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Lorsque vous accédez à cette fonctionnalité, la liste suivante vous est présentée:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Les caractères que vous entrez dans ce champ permettent de chercher rapidement dans la liste le produit qui vous intéresse. La recherche commence quand vous avez tapé au minimum 3 caractères. TRT cherche dans le code, le nom et le code fournisseur. Dans la colonne Nom, TRT cherche dans le début de chaque mot du nom. Par exemple, si vous cherchez "for", TRT trouvera tous les produits qui contiennent le mot "Forfait"
DupliquerCe bouton vous permet de dupliquer la fiche sélectionnée au préalable. Vous utiliserez ce bouton quand vous voulez créer un produit qui est une variante d'un produit existant: il vous reste alors moins de modifications à faire que de créer un nouveau produit. Pour modifier le nouveau produit nouvellement dupliqué, double-cliquez sur sa ligne.
Importer Si vous deviez importer une liste de produits, bien qu'une liste par défaut vous est fournie avec TRT, cliquez sur ce bouton. Si vous devez importer une autre liste, contactez-nous pour les spécifications.
AjouterCe bouton vous permet d'ajouter un nouveau produit. Remplissez les champs désirés. Voir plus loin pour la description des champs d'une fiche Produit.
Ce bouton (-) permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Vous pouvez trier la liste des produits comme bon vous semble. Par défaut, la liste est triée par code de produit (remarquez le triangle pointant vers le haut après le mot "code" qui indique le tri courant). Pour trier sur une autre colonne, triez sur son en-tête. Pour trier dans le sens inverse, cliquez de nouveau sur l'entête: le triangle de tri indique le sens en pointant maintenant vers le bas.
Lorsque vous double cliquez sur une ligne ou que vous cliquez sur le bouton +, le format page vous est présenté:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
C'est dans ce format que vous pouvez ajouter ou modifier vos données. Ce format contient une barre de boutons qui vous permet de vous déplacer d'une fiche à l'autre sans devoir revenir à la liste, de même qu'un bouton poubelle permettant de supprimer la fiche courante.
On ne peut supprimer un produit qui a des écritures attachées, sinon ces écritures deviendraient orphelines. Si vous ne désirez plus que ce produit apparaisse dans les listes de choix de produits, rendez-le inactif.
On peut y mettre jusqu'à 15 caractères. Le code d'un article d'inventaire existant peut être modifié. Un dialogue de confirmation vous demande la permission avant de procéder. Toutes les écritures affectées par ce produit seront modifiées en conséquence pour refléter le nouveau code. Chaque code de produit doit être unique, sinon une alerte vous le rappellera.
Un produit touristique est assujetti au Fond d'indemnisation de l'Office de la protection du consommateur. Un bouton FI dans l'écran de facturation permet de calculer les sommes dues au Fond d'indemnisation.
Cette boîte à cocher sera visible si votre compagnie a des départements. Cocher cette boîte fera en sorte que, si un département particulier a été assigné à un utilisateur, c'est ce département qui sera utilisé systématiquement quand ce produit sera utilisé. Dans l'exemple ci-dessus, si l'utilisateur courant a le département 1 qui lui est assigné, TRT cherchera à utiliser dans les écritures comptables les comptes 413101 (revenus et dépenses). Si un ou plusieurs de ces comptes n'existent pas, TRT offrira de les créer au vol; ils seront des duplicatas du compte se terminant par 0, sauf pour leur numéro de compte bien entendu.
Cette boîte est cochée par défaut. Si cette boîte est cochée, TRT ne vous avertira pas quand vous vendez un article d'inventaire sans en avoir les quantités requises en stock, ce qui convient à la plupart de vos produits. Comme tout article d'inventaire, vous devez lui assigner lors de sa création un compte de revenus et un compte de dépenses. Vous décocherez cette boîte si vous vendez des produits tangibles, comme des valises ou des articles de voyage.
