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La section de recherche à droite de chaque écran vous permet de chercher une préférence. Cette recherche ne s'effectuera qu'à l'intérieur du type de paramètres (Paramètres généraux, Comptables et Paie sont 3 types différents). Pour plus d'informations, suivez ce lien. |
Le logiciel a besoin de savoir quel est le domaine de chaque catégorie de compte. Par défaut, les domaines ci-haut vous sont proposés. Vous pouvez changer les libellés de ces comptes si votre version de TRT vous le permet. De plus, selon la langue d'interface de l'utilisateur, ces descriptions apparaîtront dans la langue de l'utilisateur, d'où la nécessité d'avoir une description française ou anglaise. Vous pouvez entrer des numéros de comptes contenant de 4 à 9 caractères au total, incluant les tirets. C'est d'ailleurs par ici que vous pouvez augmenter le nombre de caractères que comportera désormais votre charte des comptes. Si, par exemple, vous voulez faire passer votre charte des comptes de 4 à 5 caractères, ajoutez simplement un zéro au numéro montré dans la case des comptes d'actif.
N'oubliez pas d'entrer le dernier numéro de votre charte des comptes dans la case de limite supérieure, tel qu'illustré à la figure suivante. Tous ces numéros sont obligatoires: TRT ne vous laissera pas valider vos paramètres sans ces numéros.
Un mot concernant la catégorie des coûts directs, spécialement si votre précédent logiciel était Simple Comptable. Il existe une différence importante entre TRT et Simple Comptable. TRT comporte une catégorie de comptes de plus: les coûts directs. Cette catégorie de comptes débute là où habituellement Simple Comptable met ses comptes de dépenses. En conséquence, dans TRT, les coûts directs débutent à 5000 et les dépenses, à 6000. TRT a automatiquement converti vos comptes de dépenses pour que ces derniers débutent à 6000 lors de l'importation. Le comportement de la catégorie des coûts directs est identique à celui des dépenses. En réalité, les coûts directs sont aussi des dépenses, mais des dépenses habituellement reliées aux efforts pour gagner un revenu, tandis que les dépenses seraient maintenant, dans ce nouveau contexte, tous les frais d'administration qui ne contribuent pas directement à vous faire gagner un revenu. De façon plus étroite, cette catégorie pourrait être assimilée aux coûts des ventes ou aux coûts de production. Cette catégorie sert à calculer dans les rapports d'états des résultats le bénéfice brut, obtenu en soustrayant les coûts directs des revenus:
Bénéfice brut = revenus - coûts directs.
Dans ces mêmes rapports, on trouvera un total appelé Bénéfice net, obtenu par la formule suivante:
Bénéfice net = bénéfice brut - dépenses.
Cette caractéristique est née du besoin de produire des rapports financiers par départements, de la nécessité d'assigner des budgets à des projets ou des départements ainsi que d'étudier la performance de ces derniers en faisant les comparatifs habituels entre périodes ou entre budgets. Nous appellerons ces projets "comptables", par opposition aux projets "non comptables" que l'on assigne à la fin de chaque ligne de transaction des journaux. Les deux notions peuvent être utilisées conjointement. Avant de mentionner les particularités de chaque type de projet, un conseil d'utilisation. Si la majorité de vos projets sont "éphémères", utilisez les projets non comptables. Les infographistes créent habituellement des projets éphémères, appelés "enveloppes" ou "dockets" en anglais, le temps du projet pour leur client. Si vous êtes également intéressé à connaître les revenus et les dépenses d'un projet limité dans le temps, utilisez les projets non comptables. Si votre entreprise comporte des départements, ou des projets s'étalant sur plusieurs années, considérez plutôt les projets comptables. Suivez ce lien pour plus d'informations. Il est également possible d'assigner un département par défaut à un utilisateur.
