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bouton écran principal Nouveau dossier |
C'est par cet écran que vous créez un dossier qui mène à la facturation de vos clients: la facturation se fait toujours dans le cadre d'un dossier. Au départ, seuls les boutons Nouveau et Chercher sont accessibles. L'écran ci-dessus vous montre un dossier complet contenant plusieurs factures et plusieurs paiements. Nous allons diviser ce document en 3 parties correspondantes aux 3 sections sur l'écran: dossier, factures et paiements.
Ces boutons vous permettent de naviguer d'un dossier à l'autre à partir du dossier courant. La navigation se fait sur la base du numéro de dossier: on se promène d'un numéro à l'autre. Ce passage tient aussi compte de la notion de départementalisation: seuls les numéros de dossiers appartenant au département courant sont montrés.
Ce bouton popup en forme de drapeau sert à attacher des pièces jointes au dossier. Ces pièces jointes peuvent être des documents pdf, des documents texte, Excel, Word, des images numérisées ou non. Suivez ce lien pour plus d'informations. On retrouve aussi ce même bouton dans la section des paiements: lorsque vous sélectionnez une ligne dans cette zone, le bouton devient activé et vous pouvez alors attacher des pièces jointes à chaque écriture, par opposition au dossier courant.
Ce bouton annule tous vos changements. Ce bouton est inactif à partir du moment où vous créez une nouvelle facture.
Ce bouton sauvegarde tous vos changements. Attention: la portée de ce bouton est globale: si vous avez créé une facture et ajouté des lignes d'écriture, cliquer sur ce bouton valide tout. En d'autres mots, ce bouton valide tout ce qui a pu se passer sous lui.
Le numéro de dossier est indiqué dans le coin supérieur gauche de l'écran. Un bouton Chercher permet de trouver précisément un dossier désiré.
Ce menu contient les groupes que vous avez créés. Un rapport par groupe permet d'afficher des statistiques pertinentes pour chaque groupe. Pour créer un groupe allez dans le menu Contacts / Groupes et cliquez sur le bouton +.
Un groupe est une série de valeurs par défaut destinées à éviter les répétitions d'origine, de destination, de date de départ, de date de retour et d'itinéraire aérien quand plusieurs passagers font partie d'un même groupe.
Ce bouton crée un écran vierge avec un nouveau numéro de dossier. Vous pouvez créer autant de dossiers vierges que désiré. On peut créer un dossier à un numéro désiré en tenant la touche Alt enfoncée quand on clique sur ce bouton. Par défaut, TRT fera apparaître dans un dialogue saisissable le numéro courant que vous pouvez changer. Avant de procéder, TRT fera une vérification pour s'assurer que ce numéro n'est pas déjà utilisé.
Ce bouton vous amène un dialogue de recherche et de choix de dossier. Suivez ce lien pour plus d'informations. Vous pouvez chercher autant de dossiers que désiré en cliquant au besoin sur ce bouton.
Vous pouvez créer 4 types d'itinéraires: vol, croisière, hébergement et autre. Origine, destination, date de départ, date d'arrivée, bouton Itinéraire: tout ce qu'il vous faut pour créer un itinéraire. Entrez d'abord l'origine et la destination, la date de départ et la date de retour puis cliquez sur le bouton Itinéraire (suivez ce lien pour plus d'informations) pour entrer les détails de l'itinéraire.
L'origine et la destination accueillent des codes d'aéroports pour l'itinéraire par air. Si vous ne les connaissez pas par coeur, faites apparaître une liste d'aéroports par le menu Utilitaires > Aéroports. Une liste d'aéroports apparaîtra à droite de votre écran. Vous pouvez chercher un aéroport et, lorsque trouvé, faire glisser la ligne du résultat directement dans le champ origine ou destination, ou taper le code à la main.
Lorsqu'un dossier contient au moins un itinéraire, une marque √ apparaît à gauche du bouton.
Par défaut, quand vous créez un nouveau dossier, c'est l'ID de l'agent qui crée le dossier qui est attaché au dossier. D'où provient cet ID? de la fiche Employé, car il y a un lien obligatoire entre la fiche employé et l'utilisateur courant. Un administrateur peut changer l'assignation de cet ID au dossier.
Vous utiliserez ce champ si vous désirez facturer une tierce partie qui ne fait pas partie des passagers. Entrez le début du nom (ou le début d'un mot de nom d'entreprise, dans le cas d'un client corporatif) et appuyez sur la touche TAB.
