 |
menu Contacts > Liste Commande-L (Contrôle-L sous Windows) |
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Les colonnes de ce formulaire sont élargissables. Pour ce faire, placez votre curseur sur la ligne de séparation entre deux colonnes au niveau de l'en-tête. Votre curseur se transforme et prend l'aspect suivant: 
. Cliquez et faites glisser vers la gauche ou vers la droite selon votre bon désir.
Suivez ce lien pour la définition de ce menu déroulant.
Ce bouton a la même vocation que l'item de menu Contacts>Recherche rapide. Suivez le lien pour plus d'informations.
Le dernier menu, Fonctions, est un menu propre à tous les format de type liste qui montrent plusieurs fiches.
Le logiciel se sert de ce type d'écran à chaque fois qu'une recherche ou une autre commande vous renvoie une sélection de plusieurs fiches. Ce genre d'écran ne permet pas d'entrer ou de modifier des données; par contre, il vous permet, d'un coup d'oeil, de décider quelles fiches sont d'intérêt pour vous. Une de ces fiches vous intéresse? Double-cliquez sur sa ligne pour avoir accès à son format page, le format qui permet de modifier les informations de la fiche. Vous désirez travailler sur plusieurs fiches? Sélectionnez-les d'abord. Pour une sélection continue, utilisez la technique du Majuscule-clic: sélectionnez la première fiche de votre sélection, puis enfoncez la touche Majuscule tout en cliquant sur la dernière fiche de votre sélection. Pour faire une sélection discontinue, enfoncez plutôt la touche Commande (Contrôle sous Windows) tout en cliquant tour à tour sur les fiches d'intérêt.
(Cette explication sur les méthodes de sélection vous est répétée dans "Aide à la sélection" du menu Fonctions.) Quand votre sélection est faite, utilisez la commande "Sélection partielle" du menu Fonctions pour ne voir que les fiches sélectionnées. Double-cliquez sur la première pour avoir accès à son format page. Pour vous déplacer ensuite d'une fiche à l'autre, nul besoin de revenir au format liste: utilisez plutôt les boutons fiche suivante et fiche précédente du format page. Ces boutons agissent aussi comme des boutons de validation: tout changement effectué dans la fiche est automatiquement enregistré quand vous utilisez ces boutons.
Pour créer directement un nouveau contact. Équivalent de Ajouter du menu Contacts.
Pour chercher des contacts sur des critères multiples ou d'autres critères que le nom, le code contact ou l'entreprise. Équivalent de Chercher... du menu Contacts. Voir la description de ce dernier pour des explications détaillées sur le dialogue de recherche.
Cette commande fonctionne sur une sélection de fiches (si vous en avez faite une) ou sur toutes les fiches montrées à l'écran si vous n'avez pas fait de sélection de fiches. Le dialogue suivant apparaît:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Si vous choisissez Les fiches complètes en format TRT, les fiches sélectionnées seront exportées complètement; le dialogue de sauvegarde suivant vous permet de spécifier le nom et l'emplacement du document de transfert:
 |
Sous Macintosh |
 |
Sous Windows |
 |
En mode Terminal Server |
Si vous choisissez Adresses de courriel dans le presse papiers, comme son nom l'indique TRT mettra dans votre presse papiers l'(es) adresse(s) de courriel de votre sélection de contacts. Si un contact dans la sélection n'a pas d'adresse de courriel, il vous sera offert de la créer à moins que Ignorer les contacts sans courriel soit cochée. Si plus d'une adresse est présente pour un même contact, TRT vous présentera une liste de choix. Les duplicatas d'adresses sont filtrés: TRT ne laissera passer qu'une seule adresse d'une série de duplicatas.
Si vous choisissez Valeurs pour impression-fusion, la fenêtre s'agrandit pour vous offrir les options suivantes:
Cette fonction va exporter votre sélection dans un document de type texte, ouvrable par n'importe quel logiciel de traitement de texte, dans le but de faire de l'impression-fusion (pour faire un envoi de lettres personnalisées par exemple). Le nom du document suggéré par défaut est "DonnéesExport". Pour la plupart des logiciels qui utilisent les conventions standard d'impression-fusion, vous pouvez utiliser directement ce fichier de données sans le modifier. Vous devez cependant spécifier les champs que vous désirez exporter. Pour ce faire, cliquez sur un champ de la colonne de gauche et, tout en maintenant votre doigt sur la souris, faites glisser dans la colonne de droite. Vous pouvez également cliquer simplement sur les champs désirés à tour de rôle. Répétez le processus pour tous les champs requis. Vous pouvez insérer des champs (peu importe qu'ils proviennent de la colonne de gauche ou de droite) entre deux champs de la colonne de droite. Lorsque vous faites glisser un champ dans la colonne de droite, notez que ce champ se transforme en pointillé et qu'un petit triangle précède le pointillé comme à la figure suivante:
Dans notre exemple, le champ Entreprise sera inséré juste avant le champ Nom. Notez également que les champs qui ont déjà été utilisés se présentent en gris pâle. Lorsque vous avez créé dans la colonne de droite un ensemble de champs pour la tâche désirée, vous pouvez Créer un modèle sur disque, comme un document, qui contiendra l'ensemble des champs créés dans la colonne de droite ainsi que leur ordre. Si, dans un export ultérieur, vous désirez Utiliser un modèle que vous avez créé au préalable, cliquez sur ce bouton pour avoir accès à un dialogue standard d'ouverture de document. Le modèle ainsi ouvert sera présenté dans la colonne de droite. Enfin, vous laisserez cochée la boîte Avec en-tête si vous désirez exporter le nom des champs avant le contenu des champs eux-mêmes, ce qui s'avère indispensable pour créer un document pour impression-fusion.
