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Vous avez alors accès à l'écran principal, tel que montré ci-dessous. Seules les deux dernières colonnes sont modifiables. Vous pouvez ainsi affecter une transaction à un dépôt différent du dépôt initialement choisi. Chaque compte de banque peut avoir son prochain numéro de dépôt: voir la section sur la Charte des comptes pour plus de détails. La largeur des colonnes est modifiable: vous n'avez qu'à cliquer sur le séparateur de colonne et à faire glisser.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Le numéro de dépôt courant est montré dans le contexte suivant:
Dans ce cas, le numéro qui sera montré à droite du total sera -2148483647. C'est un numéro spécial et temporaire. De plus, seuls les dépôts appartenant au département de l'utilisateur courant seront montrés et non les dépôts de tous les utilisateurs. Lorsque ces conditions sont réunies, TRT n'assigne pas de numéro de dépôt à vos ventes au comptant ou à vos recettes (en fait, si: -2148483647 et ce numéro vous est caché). Le but est de retrouver ici tous ces dépôts par département et de finaliser votre dépôt avant de l'imprimer avec un vrai numéro. Ce vrai numéro (qui vous est suggéré) est le numéro de dépôt courant, objet de cette rubrique. Cette finalisation avant impression se fait de la façon suivante. Double cliquez sur le numéro de dépôt d'une ligne que vous voulez inclure dans le dépôt et vous verrez son numéro se changer pour le numéro de dépôt courant. Répétez le processus pour toutes les lignes devant se retrouver dans le dépôt. Imprimez et ce numéro de dépôt courant s'incrémentera automatiquement de 1, vous donnant ainsi un numéro unique et prêt pour le prochain dépôt.
Entrez dans le champ No compte bancaire le véritable numéro de compte de banque correspondant au compte de charte des comptes: ce numéro sera imprimé sur votre bordereau. Vous avez suffisamment de place pour y inscrire le numéro de transit, ici avant la barre oblique.
Le total du dépôt courant vous est indiqué, ce qui constitue une référence pratique pour savoir combien d'argent n'est pas vraiment disponible: quand vous faites une entrée dans le journal des recettes ou une vente au comptant, le compte de banque est automatiquement débité (augmenté) comme si l'argent était déposé dans votre compte à la banque, ce qui n'est pas le cas. Par ce total, vous pouvez savoir combien d'argent n'a pas été encore déposé, donc non vraiment disponible.
Le numéro du dépôt courant est montré dans le coin inférieur droit. Si vous modifiez ce numéro, vous verrez apparaître tous les dépôts relatifs à ce numéro dans la zone avec barre de défilement, pourvu que le dépôt demandé ne soit pas encore concilié. Des flèches à droite de ce numéro vous permettent de passer d'un numéro à l'autre sans avoir besoin de taper le numéro cherché. Si vous tenez la touche Alt enfoncée, vous indiquez à TRT d'aller chercher les lignes d'écritures même conciliées, ce qui vous permet d'examiner le contenu d'un dépôt concilié. La colonne No Dépôt indique alors 32766 quand ce dépôt est concilié et il n'y a pas lieu de le changer, sauf pour faire réapparaître un dépôt dans la conciliation bancaire.
La colonne Montant indique toujours le montant de la recette, peu importe la devise dans laquelle le montant a été déposé. La colonne par défaut quant à elle indique le montant dans la devise par défaut d'un montant qui pourrait provenir d'une autre devise mais déposé dans le compte de devise par défaut.
Colonne No Dépôt: vous remarquez que l'avant-dernière colonne affiche le même numéro de dépôt que le numéro dans le coin inférieur droit. Vous remarquerez également que chacun de ces numéros est modifiable. Vous modifierez ainsi un numéro si, par exemple, un client vous demande à la dernière minute de reporter le dépôt de son chèque à plus tard. Dans notre exemple, vous donneriez à ce chèque le numéro de dépôt 108. Vous n'avez pas à quitter cet écran et y revenir pour imprimer votre dépôt: TRT n'imprime que les pièces du dépôt courant tel qu'inscrit dans le coin inférieur droit. Si vous tenez la touche Alt enfoncée, vous indiquez à TRT d'aller chercher les lignes d'écritures même conciliées, ce qui vous permet d'examiner le contenu d'un dépôt concilié. La colonne No Dépôt indique alors 32766 quand ce dépôt est concilié et il n'y a pas lieu de le changer, sauf pour faire réapparaître un dépôt dans la conciliation bancaire.
La colonne $$$ vous permet de cocher les dépôts faits en espèces (par opposition aux dépôts faits en chèques) de façon à remplir la partie supérieure du bordereau de dépôt. Ces lignes cochées ne seront pas imprimées dans la partie Effets du bordereau car TRT s'attend à ce que vous fassiez la répartition des argents dans un dialogue auquel vous avez accès en cliquant sur le bouton $$$, tel que montré à la figure suivante:
Les zones blanches de ce dialogue vous permettent d'entrer les quantités des différentes dénominations. Le montant total doit être égal au montant à répartir, sinon le bouton OK sera désactivé jusqu'à égalité.
Au 2016/04/20 il vous est maintenant possible d'imprimer ces lignes sur le bordereau; un dialogue apparaît à cet effet:
Vous pouvez trier: en cliquant sur l'en-tête Date ou Code contact: par défaut, le dépôt est trié par date.
Le bouton d'impression vous permet d'imprimer directement votre dépôt en deux copies séparées par un trait vertical, de façon à vous libérer de cette tâche fastidieuse et des erreurs d'écriture possibles qui peuvent survenir lors de la transcription dans le carnet de dépôt. L'avantage principal de l'impression du bordereau de dépôt réside toutefois dans l'impossibilité d'oublier un chèque: TRT se souvient de tous les chèques à déposer et n'imprime dans le bordereau que les chèques portant le dernier numéro de dépôt. Dans notre exemple précédent, seuls les chèques portant le dépôt numéro 107 seront imprimés dans le bordereau. L'impression est suivie d'un dialogue vous demandant d'incrémenter le prochain numéro de dépôt::
Vous pouvez aussi changer à la main le prochain numéro de dépôt: repérez, dans votre charte des comptes, le compte de banque qui correspond à votre dépôt et modifiez le numéro de dépôt. Si vous tenez la touche Alt enfoncée quand vous cliquez sur le bouton d'impression, l'impression n'a pas lieu mais TRT demande quand même d'incrémenter le prochain numéro de dépôt.
Bouton Modèles: vous devez avoir préalablement importé un modèle de bordereau de dépôt avant d'imprimer (ce modèle devrait avoir été importé automatiquement lors de la création d'un nouveau fichier de données). Vous pouvez avoir accès au modèle (et à la fonction d'importation) en cliquant sur le bouton Modèles. Il vous sera présenté un format liste, dans lequel vous retrouverez un document appelé «Tous», ou bien cette liste sera vide.
Si vide, dans le menu Fonctions sélectionnez Importer et importez le document Modèles.TRT en provenance de votre dossier Modèles (vous aurez à trouver le modèle par les techniques de navigation habituelles). Double-cliquez sur le modèle pour avoir accès au format page, qui ressemblera à ceci:
Par défaut, votre modèle s'appellera "Tous". Si vous avez l'intention de créer plusieurs bordereaux de dépôts (un bordereau différent pour chaque compte de banque différent, par exemple), assignez le numéro de votre compte de banque (et non le numéro de la charte des comptes: nous parlons ici de votre véritable numéro de compte de banque) au nom: c'est ainsi que TRT assignera automatiquement un formulaire de bordereau à un compte de banque particulier. Si vous avez l'intention de créer plus d'un bordereau, inspirez-vous de ce modèle pour créer vos nouveaux bordereaux. Vous pouvez tout copier et coller dans un formulaire vierge. La partie qui est à droite du trait vertical de séparation est rigoureusement identique à la partie de gauche, le principe du bordereau voulant que les informations soient dupliquées dans le but que vous gardiez une des deux parties du formulaire pour vos dossiers.
L'écran ci-dessus vous permet de modifier vos modèles de bordereaux. Vous êtes dans un écran SuperReport. Reportez-vous à l'Annexe 6: "SuperReport" pour plus d'informations. Vous pouvez également faire apparaître cet écran lors de l'impression de votre bordereau, possiblement pour faire des retouches ou des ajustements de dernière minute, en tenant les touches Commande et Option enfoncées (Contrôle et Alt, sous Windows), lorsque vous cliquez sur le bouton d'impression, jusqu'à l'apparition du dialogue de modification des modèles précédent.
Veuilez noter que le champ Folio dans cet écran correspond au champ Nº Compte Bancaire dans la charte des comptes.
Après l'impression, TRT vous propose d'augmenter automatiquement le prochain numéro de dépôt par le dialogue suivant:
Vous pouvez aussi changer à la main le prochain numéro de dépôt: repérez, dans votre charte des comptes, le compte de banque qui correspond à votre dépôt et modifiez le numéro de dépôt.
Bouton Calendrier: ce bouton permet de changer la date du dépôt. Toutes les lignes du dépôt seront changées à la date que vous choisirez. Vous utiliserez cette fonctionnalité si, par erreur, vous avez créé un dépôt à la banque en fin de mois, mais que vous avez enregistré votre dépôt dans TRT au début du mois suivant.
Bouton d'examen de la fiche Contact: ce bouton permet de faire apparaître la fiche Contact associée à la ligne dans laquelle vous insérez votre curseur (insérez dans la colonne Nº de dépôt).
| Note
Le dialogue d'augmentation automatique du numéro de dépôt ne vous sera présenté que si vous imprimez le numéro de dépôt courant, c'est-à-dire le numéro qui était suggéré par TRT lorsque vous avez ouvert le dialogue de gestion des dépôts. Si ce numéro, pour une raison ou une autre, ne correspondait pas à la réalité, vous pouvez aller changer le numéro de dépôt courant dans la charte des comptes en suivant ce lien. |
Bouton d'examen de l'écriture: ce bouton, situé dans la marge gauche de l'écran, permet d'examiner l'écriture derrière le dépôt associé à la ligne dans laquelle vous insérez votre curseur (insérez dans la colonne Nº de dépôt):
| Note
Qu'arrive-t-il si vous allez déposer un chèque à la banque et que vous avez oublié de l'enregistrer dans TRT? Éventuellement vous allez le faire, et ce chèque se retrouvera dans le dépôt courant, ce qui n'est pas souhaitable. Nous vous suggérons d'aller dans le gestionnaire de dépôts et d'inscrire le numéro 0 (zéro) dans la colonne Numéro de dépôt à droite de l'écran. De cette façon, ce chèque se retrouvera en dehors du dépôt courant et apparaîtra comme une ligne distincte dans le gestionnaire de conciliation bancaire. |