C'est dans cette zone que vous entrez vos passagers. Essayez de créer le payeur comme premier contact: on verra plus loin son utilité dans la création d'une nouvelle facture. Si vous vous trompez et que vous entrez le véritable payeur, par exemple, comme deuxième passager, vous pouvez cliquer sur sa ligne et la faire glisser en première position pour changer l'ordre.
Les passagers doivent cependant exister comme contacts. Si un contact n'existe pas, allez dans le menu Contacts / Ajouter ou cliquez sur le bouton +. TRT utilise des ID uniques pour vos contacts. Vous n'avez pas à vous souvenir de ces ID: entrez plutôt le début du nom (ou le début d'un mot de nom d'entreprise, dans le cas d'un client corporatif) et appuyez sur la touche TAB: TRT substituera l'ID du contact si une seule fiche est trouvée, sinon il fera apparaître une liste de choix de contacts:
Sélectionnez une ou plusieurs fiches Contact. Pour une sélection continue, utilisez la touche Majuscule. Pour une sélection discontinue, utilisez la touche Commande sous Macintosh, Contrôle sous Windows.
Vous pouvez également entrer le début du nom, une espace ainsi que le début du prénom de quelqu'un: TRT utilise la recherche sur le nom et le prénom pour faire apparaître des listes moins considérables. Par exemple, TREM LU fera apparaître tous les Tremblay dont le prénom commence par Lu. Si ce contact contient des contacts liés (par exemple, vous entrez comme client un père qui a des enfants) et que ces liaisons ont été faites entre fiches contact, TRT fera apparaître automatiquement les fiches liées du contact que vous entrez. Il est important de noter que si vous entrez un contact "enfant", TRT ne fera apparaître que cette fiche. Les enfants d'un parent seront automatiquement retrouvés si vous entrez le code du parent. Vous pouvez sélectionner plus d'un contact dans cette liste: utilisez la clé Shift (Majuscule) pour faire des sélections continues, la touche Commande (Contrôle sous Windows) pour faire des sélections discontinues. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Le bouton 
permet d'accéder à la fiche contact de la personne sélectionnée. Le bouton 
permet d'ajouter une ligne de contact. Le bouton - permet de supprimer une ligne de contact. La colonne Notes indique si des notes sont attachées au contact.
Le bouton 
permet de dupliquer le contact du passager sélectionné. Nous vous suggérons cependant de dupliquer la première fiche, de sorte qu'à l'avenir quand vous appelez la première fiche dans un nouveau dossier, toutes les fiches liées apparaissent automatiquement.
Ce bouton vous permet de créer des notes au dossier courant. Lorsque des notes sont présentes au dossier, une encoche est présente juste à gauche du mot Notes, comme ceci: √ Notes. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Ce bouton appelle l'impression du rapport historique du dossier. Quelques particularités:
Ce bouton permet d'imprimer, un peu comme dans l'historique, un récapitulatif des transactions du dossier, à l'intention du client. C'est pourquoi ce bouton est un bouton popup: en cliquant dessus, il vous donne la possibilité d'imprimer le récapitulatif en français, en anglais et, en tenant la touche majuscule enfoncée, de l'envoyer par courriel.
Les factures sont montrées dans un menu popup juste à droite du mot Factures. Ce menu vous permet d'accéder à toutes les factures du dossier. Vous pouvez créer une nouvelle facture par le bouton Nouvelle facture, ou renverser une facture existante par le bouton Renverser. Pour une facture donnée, vous voyez le détail dans la zone qui contient Produit, Qté, Prix, etc. Vous pouvez déplacer les lignes de cette zone par la technique de cliquer glisser habituelle pour changer l'ordre d'apparition des lignes de la facture.
La zone du texte au bas de la facture est modifiable et se base sur la présence, par ordre de priorité:
Ce message peut être stylisé. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître un menu contextuel avec lequel vous pouvez spécifier une police, une taille, un style, une couleur sur votre texte préalablement sélectionné.
Quand une nouvelle facture est créée, un numéro lui est assignée automatiquement par TRT dans le menu popup juste à droite du mot Factures. L'écran se présente maintenant comme ceci:
Le registre des modifications apparaît quand votre écriture a été modifiée. Un clic sur ce bouton permet de faire apparaître la liste des modifications à l'écriture.
Le bouton en forme de calepin permet de visualiser/éditer la remarque comptable qui est attachée à votre écriture. Vous l'utiliserez comme aide mémoire si vous faites des choses hors de l'ordinaire avec une écriture.
