Un projet est une façon de ventiler vos revenus et vos dépenses selon un critère de plus que le compte de charte des comptes qui leur est habituellement associé. Supposons que vous héritiez d'un contrat de vente important. Imaginons que ce contrat nécessite des investissements considérables et qu'il vous rapportera en contrepartie des revenus substantiels pour de nombreuses années. Si vous vous posez la question "Combien ce contrat m'a-t-il apporté?", vous êtes mûr pour la notion de projet. Contrairement au rapport de ventes par client qui ne vous donne que les ventes (sans les dépenses), la notion de projet vous donne les revenus et les dépenses encourues pour le "projet".
Autre exemple: vous décidez d'ouvrir une succursale de votre entreprise. Votre analyse prévoit rentabiliser ce "projet" en deux ans. Au tout début, ce projet entraînera des dépenses, que vous voudrez rattacher d'une façon ou d'une autre à ce projet. Avec le temps, cette succursale générera des revenus. Les rapports de projets vous permettent, entre deux dates, de générer une colonne de revenus, de dépenses et de différence entre les deux, vous permettant ainsi de déterminer la rentabilité de votre projet de succursale. Pour les avocats, les notaires et certains professionnels de la santé, chaque client peut devenir un projet parce que chaque client est susceptible de générer des revenus et des dépenses. Pour un avocat, ces dépenses sont du temps passé au dossier, des photocopies, des téléphones, etc. La notion de projet vous permet de déterminer le revenu net pour ces clients.
Autre exemple: vous êtes une firme de communications ou de graphisme et un client vous accorde un contrat de publicité. Comme ce client est susceptible de vous accorder d'autres contrats, il est important sur une base de contrat (projet) de déterminer la rentabilité du projet, d'où la nécessité de ventiler par la notion de projet chaque revenu et chaque dépense attribuée au contrat.
Comment ça fonctionne? Il faut d'abord créer un projet. Deux types de projets peuvent coexister dans TRT.
Si vous voulez créer tous vos projets d'un seul coup, cliquez sur le bouton Projets dans l'écran principal ou l'élément de menu Projets du menu Comptabilité. Vous aurez alors accès à un écran où vous pourrez les créer.
Si vous voulez créer vos projets au fur et à mesure, vous utilisez les journaux comme d'habitude (achats, ventes, général, ajustements d'inventaire). Dans l'espace réservé aux projets, tapez le début du nom de votre projet, par exemple "succur", suivi de la touche Tabulation, comme dans l'exemple suivant:
La fenêtre ci-contre vous apparaîtra:
Cliquez sur le bouton +; un dialogue vous demandera le nom de votre projet. De retour dans la fenêtre précédente votre nouveau projet sera automatiquement sélectionné. Cliquez sur le bouton OK et le tour est joué. TRT substituera son propre code au projet que vous venez de créer, quelque chose comme P00001. Vous n'avez pas à vous préoccuper de ce numéro: à chaque fois que vous voudrez utiliser un projet, tapez simplement les premières lettres de votre projet, TRT s'occupe du reste.
Vous utiliserez ce projet à chaque ligne de transaction qui concerne ce projet. Si, comme c'est souvent le cas, vous oubliez d'assigner un projet à une ou plusieurs lignes d'une transaction déjà validée, vous pouvez modifier les projets de cette transaction (c'est une des modifications permises par TRT à une transaction existante) en cliquant sur le bouton Projets, accessible de l'écran principal, ou en utilisant l'élément Projets du menu Comptabilité, ou en utilisant l'élément Modifier une transaction du menu déroulant Fonction et en tapant le numéro de journal de la transaction à modifier.
La fiche Contact contient un champ Projet par défaut. Lorsque rempli, tout achat ou toute vente (incluant les entrées répétitives et les entrées partielles) selon le type de contact verra chaque ligne de transaction utiliser le projet par défaut assigné à la fiche Contact.
Le point de départ se situe à la rubrique Départements ou projets de la page 1 des Paramètres, accessible par le menu déroulant Fonctions:
Les projets comptables sont nés du besoin de produire des rapports financiers par départements ainsi que de la nécessité d'assigner des budgets à des projets ou des départements, ainsi que d'étudier la performance de ces derniers en faisant les comparatifs habituels entre périodes ou entre budgets.