Les attributions aux projets non comptables se font en assignant un code de projet à chaque ligne de transaction visée. Vous êtes libre d'assigner ou non un code. Les rapports de projets vous présentent des colonnes pour les revenus, les dépenses et les comptes de bilan, entre les dates de votre choix. Vous pouvez également modifier l'assignation à des projets existants.
Cette notion est basée sur une ventilation de votre charte des comptes. Dans ce nouveau contexte, le nombre des comptes de la charte augmente du nombre de projets/départements que vous créez. Comme les comptes de charte des comptes ont déjà comme propriété d'être comparables sur le plan des périodes et des budgets, il devient donc "automatique" de comparer des projets ou des résultats par départements. La notion de projet ou de département est académique; en réalité elle ne change pas les calculs. C'est vous qui définissez vos comptes comme ayant l'attribut d'un département de votre entreprise ou d'un simple projet. Comment distinguer, dans le numéro de compte, la partie appartenant au compte proprement dit de la partie appartenant au département ou au projet? En spécifiant, comme à la figure ci-dessous, le nombre de caractères à partir de la droite désignant le département/projet (à l'inverse, si vous voulez supprimer tous vos projets/départements et ne pas prendre avantage de cette notion, entrez zéro dans cette case). Supposons une charte des comptes à 6 caractères dont les deux derniers sont assignés aux départements/projets.
Nous pourrions avoir les comptes suivants:
| 6660-01 | Dépenses de bureau Département Montréal |
| 6660-02 | Dépenses de bureau Département St-Laurent |
Il ressort de la stratégie ci-dessus que les comptes commençant par 6660 se rapportent aux dépenses de bureau et que nous désirons ventiler ces dépenses par département. En votant (et en volant) 2 caractères pour les départements (ici 01 et 02 sont utilisés), nous pouvons créer avec cette stratégie jusqu'à 99 départements/projets (en fait, 100 si nous considérons 00 comme un département). Si nous avons besoin de plus de 100 départements/projets, deux choix s'offrent à nous: augmenter nos comptes de charte des comptes à 7 caractères et utiliser 3 caractères à partir de la droite (nous donnant ainsi 1000 départements/projets possibles; appelons ceci une combinaison 4/3) ou utiliser une combinaison 3/3 au lieu de 4/2 comme dans notre exemple ci-dessus. Toutes les combinaisons sont possibles jusqu'à un maximum de 5 caractères à partir de la droite, ce qui donnerait une combinaison théorique jusqu'à 4/5 étant donné que les numéros de compte de TRT ne peuvent avoir plus de 9 caractères.
Le fait que vous mettiez 0 caractère (la valeur par défaut de TRT) indique votre désir de ne pas utiliser ce type de stratégie de départements/projets. Si vous désirez vous prévaloir de cette fonctionnalité dans une comptabilité en cours d'exercice, il faudra décider d'une combinaison. Inspirez-vous des paragraphes précédents pour vous aider. Si vous décidez d'augmenter le nombre de caractères assignés, il vous faudra changer le nombre de caractères dans chaque compte de votre charte, ce que nous ferons dans les lignes suivantes.
La plupart de nos clients ont des comptes à 4 chiffres. Supposons que nous désirons maintenant 7 chiffres, dont les 2 derniers seront réservés aux départements/projets. Commencez d'abord par changer les bornes de vos comptes. Attention: un tiret compte pour 1 caractère parmi les 9. Le seul délimiteur permis est le tiret.
La figure suivante montre le résultat:
Le fait de changer le nombre de caractères du compte d'Actif modifiera automatiquement le nombre de caractères en conséquence de tous vos comptes de charte des comptes en ajoutant des zéros supplémentaires à vos comptes. Vous n'aurez pas à renuméroter chaque compte individuellement.
