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La section Comment travailler avec TRT fournit un document d'introduction aux particularités des feuilles de temps des employés. Si vous ne l'avez pas déjà fait, commencez par ce document.
Cette commande vous présente le format liste ci-dessous. Lorsque vous double cliquez sur une fiche ou que vous sélectionnez la fonction Ajouter du menu Fonctions, vous accédez au format page. Il existe toutefois dans TRT une façon plus conviviale d'entrer ses feuilles de temps, accessible par le menu Paie/Feuilles de temps d'employés.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Le dernier menu, Fonctions, est un menu propre à tous les format de type liste qui montrent plusieurs fiches.
Le logiciel se sert de ce type d'écran à chaque fois qu'une recherche ou une autre commande vous renvoie une sélection de plusieurs fiches. Ce genre d'écran ne permet pas d'entrer ou de modifier des données; par contre, il vous permet, d'un coup d'oeil, de décider quelles fiches sont d'intérêt pour vous. Une de ces fiches vous intéresse? Double-cliquez sur sa ligne pour avoir accès à son format page, le format qui permet de modifier les informations de la fiche. Vous désirez travailler sur plusieurs fiches? Sélectionnez-les d'abord. Pour une sélection continue, utilisez la technique du Majuscule-clic: sélectionnez la première fiche de votre sélection, puis enfoncez la touche Majuscule tout en cliquant sur la dernière fiche de votre sélection. Pour faire une sélection discontinue, enfoncez plutôt la touche Commande (Contrôle sous Windows) tout en cliquant tour à tour sur les fiches d'intérêt.
(Cette explication sur les méthodes de sélection vous est répétée dans "Aide à la sélection" du menu Fonctions.) Quand votre sélection est faite, utilisez la commande "Sélection partielle" du menu Fonctions pour ne voir que les fiches sélectionnées. Double-cliquez sur la première pour avoir accès à son format page. Pour vous déplacer ensuite d'une fiche à l'autre, nul besoin de revenir au format liste: utilisez plutôt les boutons fiche suivante et fiche précédente du format page. Ces boutons agissent aussi comme des boutons de validation: tout changement effectué dans la fiche est automatiquement enregistré quand vous utilisez ces boutons.
Pour créer directement une nouvelle feuille de temps.
Pour chercher des feuilles de temps sur des critères multiples.
Ce dialogue vous permet d'exporter votre sélection de feuilles de temps en format Excel.
Vous vous servirez de ce type d’import si les données sont déjà en format texte, c’est-à-dire si les éléments sont séparés par une tabulation (touche TAB) et que chaque fiche est terminée par un retour de chariot (touche CR). Vous pouvez changer ces délimiteurs dans le dialogue en insérant les codes ascii des délimiteurs désirés, par exemple si vous désirez importer des champs texte qui contiennent déjà des CR qui introduiraient une confusion pour TRT quant à la fin de chaque fiche. Pour plus d'informations sur ces délimiteurs, consultez un installeur qualifié. Le dialogue suivant apparaîtra:
Apparaissent, dans la colonne de gauche, les champs qu’il est possible d’importer et, dans la colonne de droite, le champ obligatoire Code contact. D’abord, un mot d’explication sur ces champs, car TRT a certaines règles qu’il faut respecter.
Code contact: ce champ alphanumérique de 16 caractères (maximum) est optionnel depuis la version 9 et désigne le champ de même nom dans la fiche Employé. Comme ce champ est optionnel, nous vous suggérons plutôt d'importer l'ID, obligatoire et unique. Ce champ est donc obsolète et doit être remplacé par l'ID
Nº Compte: un numéro de compte de charte des comptes à utiliser au lieu du compte par défaut de l'élément de paie. Ce numéro de compte est donc facultatif et ne doit être utilisé que si le compte que vous utiliserez diffère du compte par défaut.
Date: la date de la feuille de temps. Attention aux formats de dates divergents: assurez-vous que le format de date de vos feuilles de temps est le même que le format de date de l'ordinateur qui importera vos feuilles de temps (p.e. en format jour/mois/année, partout).
Durée: la durée peut être en format hh:mm:ss ou en heures décimales. Si vous choisissez le format hh:mm:ss, les secondes sont optionnelles; assurez-vous que le délimiteur est un deux points (:). Utilisez un ou l'autre des formats, mais non les deux.
Projet: (optionnel) votre code de projet doit avoir au plus 7 caractères, en format P000000. TRT vérifiera si votre code de projet correspond à un projet de TRT, sinon TRT vous signalera le fait dans un dialogue d'erreurs et annulera l'importation des feuilles de temps.
Tarif horaire: remplace le tarif par défaut de la fiche d'employé. Le tarif horaire est cependant sans effet sur une paie dont le salaire doit être constant.
Notes: ce champ texte peut contenir 32 000 caractères. Assurez-vous cependant, si vous utilisez le TAB et le retour chariot comme délimiteurs, que votre champ Notes ne contient aucun de ces caractères, ce qui aurait comme effet de foutre le bordel dans l'importation.