Le bouton d'impression lorsque cliqué fait apparaître un menu popup de choix:
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On peut imprimer la facture dans la langue du client, au choix. De plus, si vous tenez la touche majuscule enfoncée quand vous faites votre choix, vous accédez à un dialogue d'envoi de courriels. Suivez ce lien pour plus d'informations. TRT se basera sur la première ligne de facture et sur les passagers qui auront été cliqués dans l'écran de saisie de la ligne pour déterminer quels passagers apparaîtront sur la facture. |
Facturé A: on voit que le premier contact est automatiquement utilisé par TRT comme contact principal auquel toutes les écritures sont attachées sur le plan comptable. Il en ressort qu'il est préférable de créer le payeur comme premier contact. Si le premier contact n'est pas le payeur, changez l'ID du payeur en conséquence (en entrant son ID, son code contact ou son nom), étant donné que chaque contact est précédé de son ID dans la partie Passagers au haut de la partie Factures. Dans le cas d'une facture existante, TRT assignera également le nouveau contact aux recettes liées à la vente.
Vous pouvez changer la date de facturation si désiré, même d'une écriture existante. Changer la date change aussi la date des écritures liées: dans le cas d'une vente, les dates d'écritures d'achat seront aussi modifiées. Les dates des recettes liées ne sont pas changées.
La devise de l'écriture est automatiquement choisie par le premier produit que vous insérez dans la facture, étant donné que chaque produit se voit assigné une devise pour la vente. TRT vous empêchera de créer des lignes de produits appartenant à des devises différentes; si tel est votre désir, créez plus d'une facture.
Du le indique la date où le paiement est dû. Cette date est modifiable mais elle est toujours, par défaut, la date la plus rapprochée de la date de facture selon les paramètres de produit de chaque ligne d'écriture.
Agent (préséant): il arrive que vous entriez des factures pour un autre agent. Si c'est le cas et que l'agent en question est différent de l'agent assigné au dossier (l'agent au haut de l'écran), vous pouvez ici entrer l'agent qui sera attaché à cette facture. Notez que si vous changez cet agent à une facture existante, le changement sera enregistré avec la facture, ce qui signifie que vous pouvez changer l'agent préséant autant pour une nouvelle facture que pour une facture existante. Lorsque vous examinez une facture existante et qu'il n'y a rien dans ce champ, c'est que la facture a été assignée à l'agent du dossier, sinon ce champ contiendra l'agent assigné à la facture. Cette assignation se fait facture par facture.
De nouveaux boutons sont apparus, dans la partie gauche de l'illustration ci-dessus. Le bouton + permet d'ajouter des lignes d'écriture, une par clic sur le bouton. Le bouton - sert à supprimer une ligne. Le bouton juste à gauche du bouton + permet d'examiner le détail d'une ligne que nous avons créée avec le bouton +. Si on clique sur le bouton +, une nouvelle ligne est créée. Entrez un code produit sous la colonne Produit, ou entrez une partie du nom du produit: le début d'un mot (3 lettres minimum) de la description est suffisant puis appuyez sur la touche TAB pour actualiser votre choix. Si TRT ne peut trouver un produit unique avec les caractères que vous avez entré, il fera apparaître une fenêtre de choix:
Si le produit choisi a une devise qui lui est attaché, TRT enverra un message à l'effet que la devise de la facture est automatiquement changée:
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À partir de ce moment, tous les autres produits que vous ajoutez à la facture courante seront facturés dans la devise choisie. Il vous appartient d'être vigilant pour ne pas mêler des produits ne devant pas être mêlés. Plus besoin de m'avertir: j'ai compris. Ce bouton lorsque cliqué fait en sorte que cet avertissement ne se représentera plus pendant toute votre session de travail dans TRT. |
Après avoir choisi un produit, l'écran suivant apparaît:
Par défaut, tous vos passagers sont sélectionnés. Vous pouvez désélectionner des passagers en décliquant la boîte à cocher à la gauche de leur nom. Pour tous les sélectionner, cliquez dans l'entête de cette colonne: ils seront alors tous sélectionnés. Alternativement, quand ils sont tous désélectionnés, cliquer dans l'entête les resélectionne tous.
Vous pouvez compléter les champs en blanc sur cet écran. Quand vous avez terminé, cliquez sur le crochet pour fermer la fenêtre. Si vous voulez revenir dans cette fenêtre pour modifier des détails, cliquez sur le bouton juste à gauche du bouton +. Ce bouton apparaît quand vous êtes en mode de création de facture, mais disparaît quand la facture a été validée. Dans le contexte où vous désirez revoir le contenu d'une ligne d'écriture d'une facture déjà validée, double cliquez sur la ligne désirée en prenant soin de double cliquer partout sur la ligne sauf dans le champ Produit. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Le bouton permet d'agrandir le champ de produit ou de conditions pour avoir une meilleure vue d'ensemble du texte.
