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Les états de compte peuvent générer des pages d'informations! TRT, en effet, imprimera toutes les factures non soldées ainsi que leurs ramifications. Si vous désirez utiliser un état de compte qui ne montre que ce qui reste vraiment à payer, nous vous suggérons 2 façons:
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Ce menu vous présente l'écran suivant.
Les entrées partielles du journal des ventes peuvent être considérées comme des comptes à payer aux yeux des états de compte. Pour ce faire, assurez-vous que la boîte à cocher Inclure les entrées partielles du journal des ventes dans les états de compte des paramètres comptables est cochée. Par défaut, le bouton OK est estompé, mais est activé dès que vous faites un choix. Vous pouvez sélectionner une seule fiche et cliquer sur le bouton OK, ou double-cliquer sur cette fiche, ou utiliser les techniques habituelles de sélection pour choisir plusieurs fiches: la touche Majuscule pour une sélection continue, la touche Commande (Contrôle sous Windows) pour une sélection discontinue.
La colonne Intérêts est en relation avec la préférence Ne pas afficher les intérêts calculés de chaque fiche Contact. Cette colonne est éditable: si vous cliquez sur une boîte à cocher, cela a le même effet que de cliquer sur la préférence de la fiche Contact, et vice-versa.
Après les dialogues habituels avant impression un (ou plusieurs) état de compte dans la langue du client s'imprimera pour chaque contact sélectionné. L'impression du nom et du prénom du client est conditionnelle au statut de la boîte à cocher Faire apparaître le nom et le prénom sur les documents imprimés de la fiche Contact. Vous pouvez temporairement choisir un autre modèle que le modèle par défaut en tenant la touche Alt enfoncée jusqu'à l'apparition d'un écran de choix de modèle:
Pour changer au vol le contenu du modèle d'impression par défaut, tenez les touches Commande et Option (Contrôle et Alt sous Windows) enfoncées jusqu'à l'apparition de votre modèle dans SuperReport. Pour savoir comment modifier le contenu de votre modèle, consultez l'annexe SuperReport. Pour changer le formulaire d'impression assigné par défaut, consultez la section Choix des formulaires d'impression.
Des intérêts seront imprimés sur les états de compte dont l'âge dépasse la première borne d'âge de la fonction Paramètres, en page 3, tel que montré ci-après,
à condition que la boîte "Intérêts sur recevables après" soit cochée. Vous pouvez contrôler individuellement quels seront les contacts qui afficheront un calcul d'intérêt. À la page 2 de chaque contact, la boîte à cocher ne pas calculer les intérêts calculés dans les états de compte vous permet de paramétrer finement quels sont les contacts qui verront des intérêts calculés dans les états de compte. Cette caractéristique n'est pas accessible aux utilisateurs de la version légère.
Dans notre exemple, après 30 jours, les comptes en souffrance porteront à 18% d'intérêts simples annuellement. Si des paiements partiels ont été effectués sur une facture, l'état de compte imprimera le montant original de la facture de même que tous les paiements partiels. Le calcul des intérêts est toujours effectué sur le solde résiduel de chaque facture impayée et ne tient pas compte des paiements partiels. Nous avons volontairement choisi ce parti pris au lieu de faire des calculs d'intérêts sophistiqués sinon il aurait fallu tenir compte des paiements d'intérêts dans le nouveau calcul des intérêts, ce qui est impossible dans les états de compte étant donné qu'ils ne montrent que ce qui est dû ainsi que les paiements partiels.
Permet d'entrer une date autre que la date du jour; les frais d'administration seront calculés en fonction de cette date et les états de compte porteront également cette date d'impression. Si vous n'avez pas le temps d'imprimer vos états de compte à la fin du mois et que vous désirez les imprimer maintenant, changer cette date pour la fin de mois est la meilleure stratégie à utiliser.
Ce bouton permet d'afficher directement l'éditeur de message qui sera transmis par courriel:
Ce bouton vous permet d'imprimer les étiquettes et les enveloppes de vos états de compte. Lorsque cliqué, ce bouton fait apparaître le dialogue suivant:
Pour la description de ces paramètres, veuillez vous diriger vers le chapitre Étiquette et enveloppe du menu Contacts.
Cette boîte à cocher est cochée par défaut. Par défaut, TRT imprime dans vos états de compte la remarque servant à documenter vos transactions. Il se peut que vous utilisiez le champ remarque pour inscrire des observations ne devant pas être imprimées dans vos états de compte. Pour ce faire, décochez cette boîte à cocher tout simplement.
Cette boîte à cocher fait apparaître un dialogue demandant (et suggérant) le texte d'une note qui sera insérée automatiquement à la page 4 de chaque contact dont on imprimera un état de compte. Le dialogue est le suivant:
Vous pouvez utiliser cette caractéristique si vous désirez, par exemple pour des fins légales, suivre vos envois d'états de compte. Vous pouvez également spécifier, dans la fiche Contact à l'aide d'une boîte à cocher semblable, qui aura automatiquement une note inscrite au dossier.
Lorsque vous cliquez sur cette boîte, TRT va faire en sorte que vos états de compte soient envoyés par courriel seulement, même si les contacts associés à ces états de compte demandent une impression papier. De plus, TRT mettra en gras et italique les contacts qui n'ont pas d'adresse de courriel, vous permettant de repérer immédiatement les contacts qui nécessitent votre attention à cet effet.
Si cette boîte est décochée, ce sont les réglages de la fiche contact en termes d'impression papier et/ou d'envoi par courriel qui priment. L'état de compte est imprimé sous forme de document PDF qui est joint à votre courriel.
Le dialogue suivant vous est présenté au début de votre séquence d'impression:
Vous pouvez consulter ou modifier le contenu de ce message d'accompagnement de votre état de compte en cliquant sur le bouton de préférences. La langue du message sera automatiquement choisie en fonction de la langue de votre client.
Le menu «Insérer un mot clé» apparaît au dessus de la zone de texte. Si vous choisissez une expression variable à partir de ce menu, cette expression sera interprétée lors de l'envoi du message en fonction du champ correspondant de la fiche Contact. Par exemple, <12 Titre de civilité> <01 Nom> pourra être interprété par M. Ricard.
Lorsque cochée, l'impression se fera uniquement en PDF. Vous pouvez utiliser cette caractéristique pour prévisualiser avant d'envoyer.
Ce bouton n'apparaît que lorsque PDF seulement est cochée. Les PDF créés se retrouvent dans un dossier. Un clic sur ce bouton permet d'afficher le contenu du dossier dans lequel se trouvent ces PDF.
Lorsque cochée, cette boîte ne fait afficher que le solde résiduel d'un compte sans les paiements partiels sur ce compte. La quantité d'information s'en trouve réduite, de même que la quantité de papier à imprimer.