Devises

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Pour créer une devise, cliquez sur le bouton + situé à droite de la zone des devises juste sous l'avertissement rouge.

Vous entrerez le pays de votre devise, qui génèrera automatiquement le nom de votre devise, son abréviation telle qu'elle sera imprimée sur vos formulaires (cette abréviation doit être unique pour chaque devise d'une même compagnie) ainsi que le compte fournisseur, le compte client et le compte de banque par défaut utilisés pour cette devise. Attention: le champ compte fournisseur, client et compte de banque ne sont plus modifiables lorsque vous avez validé une devise.

Le différentiel à appliquer au taux est un pourcentage (habituellement) à ajouter aux taux de base pour tenir compte de la différence entre le taux de conversion et le taux qui est effectivement chargé par la banque. Vous exprimerez ce différentiel en décimales: par exemple, 2,25% sera entré de la façon suivante: 0,0225. Vous pouvez avoir un différentiel différent pour les achats et les ventes. Si vous utilisez un seul différentiel indépendamment des achats ou des ventes, entrez le même taux dans achats et ventes.

TRT a été optimisé pour aller chercher automatiquement (boîte à cocher Mise à jour automatique à tous les jours) les taux de change de votre devise sur un site spécial de la <Banque du Canada>. TRT fournit l'accès au site français et anglais. Vous pouvez consulter ces sites en cliquant sur le bouton situé à gauche du champ. Le champ Site des données de conversion utilise un site de conversion spécial (que vous pouvez aussi consulter en cliquant sur son bouton «i» à la gauche du champ). Le nom ou abréviation de la devise sur le site web sera automatiquement fourni par TRT. Si vous achetez un bloc de devises à un taux fixe entre deux dates, vous décocherez cette boîte à cocher et vous entrerez plutôt le taux convenu avec la banque manuellement en cliquant sur le bouton + à droite de la zone des taux de change; entrez également la date de début du taux.

Il se peut qu'une journée donnée TRT semble ne pas importer de taux de change: il arrive parfois que le taux de change ne soit pas disponible et TRT sait reconnaître cet état de fait. De plus, la Banque ne publie ses taux qu'à 16h30 d'une journée ouvrable.

Vous pouvez également créer à la main vos propres fiches de conversion en cliquant sur le bouton + situé à droite de la zone des taux de change: vous entrez la date et le taux. Vous pouvez également modifier ces taux en faisant un double clic lent sur une cellule de la colonne Taux de change.

Vous pouvez importer un historique des taux en cliquant sur le bouton Importer, ce qui s'avère utile quand vous démarrez une nouvelle compagnie avec un historique. TRT conserve 2 ans de fiches de conversions pour éviter d'alourdir inutilement le fichier de données. TRT convertit la devise importée en devise par défaut, même si cette devise n'est pas en dollars canadiens.

Entrez également le nom de l'unité et le nom de la fraction tels qu'ils seront imprimés sur les chèques. Certaines devises n'ont pas de fractions (comme les Euros), le montant étant toujours «exact»: laissez alors ce champ à blanc. Mettez ces deux derniers champs au singulier: TRT s'occupe automatiquement de la forme plurielle. Lorsque vous assignez un modèle de chèque à utiliser, ce modèle a priorité sur tous les autres réglages lorsque cette devise est impliquée dans des achats ou des déboursés.

Les paiements électroniques deviennent de plus en plus répandus et dans ce contexte on voit apparaître sur les factures des numéros de compte associés à une devise de facturation, étant donné que l'on s'attend à être payé dans la même devise. On peut associer un modèle de facture français et un modèle anglais à une devise. Lors de l'impression de la facture, TRT reconnaîtra l'utilisation d'une devise et se servira de la langue du contact pour choisir automatiquement le modèle de facture à utiliser.

Chaque fournisseur (pour l'impression des chèques) et chaque client (pour l'impression des factures) peut se voir assigner une devise. Dans la fiche contact, sous les conditions particulières, un menu déroulant vous est présenté:

Cliquez sur ce menu déroulant pour faire apparaître la liste des devises si vous utilisez une devise autre que la devise par défaut. Le compte fournisseur ou le compte client par défaut de la fiche contact sera modifié en conséquence. Relâchez votre souris sur «Défaut» si vous voulez désassigner cette fiche Contact d'une devise particulière: la devise canadienne est la devise par défaut.

Vous pouvez également utiliser ce menu déroulant dans la charte des comptes, si vous voulez associer plus d'un compte de banque à une même devise, vous permettant ainsi d'utiliser plus d'un compte de banque quand vient le temps de faire un déboursé ou une recette.

Pour les paramètres de la devise par défaut, suivez ce lien.