Si vous changez le nombre de caractères alloués à vos départements/projets, TRT tentera de créer des départements/projets basés sur votre nouvelle numérotation, tel que montré à la figure suivante:
Dans l'exemple ci-dessus, 4 caractères ont été retenus pour les départements/projets. Vous pouvez accéder en tout temps à cette fenêtre en cliquant sur le bouton « I » à la droite de la case de saisie du nombre de caractères à réserver pour nos départements/projets. Vous pouvez ajouter à la main des projets en cliquant sur le bouton + et en remplissant les espaces appropriés des informations pertinentes. Vous pouvez supprimer des projets en cliquant dans la ligne à supprimer et en cliquant ensuite sur le bouton -. Vous pouvez modifier le nom et le numéro de vos départements/projets par les techniques habituelles.
Vous pouvez ajouter des Budgets à chaque département. La notion de budget est liée à la notion de période. Vos périodes doivent donc exister. Comme un département peut être associé à plusieurs comptes de charte des comptes, chaque compte ayant ses périodes, le montant uniforme qui sera assigné à chaque période est le suivant:
Montant assigné par période = Budget / nbre de comptes de charte / nombre de périodes. Par exemple, pour un budget de 120 000 $ d'un département qui regroupe 2 comptes, l'année financière étant divisée en 12 périodes: 120000/2/12=5000. Chaque période se verra assigner un budget uniforme de 5000. Si vos périodes contiennent déjà des budgets, ces derniers seront remplacés par les nouveaux budgets calculés.
La prochaine étape consiste à créer ou à modifier vos comptes de charte des comptes selon vos départements/projets. Vous pouvez créer rapidement les nouveaux comptes afférents à votre nouveau département/projet en ayant soin d'abord d'insérer votre curseur dans une ligne de compte dont vous voulez "multiplier" les comptes dans la charte et en cliquant sur le bouton Comptes, qui vous amène à l'écran ci-dessous:
À titre d'exemple, ici nous avons créé un nouveau compte 5020-01 vis-à-vis le compte 5020-00. Par défaut ce compte aura comme description la même description que le compte 5020-00 à moins que, comme dans la figure suivante, nous ayons changé sa description:
Si vous essayez de créer un compte dont les derniers chiffres ne sont pas conformes au compte sélectionné avant de cliquer sur le bouton Comptes, le message suivant apparaîtra:
Ce message signifie que vous avez d'abord cliqué dans un compte se terminant par 0-00 et que vous avez essayé de créer un compte se terminant par autre chose (par exemple 0-01). Aussitôt après avoir cliqué sur le bouton OK, TRT créera les nouveaux comptes.
Lorsque vous créez de nouveaux comptes ou que vous modifiez des comptes existants directement à partir de votre charte des comptes, TRT surveille le nombre de derniers caractères que vous avez choisis et est ainsi en mesure de déceler si vous tentez de créer un nouveau département/projet. Si tel est le cas, le dialogue suivant vous est présenté:
Comment utiliser ces départements/projets? Simplement, dans vos transactions, en utilisant le numéro de compte désiré, ce numéro de compte pouvant effectivement contenir une référence à un département/projet. C'est dans le bilan, l'état des résultats, le rapport budgétaire et les rapports comparatifs que cette notion de département/projet est exploitée: veuillez donc vous référer à ces sections pour plus d'informations. Cependant, la notion de Consolidation vaut qu'on s'y attarde. Voici à quoi ressemble une portion d'un état des résultats avant consolidation:
Dans cet exemple, 2 caractères à partir de la droite ont été réservés pour la création des départements/projets. Les comptes 4500-00 et 4500-01 appartiennent fondamentalement à la même paire, bien que faisant partie de deux départements différents. Il en va de même pour 4510-00 et 4510-01, ainsi que pour 4520-00 et 4520-01. Le bouton Départements/projets affiche une palette qui vous permet de choisir le département désiré: suivez ce lien pour la suite des informations.
Cette boîte à cocher n'apparaît que si vous avez entré un nombre de caractères à réserver pour vos départements et projets. Son application fait en sorte que, si vous avez associé des départements à vos utilisateurs, un utilisateur ne verra que ce qui appartient à son département, notamment pour ce qui est des clients, rappels, dossiers, groupes, états de compte, recettes et messages.