C'est une situation classique: vous avez commandé des articles d'inventaire par une entrée partielle ou répétitive d'achat. Vous recevez la marchandise: vous voulez mettre à jour votre inventaire, mais vous n'avez pas encore reçu la facture d'achat.
Dans tous les journaux d'achats (journal des achats, entrée partielle du journal des achats, entrée répétitive du journal des achats), se trouve une colonne Reçu. Entrez dans cette colonne les quantités reçues. Sur validation, les quantités en stock se mettront à jour automatiquement. Cette situation n'est valable que si vous avez utilisé un code d'article d'inventaire et que cet article fonctionne avec gestion de quantités.
Le véhicule parfait pour des commandes d'articles est l'entrée partielle du journal des achats. Rappel: une entrée partielle est une entrée non comptabilisée, donc constamment modifiable jusqu'à ce que vous la transformiez en véritable transaction comptable. Vous pouvez donc ajuster les quantités reçues autant de fois que vous le désirez. Par exemple, vous commandez 10 exemplaires d'un produit A.
Vous pouvez entrer des quantités reçues dans une entrée répétitive si vous refaites constamment les mêmes commandes auprès des mêmes fournisseurs. Sachez toutefois que les quantités reçues se remettent à zéro après utilisation d'une entrée répétitive.
Le journal des achats a aussi la colonne Reçu. Vous n'utiliserez cette colonne que si vous recevez une balance d'items manquants avec la facture.
Vous avez mis à jour votre inventaire; vous n'avez toujours pas reçu la facture, donc vous n'avez pas encore comptabilisé l'achat. Sur une commande de 10 articles d'un même produit, par exemple, 2 sont défectueux et vous les retournez. Vous désirez diminuer la quantité reçue de 2. La quantité reçue indique 10.
TRT vous permet donc d'entrer des quantités reçues. Examinons un dernier processus, qui complique les choses.
Comme dans toute vente avec articles d'inventaire, les comptes d'intégration du journal des ventes verront le compte d'actif de l'item d'inventaire diminuer et le compte de dépense de l'item augmenter. De quels montants? La formule est la suivante dans les deux cas (seuls les signes changent):
Montant = quantité expédiée * coût d'achat moyen
Le hic, c'est que le coût d'achat moyen utilisé a été le dernier coût d'achat et non le coût d'achat qui résulterait après l'achat des items. Comme notre achat n'est pas encore réalisé, le coût d'achat utilisé dans la vente peut ne pas être valable: supposons qu'avant l'achat, le coût d'achat moyen soit de 30 $. Après l'achat, 32 $. Il faut donc réajuster les lignes des comptes d'intégration du journal des ventes.
TRT reconnaît ce cas précis et sait quelles sont les ventes qui ont été réalisées entre le moment où les quantités d'articles ont été ajustées par l'achat partiel et le moment où l'achat partiel est devenu un véritable achat comptable. Il va repérer toutes les ventes utilisant l'article dans cet intervalle, calculer les quantités utilisées et ajuster les comptes d'intégration de l'inventaire en conséquence dans une écriture du journal des ajustements distincte. Voici une illustration du processus, tel que vu à travers la fonction Voir les journaux:
La première écriture est l'achat (la transformation du bon de commande en journal des achats). La deuxième écriture est la régularisation créée par TRT selon les principes mentionnés précédemment. On remarque que les anciens montants sont renversés (912,53) et que le nouveau montant est créé (920,49). De plus, si on clique sur la première ligne de l'écriture, on accède à un niveau de détails supplémentaire:
La colonne Description affiche les numéros de journal des ventes qui ont été affectés par la transaction. Dans notre exemple, un seul journal a été affecté, mais il se peut qu'il y en ait plus. Si la colonne Description a une largeur insuffisante pour les montrer tous, cliquez dans une ligne et cliquez sur le bouton Voir Description au bas de l'écran, ou utilisez son raccourci clavier, Pomme D sous Mac, Contrôle D sous Windows.
| Note
Lorsque vous supprimez une ligne ou une écriture contenant des quantités qui ont déjà été mises à jour dans l'inventaire par une entrée partielle du journal des achats, TRT remet l'inventaire à jour avant la suppression de la ligne ou de l'écriture. |