commande (Contrôle sous Windows) appuyée quand vous cliquez sur les fiches d'intérêt.
À l'extrémité droite de chaque ligne d'entrée, vous trouverez la prochaine date d'utilisation de l'entrée répétitive. Les lignes sont triées par défaut par date, ce qui signifie que les entrées devant vraisemblablement être utilisées prochainement se retrouveront au haut de la liste, comme il se doit. Vous pouvez trier les lignes de ce dialogue en cliquant dans l'en-tête de la colonne votre choix. Un en-tête en vidéo inversée indique que le tri par défaut porte sur cet en-tête. Pour trier dans l'autre sens, cliquez de nouveau sur l'entête. Juste avant la date se trouvent deux compteurs de nombres de fois à répéter: R1 et R2. Si aucun chiffre n'est présent dans R1, c'est que cette entrée est répétée indéfiniment. Pour l'utilisation du compteur R2, suivez ce lien.
La première colonne indique le type d'entrée répétitive. Trois types sont possibles: Achats, Ventes, Journal général. Code indique le code contact de l'entrée. Le journal des achats se prête bien à la gestion des loyers, écritures d'amortissements et acomptes provisionnels qui composent la majorité de ce genre de transaction. Le journal général se prête bien aux emprunts bancaires tandis que le journal des ventes se prête plutôt aux contrats d'entretien périodiques.
Sélectionnez d'abord une entrée dans le dialogue. Cliquez sur le bouton Modifier (ou utilisez la touche Enter) pour avoir accès à cette entrée. Cette commande s'applique aussi à une sélection de plus d'une entrée. Cette commande s'applique aussi à une sélection de plus d'une entrée. Lorsque vous sélectionnez plus d'une entrée, TRT vous amènera tour à tour dans chaque entrée sélectionnée en mode modification. Lorsque vous êtes dans le détail d'une entrée (son format page par opposition au format liste), vous pouvez interrompre l'aller à la prochaine fiche sélectionnée en tenant la touche Alt enfoncée quand vous cliquez sur le bouton d'annulation ou de validation: vous revenez à la liste des entrées.
Sélectionnez d'abord une entrée dans le dialogue. Cliquez sur le bouton Effacer pour supprimer cette entrée de façon permanente. Un dialogue de confirmation s'assure de vos intentions avant de procéder. Cette commande s'applique aussi à une sélection de plus d'une entrée.
Cette commande s'applique aussi à une sélection de plus d'une entrée. Ce bouton vous permet de convertir l'entrée sélectionnée en transaction comptabilisable. Par exemple, si vous sélectionnez une ligne du journal général et que vous cliquez sur ce bouton, TRT vous conduit dans le journal général où tous les détails déjà contenus dans l'entrée seront répétés dans le journal général. La date de votre transaction dépend d'un paramètre comptable. Cette date est cependant vérifiée selon les critères habituels: utilisation dans une autre période que la période courante (si requis) et utilisation à l'intérieur de l'exercice financier courant. Un message à cet effet peut vous être présenté.
Si vous utilisez un chèque postdaté du journal des achats répétitifs, votre journal des achats sera automatiquement "au comptant" et le numéro de chèque que vous avez préalablement imprimé sera utilisé comme numéro de chèque par défaut.
Ce bouton permet de visualiser les coordonnées du contact choisi, tel que montré à la figure suivante:
Ce bouton vous permet d'imprimer la liste des entrées répétitives sélectionnées, ainsi que leur total.
Ce bouton fait apparaître le dialogue suivant:
Ce dialogue vous permet de faire une recherche à l'intérieur de la fenêtre. Vous pouvez utiliser le raccourci clavier Pomme-F (Contrôle-F sous Windows). La première ligne qui contient l'information cherchée sera sélectionnée. Pour poursuivre la recherche, cliquez de nouveau sur le bouton Chercher ou appuyez sur la touche Enter. Un dialogue vous avertit quand TRT ne trouve pas l'expression cherchée.
Ce bouton permet d'exporter la liste des entrées répétitives sélectionnées.
Ce bouton vous permet d'importer des entrées répétitives en format TRT seulement. Il faut au préalable avoir exporté vos entrées répétitives par le bouton Exporter en format TRT. TRT ne fait aucune vérification si les champs suivants existent dans la base destination dans laquelle vous importez ces écritures: articles d'inventaire, comptes de charte de comptes, projets. Il vous incombe d'examiner chaque écriture importée et de vérifier que ces champs existent, sinon de les réassigner. TRT fera toutefois son possible pour essayer de trouver une correspondance entre le contact importé et un contact identique dans le fichier Contacts.
Entrez un code fournisseur, une partie du nom de l'entreprise ou une partie du nom de votre contact. Les coordonnées du fournisseur s'inscriront dans l'espace juste en dessous. Si le code n'existe pas, TRT vous offrira de créer ce contact. Si cela est dû à une erreur de votre part, vous pouvez ramener le code que vous avez entré initialement en faisant Commande-V (Contrôle-V sous Windows), ou Coller à partir du menu Édition, car votre ancien code est mis automatiquement dans le presse-papier. Vous pouvez aussi entrer une partie du code. Si la partie de code est suffisante pour que TRT puisse, de façon non équivoque, "deviner" le reste du code, il trouvera le contact correspondant au code. S'il ne peut pas deviner de façon non équivoque, il vous présentera une liste de choix possibles. Par exemple, vous entrez le code "BELL" et vous avez deux contacts dont le code commence par "BELL":
Vous double-cliquez sur la ligne correspondant au choix désiré, ou vous sélectionnez la ligne désirée et cliquez sur le bouton OK ou utilisez son raccourci clavier, la touche Enter.