Les projets non comptables voient leurs attributions se faire en assignant un code de projet à chaque ligne de transaction visée. Vous êtes libre d'assigner ou non un code. Les rapports de projets vous présentent des colonnes pour les revenus, les dépenses et les comptes de bilan, entre les dates de votre choix. Et c'est tout.
Les projets comptables (répétons-le: cette notion peut coexister avec les projets non comptables; vous êtes libre de choisir le style qui vous convient; vous pouvez même utiliser les deux) sont basés sur une ventilation de votre charte des comptes. Dans ce contexte, le nombre des comptes de la charte augmente du nombre de projets/départements que vous créez. Comme les comptes de charte des comptes ont déjà comme propriété d'être comparables sur le plan des périodes et des budgets, il devient donc «automatique» de comparer des projets ou des résultats par départements. La notion de projet ou de département est théorique; en réalité elle ne change pas les calculs. C'est vous qui définissez vos comptes comme ayant l'attribut d'un département de votre entreprise ou d'un simple projet. Comment distinguer, dans le numéro de compte, la partie appartenant au compte proprement dit de la partie appartenant au département ou au projet? En spécifiant, comme à la figure précédente, le nombre de caractères à partir de la droite désignant le département/projet. Supposons une charte des comptes à 7 caractères dont les deux derniers sont assignés aux départements/projets. Nous pourrions avoir les comptes suivants:
6660-01 Dépenses de bureau, Département Montréal
6660-02 Dépenses de bureau, Département St-Laurent
Il ressort de cette stratégie que les comptes commençant par 6660 se rapportent aux dépenses de bureau et que nous désirons ventiler ces dépenses par département. En votant 2 caractères pour les départements (ici 01 et 02 sont utilisés), nous pouvons créer avec cette stratégie jusqu'à 100 départements/projets. Si nous avons besoin de plus de 100 départements/projets, deux choix s'offrent à nous: augmenter nos comptes de charte des comptes à 7 caractères et utiliser 3 caractères à partir de la droite (nous donnant ainsi 1000 départements/projets possibles; appelons ceci une combinaison 4/3) ou utiliser une combinaison 3/3 au lieu de 4/2 comme dans notre exemple ci-dessus. Toutes les combinaisons sont possibles jusqu'à un maximum de 5 caractères à partir de la droite, ce qui donnerait une combinaison théorique jusqu'à 4/5 étant donné que les numéros de compte de TRT ne peuvent avoir plus de 9 caractères.
Le fait que vous mettiez Ø caractère (la valeur par défaut de TRT) indique votre désir de ne pas utiliser ce type de stratégie de départements/projets. Si vous désirez vous prévaloir de cette nouvelle fonctionnalité dans une comptabilité en cours d'exercice, il vous faudra décider d'une combinaison. Inspirez-vous des discussions précédentes pour vous aider. Si vous décidez d'augmenter le nombre de caractères assignés, il faudra changer le nombre de caractères dans chaque compte de votre charte. La plupart de nos clients ont des comptes à 4 chiffres. Supposons que nous désirons maintenant 7 chiffres, dont les 2 derniers seront réservés aux départements/projets.
Commencez d'abord par changer les bornes de vos comptes. La figure suivante montre le résultat:
Le fait de changer le nombre de caractères du compte d'actif modifiera automatiquement le nombre de caractères en conséquence de tous vos comptes de charte des comptes en ajoutant des zéros supplémentaires à vos comptes. Vous n'aurez pas à renuméroter chaque compte individuellement.
Si vous changez le nombre de caractères alloués à vos départements/projets, TRT tentera de créer des départements/projets basés sur votre nouvelle numérotation, tel que montré à la figure suivante:
Vous pouvez accéder en tout temps à cette fenêtre en cliquant sur le bouton des yeux à la droite de la case de saisie du nombre de caractères à réserver pour nos départements/projets. Vous pouvez ajouter à la main des projets en cliquant sur le bouton + et en remplissant les espaces appropriés des informations pertinentes. Vous pouvez supprimer des projets en cliquant dans la ligne à supprimer et en cliquant ensuite sur le bouton -.Vous pouvez changer le libellé de vos départements/projets de même que leur libellé sur les rapports.
