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Les reçus, parce que non cochés, ne seront pas accumulés s'ils ne sont pas imprimés au moment où ils sont produits. Si vous n'avez pas cliqué les boutons appropriés et que vous créez des transactions sans imprimer, les transactions correspondant aux boutons non cliqués ne seront pas mises dans la pile d'impression, vous faisant ainsi perdre la capacité de les imprimer. On peut quand même réimprimer par les boutons 
dans les fonctions Voir les journaux ou à la l'onglet Historique de l'écran de saisie des Contacts. Par défaut, TRT est configuré avec les impressions en lot de factures et de chèques. Le menu vous donne accès à l'écran ci-dessous.
TRT vous indique combien de chèques, de factures, de reçus ou de transferts ont été accumulés dans la pile d'impression. Une boîte à cocher précède chacun de ces nombres, vous permettant ainsi de décider quelle(s) catégorie(s) d'impression vous désirez déclencher. Même si vous avez plusieurs catégories sélectionnées, le logiciel imprimera toutes les fiches d'une catégorie avant de passer à la suivante et vous annoncera même ses intentions (avec un bip sonore, au cas où vous ayez la tête tournée) avant de commencer l'impression de chaque catégorie:
| Note
Il est possible, à l'intérieur d'un même type d'impression, que des modèles différents soient imprimés, selon que vous aurez utilisé ou non les possibilités d'assignation au vol des formulaires d'impression. En d'autres mots, le choix du formulaire d'impression est stocké avec votre transaction. La fonction d'impression en lot utilise cette information pour décider quel formulaire utiliser lors de l'impression. C'est d'ailleurs pourquoi, même si vous avez décidé d'afficher le dialogue de choix de formulaire avant chaque impression, ce dialogue ne vous est pas montré dans les impressions en lot. Ces formulaires différents s'impriment tels quels, sans avertissement, sur le papier utilisé dans votre imprimante. Nous vous suggérons donc, dans ce contexte, d'imprimer directement vos transactions dans les journaux si vous devez utiliser un type de papier différent du papier que vous utilisez habituellement pour imprimer vos formulaires avec les modèles par défaut choisis. Exemple: votre formulaire de facture par défaut est Facture longue française. Ce formulaire s'imprime sur du papier blanc. Vous avez cependant décidé, lors d'une facture, d'utiliser le modèle MF-501 qui lui s'imprime sur un formulaire NEBS préimprimé et vous décidez de ne pas l'imprimer tout de suite, faisant en sorte que ce formulaire sera imprimé en lot. TRT ne vous avertira pas qu'il s'apprête à imprimer votre facture en format NEBS et imprimera cette facture sur votre papier blanc. En ce qui concerne les chèques, différents formulaires peuvent être utilisés selon le contexte:
TRT reconnaît ces contextes et vous demande si vous voulez imprimer par
Si vous avez plusieurs comptes de banque, chacun avec leur propre compteur de chèque, nous vous recommandons de dupliquer votre formulaire de chèque pour chaque compte, de lui donner un nom distinct et d'assigner un modèle pour chaque compte de banque. De cette façon, TRT vous avertira quand viendra le temps de changer de formulaire. Un dernier cas mérite d'être mentionné: celui ou aucun numéro de chèque n'est présent dans la sélection à imprimer, ce qui est le cas avec les dépôts directs de la paie. Dans ce cas seulement, TRT respectera l'ordre de votre tri (tri que vous effectuez en cliquant sur une en-tête de colonne). |
Si vous sélectionnez une fiche (ou plusieurs fiches) dans la liste, c'est cette fiche qui sera imprimée, qu'elle ait déjà été imprimée ou non. TRT détectera si certaines de ces fiches ont déjà été imprimées et vous demande si vous voulez les réimprimer:
Si vous cliquez sur le bouton Non, les fiches déjà imprimées ne le seront pas de nouveau.
Pour sélectionner vous-même les fiches, utilisez les techniques habituelles: la touche Majuscules pour une sélection continue, la touche Commande (Contrôle sous Windows) pour une sélection discontinue. Vous pouvez mêler les types de fiches à imprimer. Il se peut que la colonne No Pièce indique DD suivi d'un numéro: ceci signifie que cette écriture a été payée par dépôt direct, le numéro du dépôt suit les lettres DD.
Ce bouton affiche les préférences de ce que les impressions en lot doivent suivre: les chèques, les reçus, les factures, les transferts. Leur fonction est identique aux mêmes réglages dans les préférences comptables, mais localisées dans un endroit plus naturel que dans les préférences comptables.
