Le bouton Nouveau paiement est activé quand vous sélectionnez une ligne qui a un solde. Cet écran contient un bouton d'impression de chèque de remboursement (selon le contexte) ou de reçu. La date et la date payée sont deux données différentes: la date est toujours la date du jour de création de la facture; la date payée est la date réelle du paiement et cette date est modifiable. C'est cette dernière qui apparaît dans la section des paiements lors de l'impression d'une facture.
Ce bouton fait apparaître le dialogue suivant:
Vous n'avez qu'à entrer le numéro du chèque, le montant payé si différent du montant à payer et au besoin de choisir la banque dans laquelle sera déposée le chèque. Le champ remarque contient automatiquement le numéro de la facture, pour un repérage plus facile ultérieurement.
Si la transaction est en devise autre que la devise par défaut, elle sera indiquée (USD dans notre exemple) ainsi que son taux, que vous pouvez modifier, de même que le frais bancaire associé. Imprimer sur facture, lorsque cochée, fera en sorte que sur la facture imprimée le montant converti sera affiché, sinon c'est uniquement le montant en devise qui sera affiché. Le montant converti n'apparaît jamais sur un chèque. Un chèque n'est imprimé que si le montant est négatif: TRT comprend que vous voulez faire un remboursement par chèque, sinon c'est une facture qui sera imprimée quand vous cliquez sur le bouton d'impression.
Vous n'avez qu'à entrer le montant payé si différent du montant à payer et au besoin de choisir la banque dans laquelle sera déposée le montant. Le champ remarque contient automatiquement le numéro de la facture, pour un repérage plus facile ultérieurement.
Dans ce contexte, vous utilisez la carte de crédit du client pour payer directement le fournisseur.
La section carte de crédit fera apparaître un numéro de carte pour le payeur sélectionné, si vous avez déjà inscrit un numéro de carte dans la fiche du contact. Il est toutefois possible de créer au vol cette inscription à la fiche contact en entrant le numéro de carte et en cliquant sur le bouton + situé à droite du numéro. Le bouton 
à gauche vous permet de voir le numéro sans les puces si vos privilèges le permettent. En cas de date invalide ou de carte périmée, un avertissement en rouge que vous ne pouvez pas manquer vous le rappellera.
La case reçu est initialement vierge et est non saisissable. Le montant qui sera reçu sera contrôlé par la boîte à cocher d'une ligne dans le coin inférieur droit de l'écran ci-dessus et du montant inscrit au bout de la ligne; ce montant est éditable si vous voulez faire un paiement partiel, par exemple dans le cas où le montant total est partagé entre deux cartes de crédit. Lorsque vous cliquez sur la boîte à cocher d'une ligne, le montant s'ajoute automatiquement au champ Reçu.
Il y a des cas où vous voudrez fusionner certaines lignes et l'image ci-dessus en fournit un exemple, avec une remise de 2,24 $ à la FICAV. Faites glisser la ligne de la FICAV sur la ligne d'un fournisseur et les lignes seront fusionnées, les montants additionnés. Vous créez ainsi un trop payé pour le fournisseur qui devra vous le rembourser.
La colonne $$$ contient les montants payables. Lorsqu'un paiement partiel a déjà été effectué dans le passé, la colonne $$$ indiquera quand même le montant originel et non le solde résiduel. Il vous appartient d'ajuster le montant à payer en conséquence. A cet effet, lorsque vous double cliquez sur un montant, il devient éditable: vous pouvez le modifier. Vous pouvez utiliser ce champ comme une calculatrice.
La colonne Référence vous permet de consigner le numéro de référence qui vous est fourni par chaque fournisseur lorsque vous concluez une transaction de paiement avec le fournisseur. Ce numéro est associé à l'achat résultant et est indispensable pour le bon fonctionnement du rapport en fidéicommis et de la conciliation de vos comptes avec votre fournisseur.
Divers modes de paiements vous sont offerts. Le paiement par carte de crédit marchand offre une option supplémentaire: il fait apparaître une section où vous pouvez entrer un numéro de carte de crédit du client ainsi que sa date d'expiration. Comme d'habitude, TRT assume que la première personne dans la liste des passagers est le payeur. Un menu popup au haut de l'écran liste également les autres passagers/payeurs potentiels. Choisir un autre passager fera apparaître le numéro de carte de crédit du payeur si présent dans sa fiche contact. Si aucune carte de crédit est présente, vous pouvez l'entrer directement dans le champ Numéro et cliquer sur le bouton + situé à droite du champ de saisie du numéro de carte. Le petit bouton situé à gauche du champ de saisie vous permet de voir en clair le numéro de la carte au lieu de le voir avec des puces. Un privilège appelé «Accès aux numéros de cartes de crédit» doit vous être accordé pour ce faire.
Le bouton d'impression vous permet d'imprimer l'autorisation. Le bouton Autoriser vous permet d'aller chercher un numéro d'autorisation et de valider le paiement. Le numéro d'autorisation fourni par le système de paiement est affiché juste sous le bouton Autoriser. La liste des marchands autorisés à processer les cartes de crédit se trouve dans l'onglet Cartes de crédit des préférences comptables.
Le crochet vert signifie que le montant demandé a été approuvé pour la carte de crédit soumise
Le losange rouge signifie que le paiement a été refusé.
L'information ci-dessus peut apparaître sous le compte de banque quand l'écriture originelle est en devise autre que par défaut. TRT affichera la devise originelle, le taux de change courant que vous pouvez modifier, les frais de conversion si votre client vous paie, par exemple, en devise par défaut (votre banque vous chargera un frais pour le dépôt d'une devise autre que la devise du compte de banque, frais que vous voudrez faire payer à votre client) ainsi que le montant converti en devise par défaut si votre client désire vous payer en devise par défaut. Cette présentation permet beaucoup de souplesse. Par exemple, vous facturez un client en USD mais votre client vous fait un paiement partiel de 300 $ en CDN. Voici comment gérer le tout:
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Entrez directement le montant donné par votre client en CDN dans le champ Montant converti; TRT calculera à rebours le montant USD converti avec le taux de change choisi, ici 238,09. Notez la présence de la boîte à cocher Imprimer qui, lorsque cochée, indique que le montant converti sera imprimé sur la facture. Cette boîte est automatiquement cochée quand le compte de banque choisi est autre que le compte de l'autre devise que la devise courante. |
À déposer: ce montant est en relation avec le champ dépôt dans la fiche Produit de chaque ligne d'écriture; en effet on peut spécifier pour chaque produit un montant ou un pourcentage de dépôt minimum à respecter lors du paiement.
Paiement partiel: vous pouvez payer une partie du montant: TRT indiquera le solde résiduel de l'écriture et permettra de faire autant de paiements que nécessaire.
Paiements multiples: TRT permet de faire plusieurs paiements sur une même facture, dans le cas où, par exemple, mari et femme veulent payer chacun leur moitié. Faites un paiement partiel de la moitié du montant, par exemple pour monsieur, puis faites un autre paiement partiel pour madame du solde résiduel.
Paiement par une autre personne que la liste des personnes qui apparaissent dans le menu popup des payeurs: au bas du menu popup on retrouve "Autres…" qui, si cliqué, nous permet d'entrer le nom d'une autre personne. Veuillez toutefois noter que sur le plan comptable, l'écriture sera passée au contact payeur principal, mais avec une remarque décrivant clairement que le paiement a été fait par quelqu'un d'autre:
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Quand on clique sur Autre… le dialogue suivant est présenté: |
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Entrez le nom du payeur… |
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…et ce nom apparaît dans la remarque |
Suivez ce lien pour en apprendre davantage sur la gestion des cartes de crédit.
Ce mode de paiement doit être utilisé dans le cas d'un transfert bancaire de votre client à votre compte. Passer par un transfert bancaire évite que cette recette se retrouve dans le gestionnaire de dépôts de TRT.
TRT offre la possibilité d'annuler une écriture de vente. Si la vente a été payée en tout ou en partie, TRT renversera également le journal de recette attaché à cette vente. Sur le plan comptable, TRT est satisfait. Qu'en est-il du remboursement réel au client?
Vous pouvez double cliquer sur la recette négative qui sera générée par l'annulation de la facture pour la faire apparaître à l'écran.
Lorsque vous double cliquez, l'écran suivant apparaît:
Notez que le numéro de chèque est éditable, bien que vous n'ayez pas à entrer de numéro de chèque, TRT le fera à votre place quand vous cliquerez sur le bouton d'impression. Ce numéro de chèque sera stocké avec votre écriture lorsque vous cliquerez sur le bouton X pour sortir de l'écran.
Lorsque vous désirez signifier à TRT que le remboursement au client a été effectué par le fournisseur (quand le paiement originel a été fait par la carte de crédit au fournisseur), TRT présente l'écran suivant:
La boîte à cocher Remboursé par le fournisseur apparaît: cochez-la simplement et le numéro de chèque pendra la date du jour pour signifier quand a été confirmé le remboursement par le fournisseur. Cette information apparaîtra sur le rapport de recettes.