ID contact: depuis la version 9 de TRT, le code contact d'une fiche employé est devenu optionnel. Le point de repère unique et essentiel pour désigner une fiche Employé est son ID, assigné par TRT, qui est un nombre négatif. Vous avez donc la possibilité d'importer une fiche soit par son code contact ou son ID. Nous vous suggérons d'utiliser l'ID, qui sera toujours utilisé par TRT donc toujours valable.
Montant: on peut importer un montant à utiliser dans la paie, ce qui s'avère le cas si on veut importer des commissions via les feuilles de temps.
ID élément de paie: par défaut, TRT assigne vos feuilles de temps à l'élément de paie Salaire (ID=5) lors de la conversion des feuilles de temps en paie. Vous pouvez spécifier un autre ID si désiré. Ex: ID=23 Commissions. Si vous spécifiez une valeur pour ce champ, il n'est pas nécessaire de spécifier un numéro de compte: TRT fera automatiquement l'association du numéro de compte avec l'ID.
La plupart des logiciels, lorsqu’ils exportent en format texte, incluent un enregistrement bidon au début du document de façon à indiquer la nature des données qui suivent. Un tel document, ouvert dans votre chiffrier électronique, pourrait ressembler à ceci:
Notez la première ligne: elle contient le libellé des informations que l’on trouve sur les lignes suivantes. Cette ligne doit être supprimée avant l’importation, sinon elle se retrouvera dans votre import. Si tel est le cas, cliquez cette boîte à cocher. Si vous vous retrouvez quand même avec une telle fiche, sélectionnez-la dans TRT après importation et supprimez-le, par la fonction «Supprimer» du menu «Fonctions».
L'import va chercher vos données texte dans le presse-papier. Si le presse-papier est vide ou contient des données incompatibles, un message vous avertit à cet effet.
Modèles… créer et utiliser permet d’une part de créer un gabarit d’importation en fonction des choix de champs que vous allez importer, d’autre part de rappeler ce gabarit si vous faites d’autres importations afin de vous éviter tout le travail que nous allons décrire dans les paragraphes suivants.
De retour dans notre dialogue, vous sélectionnez dans la zone de gauche le premier champ qui correspond aussi au premier champ de votre fichier à importer. Cliquez et faites glisser dans la zone de droite les champs que vous désirez importer. Vous pouvez aussi simplement cliquer sur le champ désiré. Vous répétez ce processus à chaque champ pour lequel vous avez un champ correspondant dans votre fichier d’importation. Si vous avez inséré un mauvais champ, sélectionnez-le dans la colonne de droite et refaites-le glisser dans la colonne de gauche (ou cliquez simplement). Si vous voulez insérer un champ entre deux champs de la colonne de droite, sélectionnez ce champ dans la colonne de gauche et faites-le glisser au bon endroit, comme dans la figure suivante:
Dans notre exemple, nous désirons insérer le champ Durée dans la colonne de droite mais entre le champ Code contact et Date. Notez le pointeur avec le signe + créé par le déplacement du champ, de même que le rectangle qui indique où sera placé dans la colonne de droite le champ déplacé.
Lorsque vous avez terminé ces préparatifs, cliquez sur le bouton OK. Un dialogue standard d’ouverture de document vous demande d’ouvrir une liste d'employés. Choisissez le document désiré et cliquez sur le bouton Ouvrir.
Pour plus d'informations concernant cette rubrique, consultez l'annexe 9, Comment trier des données.
Cette fonction va supprimer vos fiches Utilisées si aucune fiche n'est sélectionnée, sinon vos fiches sélectionnées seulement. TRT vous demande la permission avant de procéder.
Si vous avez fait une sélection de fiches et que vous désirez travailler seulement sur ces fiches, en passant d'une fiche à l'autre dans le format page à l'aide des boutons fiche suivante et fiche précédente, vous pouvez faire disparaître temporairement les fiches non sélectionnées en choisissant le menu Sélection partielle.
Si vous avez fait une sélection partielle et que vous désirez faire réapparaître toutes vos fiches, utilisez Tout sélectionner.
C'est un petit aide-mémoire qui vous rappelle comment faire des sélections. Pour une sélection continue, utilisez la technique du Majuscule-clic: sélectionnez d'abord la première fiche de votre sélection, puis enfoncez la touche Majuscule tout en cliquant sur la dernière fiche de votre sélection. Pour faire une sélection discontinue, enfoncez plutôt la touche Commande (Contrôle sous Windows) tout en cliquant tour à tour sur les fiches d'intérêt.
Ce bouton sélectionne toutes les feuilles de temps qui ont été utilisées par des paies et les supprime. TRT vous demande poliment la permission avant de procéder.
On peut accéder au format page d'une feuille de temps soit par création ou par double clic d'une fiche dans le format liste, étudié plus haut dans cette page d'aide. Nous vous référons également au début de cette page pour en connaître davantage sur les champs d'une feuille de temps. Vous pouvez entrer la durée dans l'un ou l'autre format: TRT fait la conversion.
Utilisée est automatiquement cochée par TRT lorsque la feuille de temps a été effectivement utilisée dans une paie pour l'employé. Elle n'est pas supprimée: à vous de le faire par la fonction Supprimer. Un privilège peut empêcher de changer le statut de cette boîte.