Fin d'année financière

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Vous êtes rendu à la fin de votre exercice financier. Le dialogue suivant vous est présenté:

Vous avez la possibilité de fermer immédiatement votre exercice (éventualité peu probable). Vous aurez jusqu'à 180 jours avant des rappels quotidiens pour fermer votre année à partir de cette date. Ne fermez pas votre année tant que votre comptable ne vous aura pas fourni les inévitables écritures de régularisation qui accompagnent votre fermeture d'année, incluant les écritures de gain/perte sur change si vous utilisez des devises.

Vous avez décidé de continuer sans fermer votre exercice tout de suite. À la fin de votre année, soit que vous ayez atteint la borne des 180 jours ou que vous ayez déclenché votre fin d'exercice en ayant accédé à la fonction de fermeture, le dialogue suivant vous est présenté:

Le bouton Backup crée une véritable copie de votre fichier de données. Assurez-vous d'être la seule personne présente dans TRT si vous êtes en mode multi-utilisateurs. Une fermeture d'année est une opération délicate qui ne doit pas être perturbée.

Mais peu importe votre décision à ce stade-ci, faites vos copies de sécurité, tel que suggéré dans le dialogue.

Si vous utilisez le système des périodes, de nouvelles périodes seront créées pour la nouvelle année financière. Les budgets de vos périodes actuelles seront reportés aux nouvelles périodes.

La boîte à cocher Créer les écritures de conversion de devises apparaît, ainsi que la zone des devises juste en dessous, si vous passez de la version 8 à la version 9 de TRT et que vos devises existaient déjà en version 8; donc, pour la plupart d'entre vous, vous ne verrez pas cette partie du dialogue. Sachez que si vous cochez cette boîte, même si vous cliquez sur le bouton Annuler, la conversion de vos devises s'effectuera et, par après, cette partie du dialogue disparaîtra. Vous pouvez donc décider de convertir vos devises avant votre fin d'année financière. Vous remarquerez également que vous pouvez saisir le taux de conversion qui sera utilisé par TRT si le taux proposé ne vous convient pas. Lors de la conversion, TRT effectuera le travail suivant:

• il vous proposera un taux de conversion le plus près possible du taux à votre date de fin d'année financière
• il fermera tous vos comptes à payer et à recevoir en fin d'année financière pour chaque devise dans la liste:
  
  Cette image illustre un compte à recevoir détaillé à la date de fin d'année
• il recréera ces comptes à payer et à recevoir à la date de fin d'année en tenant compte du taux de change au 31 décembre (0,9946 dans ce cas-ci):
  
  On voit dans l'image ci-dessus, pour chaque compte client en souffrance au 31 décembre, une paire d'écritures: une écriture pour fermer, une écriture pour recréer avec conversion, puis à la toute fin les différences de conversions prises en charge par une écriture utilisant le compte de gain/perte sur change (le montant de 25,14 tient compte d'autres écritures non montrées dans cet écran).

Si vous décidez de fermer votre année en cliquant sur le bouton Procéder, le logiciel fait un test d'intégrité des reports. Pour plus de détails concernant cette fonction, consultez plus loin la section "Vérifications et Réparations". Si tout s'est bien passé, vous verrez le dialogue ci-dessous:

Voici le texte de l'attestation:

Lorsque vous serez effectivement prêt à fermer votre année, vous utiliserez la fonction en rubrique, qui vous introduit alors au dialogue montré précédemment.

TRT fermera alors vos livres selon les instructions données dans le dialogue, tout en tenant compte des transactions créées après la fin de votre année financière qui, elles, ne seront pas touchées par l'opération de fermeture. À la fin du processus de fermeture, l'alerte suivante vous sera présentée:

Tout de suite après ce dialogue, vous aurez la possibilité d'imprimer une balance de vérification. Tel que mentionné dans ce dialogue, conservez précieusement cette balance: elle pourrait nous être utile si nous devons réparer vos données ultérieurement.

TRT s'attend à des années financières de 12 mois. Si tel n'est pas le cas, le dialogue suivant vous est présenté:

Si vous tenez à ce que votre année n'ait pas 12 mois, TRT aura de la difficulté à déterminer exactement votre fin d'année et vous demandera confirmation, tel que montré à la figure suivante:

Vous pourriez changer cette date à votre convenance et ramener à 12 mois votre année financière si vous le désirez. Pour plus d'informations sur ce sujet, suivez ce lien.

Si vous avez des périodes et une année financière non standard de 12 mois, lorsque votre année financière sera terminée, le dialogue suivant vous apparaîtra:

Ajustez à la main vos nouvelles dates de fin de période selon les instructions de ce dialogue. Si votre fin d'année financière est inférieure à un an par rapport au début de votre année, TRT vous offrira de changer votre date.

Ce dialogue est particulièrement utile pour les entreprises qui ont convenu temporairement d'une date de fin d'année inférieure à un an dans le but de profiter de certains avantages fiscaux la première année.

L'écriture automatique de fermeture créée par TRT pourrait ressembler à ceci:

Qu'est-ce qu'une écriture de fin d'année? TRT:

1. fait la somme des revenus moins la somme des dépenses entre le début et la fin de votre année financière
2. vide les comptes de revenus et de dépenses
3. ajuste le compte de bénéfices non répartis du résultat net de l'opération 1.

Exemple: votre compte de BNR avant fin d'année contenait 1000 $. Le résultat net de l'opération 1 est de 2000 $. Le compte de BNR après génération de l'écriture devient 3000 $. C'est la seule façon d'écrire dans ce compte, et l'écriture de fin d'année modifie le compte de BNR. On ne peut modifier ce compte autrement.