Afin d'éviter d'entrer des transactions en double dans ces journaux, TRT vérifie si vous n'avez pas déjà créé une entrée de même type pour ce contact et vous avertit en conséquence.
Ce compteur de fois à répéter est divisé en deux parties. Vous entrez dans le compteur de gauche, aussi appelé compteur primaire, le nombre de fois que vous voulez que cette entrée soit répétée. Au bout du nombre de fois spécifié, l'entrée s'effacera de la liste. Si vous désirez une entrée répétitive permanente, n'entrez rien dans ce champ. Vous entrez dans le compteur de droite, aussi appelé compteur secondaire, un nombre de fois qui peut être égal ou inférieur au compteur primaire. Vous utiliserez le compteur secondaire, par exemple, quand un client vous doit 12 chèques postdatés mais qu'il vous en a donné seulement 6: inscrivez alors 6 dans le compteur secondaire. A chaque fois que vous utilisez l'entrée répétitive, le compteur secondaire se décrémente lui aussi de 1. Si le champ Utiliser 2e compteur est coché, TRT vérifiera automatiquement à l'ouverture si des compteurs secondaires sont rendus à zéro et que le compteur primaire est différent de zéro; si tel est le cas, le message Des entrées répétitives ont un compteur secondaire rendu à zéro: elles sont donc dues pour traitement. Pour reprendre notre exemple, il serait alors temps de rappeler à votre client de vous fournir d'autres chèques postdatés.
La remarque est obligatoire. C'est elle qui identifie votre entrée répétitive dans le dialogue affichant toutes les entrées créées.
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Vous indiquerez la prochaine date de renouvellement de cette entrée de même que l'intervalle entre deux renouvellements en cliquant sur le menu déroulant, qui fait apparaître les intervalles ci-contre. Si vous entrez une date et un intervalle, TRT vous rappellera à l'ouverture du logiciel les entrées dues pour traitement de même que lorsque vous tentez de créer une transaction dans un journal correspondant au journal de votre entrée répétitive. Aucun rappel à l'ouverture ne sera effectué si vous n'entrez pas de date. Le menu "Autre..." vous permet de spécifier votre propre nombre de jours par défaut et sera dorénavant le menu montré par défaut pour ce journal. Si vous désirez savoir plus tard quel a été l'intervalle entré pour ce journal, cliquez de nouveau le menu Autre: le nombre de jours vous sera indiqué. Vous pourrez alors le changer ou l'accepter tel quel. |
Ces boutons opèrent de la même façon que dans le journal des achats: ils vous permettent respectivement d'observer votre transaction en équilibre et de calculer les montants de taxes. Référez-vous au Journal des achats pour une description complète et à l'Annexe 4: "Comment utiliser la calculatrice dans les journaux". L'icône en forme d'imprimante sert à insérer une note devant être imprimée sur votre formulaire d'impression. Comme ces entrées sont recyclables, il se peut que vous ayez inséré une note à imprimer lors d'une transaction antérieure. Si une note est présente dans la transaction, une flèche à la droite du bouton pointera vers le bouton pour vous indiquer la présence d'une note à imprimer.
Ce bouton vous permet d'imprimer des chèques postdatés. Une entrée répétitive du journal des achats est l'endroit idéal pour produire des chèques postdatés si vous ne voulez pas engager toute la dépense à payer, ce dont vous n'avez pas le choix si vous passez par le journal des achats habituel. Dans les entrées répétitives, lorsque vous utilisez une entrée, vous n'engagez que le total de l'entrée.
Ce bouton imprime votre séquence de chèques postdatés aux dates correspondant à l'intervalle choisi et au nombre de répétitions à effectuer; cependant chaque chèque ne sera comptabilisé que lorsqu'il sera utilisé, c'est-à-dire transformé en véritable transaction comptable. Une restriction s'impose: les entrées répétitives ne se prêtent pas à des intervalles de paiements irréguliers ni à des montants inégaux. Si vous devez faire un paiement ballon différent du montant habituel, consignez une note dans la remarque de votre journal, de façon à vous souvenir d'utiliser un montant différent lors du dernier paiement. Une autre façon de procéder consisterait à créer une nouvelle entrée répétitive juste pour ce dernier paiement, à la date désirée et ne devant se répéter qu'une seule fois. Diminuez alors de 1 le nombre de fois à répéter de votre entrée répétitive principale.
TRT utilisera votre prochain numéro de chèque attaché au compte de banque que vous sélectionnez (si vous en avez plus d'un, sinon le compte de banque par défaut). Le bouton d'impression ne deviendra actif que si la boîte à cocher "Au comptant" est cochée.
Le fait de pouvoir assigner un statut au comptant à une entrée répétitive fera en sorte que, lorsqu'utilisée (donc transformée en véritable transaction comptable), cette transaction sera ou non au comptant selon le réglage de l'entrée répétitive, indépendamment des réglages des Paramètres comptables. Toute nouvelle fiche créée suit cependant les réglages des Paramètres comptables, sans égard à son origine.
Ce champ ne sera visible que si le nombre de répétitions est de 1. Dans le contexte où les entrées répétitives seront de plus en plus utilisées pour enregistrer des transactions à enregistrer à une date ultérieure à la date courante, il devient alors censé de fournir la possibilité d'assigner un numéro de facture à une future transaction, pourvu que cette transaction ne soit créée qu'une seule fois, d'où l'obligation du nombre de fois à répéter égale à 1.
Lorsque la boîte à cocher «au comptant» est cochée et que vous avez créé plus d'un compte de banque dans votre charte des comptes, un menu déroulant énumérant ces comptes apparaît, vous permettant ainsi de sélectionner d'avance le compte de banque qui sera utilisé lorsque vous utiliserez cette écriture afin de la transformer en véritable écriture.