Les champs TPS et TVQ à gauche du libellé Taxes de vente doivent être entrés à la main si le contexte s'y prête. On peut utiliser ces champs comme une calculatrice directement en commençant par entrer le signe = (comme dans Excel). Par exemple, si vous entrez =3*4 en changeant de champ par la touche Tab, le résultat 12 apparaîtra dans le champ.
Quand la commission agence est un pourcentage, la commission est calculée par rapport aux champs Qté * Prix. Pour une commission en $, la commission n'est pas multipliée par la quantité. Pour un NET, il n'y a pas de commission. De plus en ce qui concerne le NET, on doit changer le montant de la colonne Total pour le montant dû au fournisseur incluant les taxes de vente (TPS...). Les colonnes Comm $, TPS et TVQ doivent alors être vides dans ce contexte.
Les taxes sur commissions sont gérées par un paramètre global dans lequel vous pouvez spécifier le code de taxes pour votre agence. De plus, chaque fiche produit a son propre code de taxes sur commissions si vous devez utiliser un autre code de taxes que le code par défaut: dans ce cas, le code de taxes de votre produit a préséance sur le code par défaut.
Le montant versé au fournisseur: un clic sur le montant à droite du mot "Fournisseur" fait apparaître une fenêtre qui détaille comment ce montant est calculé:
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Attention: le total peut ici contenir des taxes, mais ces taxes ne seront pas prises en compte si le code de taxes du produit vendu est absent ou nul côté achats. Dans une vente, c'est le code de taxes du produit côté ventes qui a préséance sur tout autre réglage. |
L'utilisation de certains produits génère l'apparition de certains boutons selon le contexte:
Quand on utilise un produit d'assurance, le bouton Assurance apparaît, qui permet d'acheter l'assurance directement chez le fournisseur. Suivez ce lien pour plus d'informations. L'apparition de ce bouton est en relation avec le fait que ce produit a été désigné au départ comme un produit d'assurance.
Cette zone est en rapport avec les commissions. Le montant ou le taux de la commission est reporté automatiquement dans la zone de défilement à droite. Le total de la taxe sur commission est la somme des colonnes TPS et TVQ. On peut changer le contenu de chaque colonne sauf la colonne Comm $ qui est calculée sur la base des autres colonnes. On pourrait, par exemple, avoir facturé 900 $ au client mais baser la commission sur 800 $: on irait alors changer le 900 $ sous la colonne Montant pour 800 $ et les autres colonnes se recalculeraient automatiquement. Le bouton + permet d'ajouter une ligne de commission dans les cas de calculs complexes: vous pouvez ainsi, par exemple, avoir une ligne de commission à 850 $ et une autre à 50 $ avec chacune leur propre taux de commission. Le bouton - permet de supprimer une ligne de commission créée par mégarde. Vous pouvez également changer les montants des taxes à la main en cas de différence entre la facture du fournisseur et les calculs de TRT. Ces changements seront conservés dans votre facture. Le montant qui apparaît au bas de la colonne TVQ est le résultat de la colonne Montant - la colonne Comm $ - la colonne TPS - la colonne TVQ.
La commission agent peut être directement modifiée à la main par les administrateurs sur une écriture existante. Même si ce champ n'a pas l'air modifiable, il l'est: vous n'avez qu'à cliquer dessus pour l'éditer.
La boîte à cocher cacher cette ligne à l'impression de la facture permet, lorsque cocher, de ne pas faire apparaître sur la facture cette ligne.
De retour dans l'écran principal de la facture, quand un produit est désigné comme produit touristique (au Québec), un bouton Ajouter FI apparaît:
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Ce bouton sert à la fois de rappel que le FI doit être calculé pour cettte facture et sert également à créer cette ligne et à calculer le FI pour vous. Vous utiliserez donc ce bouton quand vous n'avez plus de lignes à créer dans votre facture. D'ailleurs, si vous tentez de valider cette facture sans avoir créé la ligne de FI, TRT vous demandera confirmation. Le taux de la FICAV est automatiquement mis à jour par TRT et sera choisi sur la base de la date de votre facture. |
Le bouton d'impression est un bouton popup qui, cliqué, vous demande de choisir la langue pour l'impression de votre facture.
Ce bouton vous offre de créer une note de crédit. Les montants seront négatifs et l'impression affichera "Note de crédit".
