Cette page est la continuité de la page précédente et est accessible en cliquant sur l'onglet Informations 2. Le contenu de cette page varie selon que votre contact est un fournisseur ou un client
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Ce bouton vous permet d'envoyer un courriel au contact que vous êtes en train d'éditer. Suivez ce lien pour la suite des informations.
Cette section permet de créer autant de numéros de téléphone que désiré, par opposition aux champs téléphone, poste et télécopieur de la page 1 qui, d'ailleurs, se retrouvent aussi dans cette zone. Toute interaction entre les champs de la page 1 se répercute dans cette section et vice-versa. Pourquoi cette redondance? Cette section est réservée aux utilisateurs de la version normale de TRT seulement.
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Pour créer un nouveau lien, sélectionnez d'abord cette section en cliquant dedans puis, la section étant sélectionnée, cliquez sur le bouton + au haut de l'écran. Une ligne vide sera créée. Entrez à la main un descripteur pour votre lien, ou mieux, utilisez le menu déroulant  au bout de cette colonne pour utiliser un item de la liste, illustrée dans l'image ci-contre. |
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Nous vous suggérons d'utiliser le menu déroulant à chaque fois que vous créez des liens de type courriel ou site web car TRT se base sur ces mots clés pour créer certains liens qui seront exploités lors de la facturation via internet. Si vous n'utilisez pas le menu déroulant, utilisez «site Web» et «courriel» très exactement dans vos descripteurs. Vous pouvez aussi laisser faire TRT lorsque vous avez un site web ou une adresse de courriel à entrer; entrez simplement l'adresse sans descripteur; TRT tentera de fournir le bon descripteur quand il repérera dans le champ de votre adresse:
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Vous pouvez modifier le contenu de cette liste en sélectionnant «Modifier», qui fait apparaître alors l'écran suivant:
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Vous pouvez ajouter un ou plusieurs items à cette liste en cliquant sur le bouton +: un dialogue vous demande d'entrer le texte de votre nouveau descripteur. Vous pouvez supprimer une ligne en la sélectionnant au préalable et en cliquant sur le bouton -. Les descripteurs Courriel, site web, télécopieur et téléphone sont toutefois des mots réservés par TRT et ne peuvent être supprimés. |
Pour supprimer un lien, sélectionnez d'abord le lien à supprimer en cliquant dans la ligne désirée, puis cliquez sur le bouton - au haut de l'écran.
Vous pouvez entrer jusqu'à 80 caractères dans le champ téléphone ou lien internet, ce qui ouvre bien des possibilités. Vous pourriez par exemple utiliser ce champ pour consigner d'autres informations que les numéros de téléphone; comme le contenu de cette section est accessible dans tous les journaux via le bouton dont l'icône est un téléphone, vous avez vraiment accès à ces informations aux bons endroits.
Ce champ n'apparaît que dans une fiche fournisseur et est en relation avec le rapport de comptes dûs, en particulier la colonne Dû le. Un champ du même nom existe aussi dans la fiche Produit et a préséance sur les réglages de la fiche Contact. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Le type de contact a peu d'impact, sauf le type Administratif. Vous cocherez Administratif si ce fournisseur est de type "utilté publique" (le gaz, l'électricité, le téléphone, etc.) Une boîte à cocher dans le rapport de comptes fournisseurs permet de ne sélectionner que ce type de fournisseur.
Ce champ n'apparaît que pour une fiche client et permet de lier la fiche courante à une autre fiche. Vous utiliserez ce champ pour, par exemple, lier des fiches enfants à une fiche parent. Le bouton Dupliquer à l'onglet 1 permet de créer automatiquement ce lien. Dans notre exemple, on voit que la fiche courante est liée avec 2 personnes: dans les fiches contact de ces deux personnes, on a entré le contact actuel:
Il est important de lier les fiches Enfants à la fiche Parent. Commencez donc par créer le payeur puis les autres membres de la famille que vous relierez au payeur et non l'inverse si vous désirez que cette caractéristique fonctionne correctement.
Par défaut, impression directe par l'imprimante est sélectionnée, ce qui est la façon classique d'imprimer les factures, notes de crédit, reçus, etc. Vous pouvez aussi choisir par création d'un fichier PDF si vous désirez, pour ce contact, créer des factures en format PDF que vous adjoindrez comme pièce jointe à un courriel. Ce fichier sera créé dans un dossier Fichiers PDF, lui-même dans votre dossier Comptabilité TRT. Si les deux options sont choisies, TRT imprimera à la fois de façon conventionnelle (une copie papier pour vos dossiers par exemple) et par création d'un fichier PDF. Note automatique créée à la page Notes de la fiche Contact une note à chaque création d'un fichier PDF, pour fins de suivi. Le texte de cette note, selon le contexte, peut ressembler à ceci: «Une facture en format PDF a été envoyée». Bien sûr, cette note est datée et porte les initiales de l'utilisateur qui l'a créée. Pièce jointe automatique est une fonctionnalité MacOS uniquement, qui fonctionne de concert avec le gestionnaire de pièces jointes: si vous imprimez un document en PDF à partir de TRT et si cette boîte est cochée votre document deviendra automatiquement une pièce jointe à votre écriture.
La génération de documents PDF sous windows présuppose qu'un pilote d'impression PDF a été installé sur votre PC.
Il est possible de paramétrer des réglages par défaut, par compagnie, pour les nouvelles fiches Contact.
Veuillez noter également que si votre contact est un fournisseur, les chèques ne sont pas envoyés par pdf ni adjoints comme pièce jointe. Seuls les bons de commande le sont.
Vous entrez un nombre dans ce champ. Ce champ servira à faire des recherches dans les rapports sur mesure pour retrouver des catégories de transactions semblables. Pour une introduction sur le sujet, suivez le lien suivant.
Le menu déroulant des devises sera invisible, sauf si vous avez créé des devises.
Cliquez sur ce menu déroulant pour faire apparaître la liste des devises. Relâchez votre souris sur "Défaut" si vous voulez désassigner cette fiche Contact d'une devise particulière: la devise canadienne est la devise par défaut.
Si une devise autre que la devise par défaut est assignée à un fournisseur ou un client, l'abréviation telle que définie à la page 9 des Paramètres apparaîtra juste à droite du montant total de la facture ou du chèque.
Il y a une relation entre le champ Compte fournisseur (ou Compte client) par défaut et le menu déroulant des devises: tout changement de l'un se répercute sur l'autre, pourvu que vous ayez entré les informations appropriées dans les champs des devises de la page 9 des Paramètres.
Veuillez toutefois noter que vos transactions antérieures avec ce contact ne seront pas modifiées pour refléter votre changement de compte par défaut; seules les nouvelles transactions seront affectées et un message en conséquence vous avertira.
Le but de cette fonction est de créer des groupes de fiches membres et d'utiliser ces groupes pour créer rapidement des sélections de fiches basées sur l'appartenance au groupe. Suivez ce lien pour plus d'explications. Ce que cette zone vous montre, c'est l'appartenance de la fiche contact à un ou plusieurs groupes. Pour changer le statut de l'appartenance, vous n'avez qu'à cliquer sur la ligne du groupe désirée pour faire apparaître/disparaître un crochet d'appartenance.