Ce bouton d'impression déclenche le début de l'impression. Il vous sera spécifié quelle catégorie (chèques, factures, reçus) il s'apprête à imprimer lorsque plus d'une catégorie est présente dans la sélection (p.e. chèques et reçus). Le nombre de copies que vous entrerez dans le dialogue de paramétrage de vos impressions sera mémorisé pour chacune des catégories mentionnées précédemment. Notez que ce bouton agit également comme déclencheur d'envois par courriel si certains document sont destinés à être envoyés par courriel: il a donc une double vocation. L'envoi par courriel a préséance sur l'impression papier, c'est-à-dire que si le document peut être envoyé par courriel et imprimé, il sera envoyé par courriel seulement à moins que la boîte à cocher Chèques: impression seulement soit cochée. Sachez que pour qu'un document pdf soit envoyé par courriel, il faut qu'une copie en pdf soit générée par TRT dans le dossier Documents PDF sur votre bureau.
Le bouton des yeux vous permet d'observer la transaction sélectionnée dans son journal d'origine si c'est un achat ou une vente, ou les paiements effectués si c'est un déboursé ou une recette. Ce bouton ne fonctionne que sur une ligne sélectionnée seulement. Vous pouvez aussi double cliquer sur la ligne désirée pour produire le même effet.
Cette colonne indique les fiches qui ont déjà été imprimées. Vous pouvez sélectionner des fiches déjà imprimées et les réimprimer si bon vous semble. Vous devriez toutefois les effacer éventuellement.
Vous pouvez également trier les fiches avant impression. Cliquez sur l'en-tête de la colonne sur laquelle vous voulez effectuer le tri. Le tri s'effectuera sur cette colonne dans l'ordre croissant. Dans notre exemple, No pièce (en vidéo inversée) est la colonne du tri par défaut Pour changer l'ordre du tri, cliquez de nouveau sur le même en-tête. Le tri influence l'ordre d'impression: les fiches seront imprimées dans l'ordre dans lequel elles sont affichées, sauf en ce qui concerne l'impression de chèques.
Comme les fiches s'accumulent dans cette liste, c'est une bonne idée de les effacer de temps en temps. Si vous sélectionnez une fiche (ou plusieurs fiches) et que vous cliquez sur la corbeille, c'est cette fiche qui sera effacée. Si vous n'avez sélectionné aucune fiche, toutes les fiches imprimées seulement seront effacées. Vous pouvez quand même effacer des fiches non imprimées en les sélectionnant et en cliquant sur la corbeille.
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TRT vérifie au démarrage combien de fiches sont accumulées dans la pile d'impression. Si ce nombre dépasse 100, un message d'avertissement vous invite à imprimer la pile d'impression et à la vider pour ne pas alourdir inutilement la base de données. Une accumulation exagérée de fiches peut aussi être le symptôme que vous accumulez des fiches que vous n'avez pas l'intention d'imprimer. Si tel est le cas, assurez-vous que les Paramètres sont réglés selon vos intentions:
Vous avez intérêt à décliquer les boîtes à cocher qui causent cette situation. On peut accéder à ces paramètres en cliquant sur le bouton |
Cette boîte, lorsque cochée, forcera les chèques seulement à s'imprimer et court-circuite la préférence implicite qui fait en sorte que des bénéficiaires qui ont une adresse courriel recevront leur talon de paie par courriel. En d'autres mots, les envois par courriel sont désactivés et remplacées par des impressions directes. Cette fonctionnalité s'applique aussi aux fournisseurs. Notez toutefois que le comportement de l'impression diffère selon qu'on soit sous Macintosh ou Windows ET qu'on cherche à imprimer en pdf. Par impression en pdf:
Par défaut, lorsque vous imprimez des étiquettes ou des enveloppes, TRT évitera de réimprimer plus d'une fois une étiquette ou une enveloppe même si plusieurs fiches ont été imprimées pour un même contact.
Vous avez également la possibilité d'imprimer une étiquette ou une enveloppe par fiche à imprimer. Les coordonnées de chaque contact seront imprimées individuellement et seul le nombre requis d'étiquettes ou d'enveloppes sera imprimé. Pour plus d'informations concernant cette fonction consultez "Étiquette et enveloppe" du menu Contacts dont le fonctionnement est identique.
N'imprimer que les étiquettes ou les enveloppes n'imprimera que les étiquettes ou les enveloppes des fiches sélectionnées sans imprimer les chèques, factures ou reçus.
Ce champ de notes permanentes permet de consigner, par exemple, des instructions d'impression spécifiques à tel type d'impression.
Ce bouton, lorsque cliqué, imprimera un rapport de tout ce qui a été imprimé dans le dialogue d'impression en lot entre le moment où vous avez ouvert le dialogue d'impressions en lot et le moment où vous cliquez sur ce bouton. Chaque catégorie de rapport (chèques, factures, reçus) aura un sous total montrant la somme des montants de la catégorie.
Lorsque vous quittez le dialogue d'impressions en lot et que vous y retournez, le bouton est sans effet tant que vous n'avez pas de nouveau imprimé des fiches en lot. C'est donc dire que, lorsque vous quittez le dialogue, le rapport n'a plus rien à imprimer.
Voici un exemple du rapport imprimé:
À cause d'une limite technologique (actuelle), ce rapport n'est pas trié dans un ordre précis.