La prochaine étape consiste à créer ou à modifier vos comptes de charte des comptes selon vos départements/projets. Vous pouvez créer rapidement les nouveaux comptes afférents à votre nouveau département/projet en cliquant sur le bouton Comptes, qui vous amène à l'écran suivant:
À titre d'exemple, ici nous avons créé un nouveau compte 5020-01 vis-à-vis du compte 5020-00. Par défaut, ce compte aura comme description la même description que le compte 5020-00 à moins que, comme dans la figure suivante, nous ayons changé sa description:
Aussitôt après avoir cliqué sur le bouton OK, TRT créera les nouveaux comptes.
Lorsque vous créez de nouveaux comptes ou que vous modifiez des comptes existants directement à partir de votre charte des comptes, TRT surveille le nombre de derniers caractères que vous avez choisis et est ainsi en mesure de déceler si vous tentez de créer un nouveau département/projet. Si tel est le cas, le dialogue suivant vous est présenté:
Comment utiliser ces départements/projets? Simplement, dans vos transactions, en utilisant le numéro de compte désiré, ce numéro de compte pouvant effectivement contenir une référence à un département/projet.
Est-il possible de transférer les anciens projets aux nouveaux? La réponse à cette question n'a de sens que pour ceux et celles qui utilisaient TRT au moment de la publication de cette note. Il n'y a pas de moyen miraculeux ou d'outil de transfert entre les projets extra comptables et les projets selon la nouvelle notion. Si vous y tenez vraiment, il vous faudra renverser les écritures désirées et les refaire avec les nouveaux numéros de comptes.
| Projets non comptables | Projets comptables |
|---|---|
| Se créent au vol dans les transactions ou par le gestionnaire de projets | Se créent au vol dans les transactions ou par la fonction Charte des comptes et en réservant d'abord un certain nombre de caractères dans chaque compte |
| S'assignent en insérant un code de projet à l'extrémité de chaque ligne de transaction | S'assignent en utilisant dans les transactions des comptes de charte des comptes spécifiques à chaque département/projet |
| Le rapport de projets ne donne pas d'états financiers formels | Les rapports sont des états financiers |
| Possiblité de consolidation limitée à un type de rapport (groupé); impossible de voir une consolidation projet par projet à moins d'afficher le rapport de projets groupé projet par projet | Possibilité de consolidation plus souple; chaque projet peut s'afficher consolidé |
| Affichage fixe de projets décidé avant d'afficher le rapport | Affichage flexible de chaque projet quand le rapport est déjà affiché |
| Les budgets sur les projets ne s'affichent que pour le rapport groupé ou sommaire, mais pas pour les comptes qui n'ont pas de dépenses rattachées | Les budgets sur les projets s'affichent pour une plus grande variété de rapports; on peut forcer l'affichage d'un compte comportant un budget même si son solde est nul |
| Faciles à assigner et à désassigner d'une écriture existante | Désassigner d'une écriture existante oblige le renversement de l'écriture, à moins qu'on veuille lui substituer un autre compte (par la fonction Modifier une écriture) |
| Le nombre de comptes de charte des comptes reste inchangé | Le nombre de comptes de votre charte des comptes peut exploser |
| Ce type de projet est habituellement destiné à des projets éphémères par définition | Ne serait-ce que pour le simple fait que des comptes de charte des comptes sont créés (donc ineffaçables tant que des transactions leur sont attachés), ces projets devraient être créés quand ils ont un caractère de permanence |
| On ne peut faire directement de rapports comparatifs entre budgets ou entre périodes | Les rapports comparatifs permettent une comparaison directe entre budgets ou entre périodes |
| Leur implantation ne nécessite aucune modification à la charte des comptes | Vous devrez vraisemblablement ajouter un ou plusieurs chiffres à la structure de vos comptes de charte des comptes |
La notion de projet non comptable (ou de département) s'applique également à deux endroits: