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menu Fichier > Paramètres > Onglet Comptables > Onglet Paramètres 1 |
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La section de recherche à droite de chaque écran vous permet de chercher une préférence. Cette recherche ne s'effectuera qu'à l'intérieur du type de paramètres (Paramètres généraux, Comptables et Paie sont 3 types différents). Pour plus d'informations, suivez ce lien. |
Cette boîte à cocher n'existe que pour vous permettre d'entrer des écritures pour balancer vos comptes fournisseurs et clients quand vous avez démarré votre comptabilité sans écriture d'ouverture. Dans ce mode, les écritures que vous créez n'affectent pas le solde de vos comptes de charte des comptes. De plus, l'écriture d'ouverture va vous permettre d'utiliser les comptes fournisseurs et clients, ce qui est impossible quand votre comptabilité est en fonction. Empressez-vous d'activer cette boîte à cocher quand vous écritures sont terminées. Vous remarquerez que cette boîte est normalement inactivée. Pour l'activer, contactez MDM.
Entrez ici le code de taxe par défaut tel que défini à l'onglet Gestionnaire de taxes. Ce code de taxe sera utilisé pour toutes les nouveaux contacts et les nouvelles fiches d'inventaire. Un bouton ? permet d'afficher une liste de codes pour faciliter votre choix.
On peut en tout temps changer ces numéros, sauf le numéro de journal après que votre comptabilité soit mise en fonction. Vous les changerez vraisemblablement si vous utilisez déjà des systèmes de numéros et que ces numéros sont différents de 1 ou que vous désirez une continuité avec une comptabilité antérieure. Quant au numéro de journal, vous pouvez le modifier tant que votre programme de comptabilité n'est pas en fonction.
Le numéro de facture peut être préfixé d'une série de lettres, ce qui s'avère pratique dans un contexte multi compagnies pour distinguer de quelle compagnie provient une facture.
Ce bouton apparaît également dans vos modèles de factures, chèques, etc pour vous permettre d'ajuster directement vos modèles sans devoir les quitter pour ajuster vos logos.
Comme TRT peut ouvrir des fichiers de données différents qui peuvent correspondre à autant d'entreprises différentes, vous consignez ici le nom de l'entreprise de ce fichier de données. Ce nom apparaîtra dans le titre de la fenêtre de même que dans le coin supérieur gauche de l'écran principal. Si vous désirez imprimer votre propre logo sur vos chèques, factures et états de compte, cliquez sur le bouton Logo qui fait apparaître la fenêtre suivante:
Votre logo sera réduit à environ 75 par 25 millimètres. Vous confectionnez votre logo dans un logiciel de dessin quelconque,
Dans cet exemple, le dessin a été fait avec un logiciel de dessin et converti en image. Le logo est beaucoup plus grand qu'à l'impression finale et ceci est désirable si vous avez des caractères à faire imprimer, si vous désirez que l'impression de caractères fins donne un bon rendu. Nous vous recommandons de sauvegarder en format PNG, BMP ou TIFF. Ne sauvegardez pas en JPEG sous Windows, car TRT aura alors besoin d'un convertisser pour afficher l'image. Le but de la conversion était de se rendre indépendant de la police de caractères qui a servi à confectionner le logo. En effet, vu que nous ne nous servons jamais de cette police, il valait mieux la convertir, sinon, à chaque fois que nous imprimons, la police est requise pour donner des résultats parfaits, ce qui n'est pas le cas si nous convertissons en image avec la résolution appropriée.
Vous pouvez également faire apparaître un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le rectangle devant accueillir votre logo. Ce menu vous offre la possibilité de supprimer votre logo ainsi que d'importer par un dialogue d'ouverture de document.
| Vous vous servez de Microsoft Word?
Il est possible de confectionner un logo à partir de Microsoft Word si votre logo est sous forme de texte seulement. Pour ce faire:
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Vous pouvez attacher un logo à un département. Comme un département peut être attaché à un utilisateur, quand un utilisateur donné travaille dans TRT, le logo attaché à son département par défaut sera utilisé dans toutes les impressions pertinentes. On retrouve les départements ici. Quand un ou plusieurs départements sont présents, le dialogue fait apparaître également un menu popup qui affiche tous vos logos:
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Cette case est destinée aux professionnels qui facturent leurs services à l'heure. Si cette case contient un montant, ce montant apparaîtra automatiquement par défaut dans le prix unitaire de chaque nouvelle ligne de transaction du journal des ventes. Ce prix sera modifiable dans vos transactions et sera également remplacé à chaque fois que vous utilisez des items d'inventaire par le prix unitaire de l'article que vous utilisez.
Par défaut, TRT écrira une date de fin d'exercice 12 mois après la date de début. Vous pouvez modifier cette date à votre guise. Cette caractéristique est particulièrement utile pour les entreprises dont la période d'exercice est égale à la durée de vie d'un projet, par exemple pour le tournage d'un film. Votre fin d'exercice pourrait être deux ans après le début, TRT n'émettrait aucune réserve. Toutefois, si votre date de fin d'exercice excède 12 mois, le dialogue de confirmation suivant vous apparaîtra:
Si vous cliquez Oui, TRT acceptera votre date de fin d'année, sinon il corrigera votre date. Ces champs sont obligatoires.
Ce bouton vous permet de diviser votre année financière en périodes. Elles pourront être comparées avec celles des années précédentes. Un clic sur ce bouton fait apparaître le dialogue suivant:
Ce dialogue vous permet de définir les bornes de vos périodes. Contrairement à d'autres logiciels, vous n'avez pas besoin de «fermer» les périodes de TRT, bien qu'elles puissent être fermées en cliquant sur la boîte à cocher du même nom. Vous pouvez créer vos transactions à n'importe quelle date située dans votre année financière courante (et au-delà) et TRT ajustera automatiquement le solde de la période correspondante. Un mécanisme vous permet cependant d'avertir si vous tentez de créer une transaction à une date d'une autre période que la période courante. Administrateurs: vous pouvez empêcher de créer des transactions à l'extérieur de la période courante par l'utilisation du privilège approprié. Mais peu importe le privilège invoqué ou toute autre permission, une période fermée ne permet absolument plus d'y entrer des données tant qu'elle est fermée.
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons cliqué sur le bouton «Créer». TRT a créé 12 périodes dont la première commence au début de votre exercice financier et la dernière correspondant à la fin de l'exercice. Puis TRT a créé 12 autres périodes pour tenir compte de l'inévitable délai entre la fermeture d'année et l'action de fermer l'année financière. Vous pouvez ajuster à la main chacune des dates suggérées: elles sont éditables.
Le bouton crochet implante vos périodes et tous les calculs de mise à jour s'y rattachant. Si vous décidez d'implanter cette fonction dans un programme de comptabilité existant, TRT entreprendra de créer les soldes de chaque période pour tous les comptes de votre charte des comptes; ce processus peut prendre un temps proportionnel au volume de vos transactions.
Le bouton Poubelle élimine vos périodes ainsi que le solde de vos périodes si ces soldes existent. Un dialogue de confirmation vous est proposé avant d'entreprendre cette suppression.
L'examen du contenu des périodes se fait à partir des rapports comparatifs ou en cliquant sur le bouton Budgets ou Prévisions (selon le contexte) du format page des comptes de votre charte des comptes.
Vous pouvez aussi spécifier combien de périodes avant et après la période courante TRT vous permettra, pour entrer des transactions, à l'aide des privilèges appropriés.
Alarme pour des données entrées dans une autre période: si cette boîte est cochée, vous serez avisé par TRT si vous essayez de créer une transaction à une autre période que la période courante. Cette précaution est importante dans la mesure où entrer des données dans une autre période affectera les données des rapports financiers qui peuvent, par exemple, avoir déjà été présentés à votre banquier qui exige des données fiables pour l'établissement de votre marge de crédit.
Un autre mécanisme peut empêcher de créer des transactions à une autre période que la période courante. Pour plus d'informations, consultez le chapitre des privilèges. Si vous avez malgré tout créé une transaction à une date aberrante, vous pouvez corriger son impact.
Rappel: une période fermée ne permet plus de créer aucune écriture, peu importe les permissions ou privilèges. Une période fermée peut être réouverte en décochant sa boîte à cocher.
Par défaut, à 30, 60 et 90 jours. Comme ces chiffres sont modifiables, vous pourriez afficher vos comptes, par exemple, aux 30, 45 et 60 jours.
Le taux que vous indiquez dans cette case sert à calculer les frais d'administration qui seront indiqués sur les états de compte (si la boîte est cochée), calculés de la façon suivante pour chaque compte en souffrance:
$ dus * taux ÷ 100 * (date courante - n jours [ici, 30 jours]) ÷ 365
| Note
Ces frais d'administration sont indiqués sur l'état de compte mais ne sont pas comptabilisés. Certains clients peuvent être exemptés de l'affichage des frais sur l'état de compte. Si un client vous paye les frais d'administration réclamés sur un état de compte, il vous faudra créer une transaction dans le journal des ventes pour ces frais avant d'encaisser la recette. |
Beaucoup d'entreprises font leurs achats par un système de bons de commande où le numéro doit obligatoirement apparaître. Si cette boîte est cochée, le prochain numéro apparaîtra automatiquement dans la fiche d'un achat, sinon aucun numéro n'apparaîtra. Cette boîte a aussi une influence sur la fonction d'impression du journal des achats. Veuillez consulter ce journal pour plus d'informations. Par défaut, cette boîte n'est pas cochée.
Ces boîtes servent à déterminer si ces mêmes boîtes à cocher dans le journal des achats et le journal des ventes seront sélectionnées ou non par défaut. Voir Journal des achats et Journal des ventes pour plus de détails concernant leur utilisation.
Cette case, si cochée, fera en sorte que la même case sera cochée dans le journal des ventes ou le journal des achats ainsi que les entrées partielles et répétitives.
Dans le journal des ventes, il y a aussi une boîte à cocher similaire qui vous permet d'imprimer un bon de livraison avec votre facture. En cliquant sur cette boîte à cocher, vous vous assurez que celle du journal des ventes est elle aussi cochée par défaut.
Ces compteurs servent à numéroter (séparément) les entrées partielles du journal des achats et des ventes. Vous vous servirez de ces compteurs si, par exemple, vous désirez numéroter vos soumissions (entrées partielles du journal des ventes). Si vous ne voulez pas utiliser un tel compteur, passez-lui zéro comme numéro de départ. Chaque compteur, si utilisé, ira jusqu'à un maximum de 32767, après quoi il retombera à 1.
Leur équivalent, lorsque vous appelez le journal des entrées partielles, est indiqué par le rectangle rouge sur la figure suivante:
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Lorsque vous êtes dans le format page d'une entrée partielle, le numéro est indiqué sous la devise, tel que montré à la figure ci-contre. Ce numéro est modifiable. Vous pouvez inclure ce numéro dans vos formulaires d'impression: cette nouvelle rubrique est un numérique ayant pour nom "Numéro entrée partielle". |
Vous avez la possibilité, dans les journaux auxiliaires, d'imprimer directement la facture, le chèque ou le reçu ainsi que les journaux de transferts. Dans le contexte où vous avez beaucoup de transactions à faire, il est peu efficace d'attendre qu'une impression soit complétée avant de continuer. La solution consiste alors à valider votre transaction sans l'imprimer. Si une ou plusieurs de ces boîtes à cocher sont cliquées, vous pourrez récupérer les impressions des transactions correspondantes dans la fonction Impression en lot du menu Fichier. Si vous ne cliquez pas sur ces boîtes à cocher et que vous validez vos transactions sans les imprimer, vous devrez passer par l'historique d'une fiche contact ou par la fonction Voir les journaux pour d'abord afficher la transaction à imprimer, de façon à avoir accès au bouton d'impression du journal. Bien entendu, si vous faites vos chèques à la main ou confectionnez vos factures dans un autre logiciel, vous avez intérêt à décliquer ces cases, sinon vous accumulerez inutilement ces transactions à imprimer dans le module d'impression en lot, alourdissant inutilement votre fichier de données. On peut toutefois empêcher qu'une impression se retrouve dans les impressions en lot en cochant Pas d'impression en lot dans la fiche Contact.
Une boîte à cocher au comptant s'applique aux impressions en lot de factures et chèques. Lorsque cochée, vous signifiez à TRT que l'envoi aux impressions en lot ne se fera que si la transaction est comptant.
Au bout du nombre de jours que vous indiquez ici, le logiciel vous avertira à l'ouverture des comptes en souffrance. Ce nombre de jours est le réglage par défaut, faute d'une consigne particulière pour chaque fournisseur. Si un fournisseur fait l'objet d'un nombre de jours particulier, le réglage de ce fournisseur a préséance sur le réglage par défaut.
Cette boîte à cocher vous permet de vérifier automatiquement au démarrage du logiciel si vous avez des comptes fournisseurs en souffrance. Voir le point précédent, Rappel de paiement.