Contrairement à la pensée comptable classique où le code de taxes de la fiche Contact a préséance, surtout au niveau des achats, dans le monde des agents ce sont les codes de taxes des produits qui ont préséance sur les codes de taxes de la fiche contact. C'est pourquoi vous retrouvez un code de taxes séparé pour les achats et les ventes. Si votre produit n'est pas taxable, vous laisserez le champ approprié vide ou vous inscrirez X, qui est un code de taxes signifiant "non taxable". Le fait d'inscrire X vous assure que le champ a été délibérément mis hors taxe. Le bouton ? permet d'afficher une liste de codes pour faciliter votre choix.
Vous cocherez cette boîte si les taxes de ce produit sont à titre informatif pour le client et pour lequelles aucune gestion n'est nécessaire de votre côté, donc exclues de votre rapport de remise de taxes. Si vous décochez la case alors vous devez les remettre aux gouvernements respectifs et ces taxes s'afficheront sur votre rapport de remises de taxes.
Lorsque cochée, cette boîte fera en sorte que les taxes applicables seront automatiquement calculées lorsque ce produit sera utilisé, sinon vos taxes doivent être calculées à la main. "Non traitable" est automatiquement décoché quand Automatique est coché.
Ce code vous permet d'attacher une identité à votre produit. Entrez un code ou une partie de code Contact pour choisir votre fournisseur. Une explication complète sur le comportement de ce champ peut être trouvée dans la description de chacun des journaux auxiliaires. Votre fiche contact doit exister: vous ne pouvez pas créer un contact au vol comme dans les journaux. Ce code est obligatoire, sauf dans le cas d'un produit dont le type est Frais d'administration. Le fait de ne pas avoir de code produit fera en sorte que TRT ne créera pas d'écriture d'achat pour ce frais.
Le type de produit est un menu popup dont le contenu provient du menu Utilitaires > Types de produits. Les types de produits servent à découper vos produits en catégories. Ces catégories se retrouvent lors des impressions du rapport de commission et des factures. Lorsque le type de produit que vous choisissez est Assurances, TRT fait apparaître directement sous le menu popup le choix d'une assurance que vous devez associer au produit courant:
Cette association fait en sorte que lorsque vous utiliserez ce produit dans une facture, TRT fera apparaître l'interface de connexion associée au bon fournisseur d'assurance.
Veuillez noter l'importante catégorie Frais de service: il est important que vos produits de type frais de service se retouvent dans ce type de produit pour le bon fonctionnement du rapport de compte en fidéicommis. |
La fiche d'un fournisseur a aussi ce champ Payable X jours avant la date de départ; par contre lorsque ce même champ dans votre fiche Produit contient une donnée, cette donnée a préséance sur la donnée du champ de la fiche fournisseur. Le champ de la fiche fournisseur peut donc servir à énoncer une condition générale, en quelque sorte, où les exceptions sont gérées dans la fiche Produit. Vous pouvez également cocher "immédiatement" pour les produits payables sans délai.
La finalité de cette caractéristique est dans le rapport de paiements dus, où on retrouve une colonne "Dus le" qui se sert des champs de la fiche Contact et de la fiche Produit pour calculer une date dûe.
Ce bouton affiche le dialogue suivant:
Entrez deux dates et TRT calcule le nombre de jours entre les dates. Cliquez sur le crochet de validation et TRT inscrira ce nombre de jours dans le champ X jours avant lsa date de départ
Vous mettez dans le champ Description F la description française de votre produit. Selon la langue de votre contact, c'est le contenu de ce champ qui sera utilisé comme description dans les journaux. Par défaut, si le contenu du champ "Description A" est vide, c'est le contenu du champ de description française qui sera utilisé, peu importe la langue du contact. Ce champ est donc en quelque sorte "obligatoire".
Vous mettez dans le champ Description A la description anglaise de votre produit. Selon la langue de votre contact, c'est le contenu de ce champ qui sera utilisé comme description dans les journaux. Par défaut, si le contenu de ce champ est vide, c'est le contenu du champ de description française qui sera utilisé, peu importe la langue du contact. Ce champ est donc en quelque sorte "optionnel".
Le bouton + permet d'ouvrir une fenêtre dans laquelle vous pouvez voir plus de texte et également entrer des retours à la ligne pour vos descriptions. Pour une description de cette caractéristique, suivez ce lien.
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Multistyles: le texte que vous entrez dans ces champs peut être formaté avec la police, la taille, le style et la couleur que vous désirez. Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris dans cette zone ou sur une sélection préalable de texte, un menu contextuel apparaît comme dans l'image ci-contre. Ce formatage vous accompagne partout: quand vous utiliserez le produit dans une facture, quand vous imprimez votre facture. |
Les conditions sont des champs anglais et français distincts de la description, car les conditions sont peu susceptibles d'être modifiées, ce qui n'est pas le cas de la description. En les séparant, on élimine les chances qu'on supprime une partie ou la totalité des conditions quand on saisit une facture.
Vous devez entrer des comptes d'achats et de ventes. Vous pouvez également spécifier quel montant ou pourcentage de dépôt assigner au produit. Vous pouvez aussi spécifiier le montant ou le pourcentage de dépôt pour le produit. Ce montant à déposer sera indiqué dans le journal des recettes quand vient le temps d'encaisser le paiement d'une facture.
Vous pouvez spécifier, si des devises sont présentes dans TRT, dans quelle devise un produit doit être facturé. Lorsqu'un tel produit est facturé, la devise de la facture est automatiquement changée et un dialogue d'avertissement vous est présenté en conséquence.
Entrez un code de commission agent si le produit s'y prête. Vous pouvez trouver la liste des barèmes de commissions sous le menu Utilitaires > Barèmes de commissions. Ne confondez pas barème de commission et pourcentage de commission. Chaque barème de commission a un pourcentage associé, pourcentage qui peut être ajusté agent par agent dans la fiche Employé. Les valeurs de la commission Agent ne sont modifiables que par les administrateurs.
Spécifiez ici la commission agence qui vous est accordée sur ce produit: on peut entrer un pourcentage du montant, un montant ou sans commission (Net). Le champ Taxe sur commission a pour but d'imposer un code de taxe autre que le code de taxe sur commissions par défaut, code qu'on retrouve dans les Paramètres comptables. Comme ce code de taxes diffère rarement du code par défaut, TRT comprendra que si ce champ ne contient rien, les réglages par défaut des Paramètres par défaut s'appliquent, sinon c'est le code de taxes que vous entrez qui a préséance. Si vous désirez imposer une absence de taxes sur commissions pour un produit donné, entrez X dans le code de taxes. Ce code de taxe est sans effet si votre commission agence est un Net.
La section Historique est cachée par défaut. Un triangle d'expansion (un symbole + sous Windows) à gauche du mot Historique permet de faire apparaître/disparaître le détail. L'historique est la liste des écritures qui ont été créées en relation avec ce produit.
Par défaut, un an d'historique vous est montré. On peut changer les dates et appuyer sur le bouton Nouvelle recherche pour changer la sélection de fiches trouvées. Le bouton +/- 1 an permet de reculer d'un an à chaque fois. Pour avancer d'un an, tenez la touche Alt enfoncée quand vous cliquez sur le bouton.
Le type d'écriture est un menu popup qui contient Tous, Achats, Ventes. Tous affiche indifféremment achats et ventes.
Par défaut la liste des écritures est triée par Numéro de journal. Pour trier sur une autre colonne, cliquez sur l'en-tête de la colonne désirée. Pour changer l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur l'en-tête: un triangle pointant vers le bas (ou le haut) indique le sens du tri. La colonne T indique le type d'écriture: A pour Achats, V pour Ventes.
Vous pouvez double cliquer sur une ligne d'écriture pour voir l'écriture au complet en tenant la touche Alt enfoncée. Si la touche Alt n'est pas utilisée, c'est le dossier qui vous sera montré.