Voir le Manuel d'introduction.
Pour plus d'informations concernant cette rubrique, consultez l'annexe 9, Comment trier des données.
Cette fonction va supprimer votre sélection complète si aucune fiche n'est sélectionnée, sinon vos fiches sélectionnées seulement. Comme la suppression de fiches peut avoir des répercussions sérieuses, TRT vous demande la permission avant de procéder. Les fiches qui ont des transactions qui leur sont attachées ne seront pas purgées et un message vous avertira en conséquence.
Cette fonction va imprimer votre sélection complète si aucune fiche n'est sélectionnée ou si toutes vos fiches sont sélectionnées. Le format d'impression est le même que celui que vous voyez à l'écran. Vous avez aussi la possibilité d'imprimer toutes les informations de chaque fiche, selon une option du dialogue qui vous sera alors présenté.
Si aucune fiche n'est sélectionnée, cette fonction imprimera votre sélection complète sous forme d'étiquettes, sinon elle n'imprimera que les fiches sélectionnées. Après les dialogues d'impression familiers, on vous présente ce dialogue:
Pour la description du bouton Enveloppes, veuillez vous diriger vers le chapitre Étiquette et enveloppe du menu Contacts. Pour la description du bouton Étiquettes, consultez l'annexe 8, Générateur d'étiquettes.
Si vous avez fait une sélection de fiches et que vous désirez travailler seulement sur ces fiches, en passant d'une fiche à l'autre dans le format page à l'aide des boutons fiche suivante et fiche précédente, vous pouvez faire disparaître temporairement les fiches non sélectionnées en choisissant le menu Sélection partielle.
Si vous avez fait une sélection partielle et que vous désirez faire réapparaître toutes vos fiches, utilisez Tout sélectionner.
C'est un petit aide-mémoire qui vous rappelle comment faire des sélections. Pour une sélection continue, utilisez la technique du Majuscule-clic: sélectionnez d'abord la première fiche de votre sélection, puis enfoncez la touche Majuscule tout en cliquant sur la dernière fiche de votre sélection. Pour faire une sélection discontinue, enfoncez plutôt la touche Commande (Contrôle sous Windows) tout en cliquant tour à tour sur les fiches d'intérêt.
Vous pouvez envoyer un courrier électronique ainsi qu'une pièce jointe à la liste des contacts affichés dans cet écran en utilisant cet item de menu. Si la liste des contacts ne correspond pas aux contacts à qui vous voulez envoyer un courriel, raffinez la liste par une recherche étendue ou une recherche rapide, ou une sélection à la main. Vous pouvez aussi créer des groupes de contacts.
TRT vérifie si au moins une adresse courriel est présente par contact. Si aucune adresse est présente, TRT vous demande d'en créer une:
Par contre, si plus d'une adresse est présente pour une même fiche Contact, le dialogue de toutes les adresses est présenté:
 |
Cochez/décochez les adresses désirées |
Lorsque vous avez une grande sélection de fiches pour lesquelles vous voulez envoyer des courriels, il se peut que l'apparition répétée de ces deux dialogues devienne un handicap: pour interrompre, tenez la touche Alt enfoncée lorsque vous cliquez sur un des boutons de validation ou d'annulation de ces dialogues.
TRT utilise son propre gestionnaire de courriels: suivez ce lien pour la suite des informations. TRT vous offre également la possibilité d'exporter les adresses de courriel dans votre logiciel de courriel:
Si c'est le cas, les adresses des destinataires apparaîtront dans le champ Cci (copie carbone invisible, ou "bcc" en anglais):
Ajoutez vos pièces jointes à ce message s'il y a lieu.
Le but de cette fonction est de créer des groupes de fiches membres et d'utiliser ces groupes pour créer rapidement des sélections de fiches basées sur l'appartenance au groupe. Les groupes sont les parfaits compagnons de la messagerie internet quand il s'agit d'envoyer un message à des groupes d'utilisateurs. Suivez ce lien pour plus d'explications.