Ce bouton est disponible que ce soit un achat ou une vente qui est sélectionné.
Dans le contexte d'un achat, seules les lignes de produit vous seront montrées. Double cliquer sur une ligne permet de voir les détails de l'achat. Seules les informations relatives à la commission sont modifiables ainsi que les notes:
Ce bouton calculatrice permet d'afficher une calculatrice pour vous permettre de calculer des montants de taxes à rebours. Suivez ce lien pour plus d'informations.
On peut attacher un itinéraire à une facture. Dans ce cas, lors de l'impression de la facture, l'itinéraire de la facture a préséance sur l'itinéraire du groupe si présent. De plus, toute modification à l'itinéraire d'un groupe modifie les itinéraires groupe de tous les dossiers qui utilisent ce groupe mais les itinéraires de factures ne sont pas affectés.
Ce bouton est visible seulement si vous avez des dossiers à traiter. Les écritures de ces dossiers proviennent de l'import en mode TRT et doivent être révisées et approuvées avant de devenir de vraies écritures. Vous devez donc cliquer ce bouton et double cliquer chaque ligne de l'écriture, modifier ce qui doit être modifié, puis valider la ligne d'écriture pour la transformer en vraie vente.
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Un dossier peut contenir plus d'une facture. Quand c'est le cas, un menu popup contenant les factures au dossier apparaîtra. Pour examiner une facture, sélectionnez-la dans le menu popup est ses détails apparaîtront. |
Montrer les écritures renversées n'est pas coché par défaut. Lorsque coché, permet de voir toutes les écritures de renversement qui sont générées quand on modifie une écriture.
Facture courante seulement, lorsque cochée, affiche uniquement les écritures reliées à la facture sélectionnée, ce qui permet d'épurer la section des paiements en cas de facturation multiple pour se concentrer sur les écritures pertinentes à la facture sélectionnnée.
La section Paiements vous permet d'accéder aux ventes et aux achats, selon que vous cliquez sur le bouton radio achats ou ventes. Les achats sont générés par TRT et sont modifiables directement en sélectionnant d'abord une ligne et en cliquant sur le bouton Modifier.
Lorsque vous cliquez sur une ligne dont le numéro de facture se répète sur d'autres lignes, ces lignes changent de couleur (bleue) tel qu'illustré à la figure suivante, pour vous permettre de repérer facilement les autres membres d'une même facture. Vous pouvez également trier par numéro de facture en cliquant sur l'en-tête Nº facture (ou sur n'importe quelle autre en-tête). Rappelons que la lettre qui suit le numéro de journal désigne le type d'écriture: V pour vente, R pour recette, A pour achat, D pour déboursé. La colonne Référence n'est montrée que dans la section des Achats parce qu'elle vous permet de voir par numéro de référence quels achats correspondent à quelle vente.
Ce bouton crée une recette. Si une ligne de vente est sélectionnée au préalable, la recette sera attachée à la vente. Si aucune vente n'est sélectionnée, le dialogue suivant apparaîtra:
TRT n'utilise pas le compte client par défaut dans le cas d'une telle transaction: TRT utilise plutôt le compte de dépôt client des paramètres comptables.
La colonne Référence n'est montrée que pour les achats, puisque c'est lorsqu'on paie un fournisseur qu'un numéro de référence est fourni. Si la recette est négative, le bouton d'impression apparaîtra, vous laissant la possibilité d'imprimer un chèque de remboursement.
Ce bouton est activé quand vous sélectionnez une ligne de recette négative. Il permet d'associer une nouvelle vente à une écriture de recette annulée. Quand vous cliquez le bouton, TRT vous offre une liste de ventes éligibles au transfert:
Cliquez la ligne qui vous intéresse; le dialogue se ferme et le transfert se fait. Spécifiquement, TRT créera une nouvelle écriture de Recette et réduira le solde de la vente du montant de la recette. Utilisez la ligne de la recette négative (celle qui est générée par le bouton Annuler) que vous double cliquerez pour aller imprimer un chèque de remboursement.
Ce bouton est activé quand vous avez créé une recette qui n'est pas attachée à une vente, recette que vous créez par le bouton Nouveau ci-haut. Un dialogue montrant les ventes du dossier apparaît, vous sélectionnez une vente à laquelle attacher la recette dans ce dialogue et TRT finit le travail pour relier les deux.
La colonne $ indique le mode de paiement:
La colonne Fourn indique quel est le fournisseur associé à la recette du produit.
Ce bouton est activé dans les conditions suivantes: