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Cette fonction permet de retrouver sous un même toit toutes les possibilités de modifications d'une écriture existante. Vous n'avez qu'à entrer le numéro de journal de l'écriture à modifier (les zéros précédant le numéro ne sont pas requis). Si vous ne connaissez pas le numéro de journal, utilisez la fonction Voir les journaux ou consultez l'historique de la fiche du contact dont vous recherchez l'écriture. Vous pouvez modifier la date de l'écriture, le représentant (si approprié), le numéro de facture, la remarque, les coordonnées, la note à imprimer, les numéros de compte de chaque ligne, leur description ainsi que leur projet.
TRT vérifiera, dans le cas d'un déboursé ou d'une recette, que vous entrez une date postérieure aux dates de création des écritures payées par ce déboursé ou cette recette, tel que montré à la figure suivante:
Par exemple, un déboursé a payé le 30 novembre deux factures dont les dates de création sont le 2 et le 5 novembre. Si vous essayez de changer la date du déboursé pour le 4 novembre, TRT refusera votre date parce qu'elle est antérieure à la date de création d'une des factures, celle du 5 novembre.
Si vous modifiez une transaction impliquant le journal général, le journal des ajustements ou le journal des transferts, le menu déroulant des sources vous est aussi présenté, tel que montré à la figure ci-dessus, dans le coin inférieur droit de la figure:
Cette fonction est utile dans les cas où, par exemple, vous faites un achat par téléphone et que vous devez payer votre achat sur livraison. Certains fournisseurs ne seront pas en mesure de vous donner au téléphone un numéro de facture, ce numéro étant "généré par le système" bien souvent après la prise de commande. Vous voulez donc préparer votre chèque, sans numéro de facture... Donnez alors un numéro bidon à la facture de votre achat, car vous avez ici la possibilité de le modifier après coup.
Vous trouverez pratique de pouvoir changer le numéro d'un chèque lors de l'impression d'un chèque qui s'est bourré dans une imprimante et que vos chèques sont prénumérotés. TRT vous avertit toutefois qu'il ne fait aucune vérification sur ce numéro: il peut déjà exister, donc à vos risques. Si vous changez le numéro de chèque d'un achat au comptant ou d'un journal des déboursés, il y a probablement lieu d'avancer votre compteur de chèque qui ne sait pas que vous venez d'utiliser un numéro qu'il a l'intention d'utiliser plus tard. Pour changer ce compteur, allez dans votre charte des comptes, double cliquez sur le compte de banque approprié et changez le champ Prochain numéro de chèque.
Vous pouvez changer le code contact d'une écriture, pourvu que l'écriture soit du même type (un achat avec un achat, etc). Il faut également que la devise utilisée dans la transaction soit la même que celle du contact par défaut.
Au lieu du code contact, si la transaction est une paie et que plusieurs productions sont attachées à votre fichier, un menu popup contenant les titres de productions apparaîtra:
Choisissez la production désirée.
Ce menu popup fait apparaître trois choix: dans la province, hors de la province, hors du Canada et est en rapport avec la ventilation des coûts de production. Suivez ce lien pour plus d'informations. La valeur de ce menu est basée sur le même menu popup dans la fiche d'un fournisseur.
Vous pouvez changer les coordonnées de l'écriture (si applicable). Cette caractéristique est importante car TRT stocke, dans ses écritures, les coordonnées telles que définies au moment où la transaction a été créée. Il pourrait arriver, par exemple, qu'un client change d'adresse mais qu'on doive lui envoyer un état de compte affichant des écritures à son ancienne adresse: l'adresse de l'état de compte correspondra à l'ancienne adresse. Dans une situation semblable, vous avez le choix d'envoyer l'état de compte dans une enveloppe adressée à la nouvelle adresse ou d'aller changer l'adresse de l'écriture existante en utilisant la nouvelle caractéristique en rubrique.
Dans les déboursés et recettes effectués avec une autre devise que la devise par défaut, le taux de change apparaît. Vous pouvez modifier ce taux et les lignes d'écriture affectées seront modifiées automatiquement en fonction du nouveau taux de change. Ceci s'avère pratique si vous déposez un chèque encaissé au taux suggéré par TRT et que vous devez changer après coup ce taux lorsque vous recevez votre relevé bancaire.
Le bas de l'écran montre une zone de transactions où les champs Description, numéro de compte et Projet de chaque ligne peuvent être modifiés. Comme d'habitude, vous n'avez pas besoin de connaître le numéro de code d'un projet; il suffit d'entrer les premières lettres du numéro de projet.
| Note importante sur les projets
Deux sources vous permettent de modifier les codes de projets: le bouton Projets sur l'écran principal et la fonction présente, Modifier une écriture. Ces deux sources se comportent différemment pour les projets. Considérez l'exemple suivant:
La ligne 1 contient un item d'inventaire avec gestion de quantités. Modifier une écriture ne fait pas apparaître les lignes de transactions avec gestion d'inventaire. Si vous avez utilisé un code produit dans une écriture avec gestion des quantités, cette ligne de transaction n'apparaîtra pas. Si vous avez utilisé tout autre type de ligne d'écriture (incluant des produits sans gestion de quantités), ces lignes apparaîtront, tel que montré à la figure suivante:
Le Bouton Projets (accessible à partir de l'écran principal ou du menu Fonctions>Projets) fera apparaître toutes les lignes d'écritures sans restrictions (sauf la version Producteurs), tel que montré à la figure suivante:
Il ressort donc de ces constatations que le bouton projets est l'outil idéal pour modifier vos projets. De plus, toutes les lignes ayant un code de projet seront affichées. |
Si vous utilisez la version Producteurs, une colonne supplémentaire est ajoutée, la colonne Code, tel que montré à la figure suivante:
L'entête de cette colonne contient un menu popup (petit triangle noir pointant vers le bas) qui vous permet d'automatiser votre choix: il suffit d'avoir son curseur dans la ligne désirée puis de cliquer sur le menu popup, ce qui est plus facile d'utiliser les codes ci-après. De plus, un menu popup situé à droite du libellé Titre de la production vous permet d'assigner en lot un type de dépense à toutes les lignes montrées à l'écran.
Par défaut, le code Ø est inséré dans chaque ligne de transaction. Voici la liste des codes avec leur correspondance:
Ces codes réfèrent aux choix qui vous sont offerts dans les journaux des achats, journal général et de la paie par un menu popup, et réfèrent à la ventilation des coûts de production. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Le bouton Registre vous permet d'afficher un registre de toutes vos modifications effectuées dans le cadre de ce dialogue. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le dialogue suivant apparaît:
Vous pouvez cliquer sur l'en-tête des dates et des numéros de journaux pour changer l'ordre de tri. Recliquer sur un même en-tête change l'ordre de tri.
Si vous double-cliquez sur une ligne, le dialogue suivant apparaît:
Ce registre ne peut être effacé ni modifié.
Lorsque vous quittez le dialogue de modification d'une transaction, il vous est demandé:
Vous avez ainsi la possibilité d'ajouter votre propre remarque aux remarques que TRT inscrit dans son registre:
