Si vous gérez les dépôts de cartes de crédit ou de paiements directs à partir d'un même compte de banque, continuez votre lecture. Le problème qui se pose est que ce compte de banque contient actuellement les chèques qui y sont déposés ainsi que les dépôts mentionnés précédemment. Tout ce beau monde se retrouve ensemble dans la conciliation bancaire. Pour les départager, il faut actuellement changer à la main le numéro de dépôt suggéré dans le journal des recettes ou le journal des ventes au comptant.
La façon que nous vous proposons vous met à l'abri des erreurs ou des omissions du changement manuel mentionnés au paragraphe précédent. La méthode présuppose que vous avez créé des comptes de banque différents (dans TRT) pour tous vos besoins, même si ces comptes de banque virtuels ne correspondent pas tous à de véritables comptes de banque (à la banque). Ainsi, chacun de ces comptes peut avoir son propre numéro de dépôt, créant ainsi la distinction entre les comptes dont nous avons besoin. Nous avons maintenant besoin d'une fonction pour transférer, de façon la plus automatique possible, les argents de ces comptes dans le véritable compte de banque. Ce transfert aura lieu par le bouton Transfert compte à compte de la fonction Gestion des dépôts (voir figure ci-dessus).
| Note
Ce bouton n'a aucun garde fou: rien ne vous empêche de créer deux fois le même transfert. C'est un avantage et un inconvénient. Pour éviter de créer plusieurs fois le même transfert, nous vous suggérons une procédure rigoureuse. La personne chargée de faire les dépôts fait habituellement, tel que suggéré, son dépôt juste avant d'aller à la banque. Pourquoi ne pas en profiter pour faire le transfert compte à compte à ce moment-là, et à ce moment-là seulement, juste avant d'incrémenter le numéro de dépôt après l'avoir imprimé? |
Dans cet exemple, nous nous préparons à créer un bordereau de dépôt pour notre compte Visa. Avant d'imprimer le bordereau, appuyez sur le bouton Transfert compte à compte pour faire apparaître la figure suivante:
Ce dialogue vous permet de créer automatiquement l'écriture de transfert de votre compte Visa au compte que vous choisirez dans le menu déroulant. Choisissez dans ce menu le véritable compte de banque dans lequel vous faites vos dépôts Visa. Le total de votre transfert vous est indiqué au haut de l'écran. Vous avez aussi la possibilité de changer la date de la transaction suggérée par défaut, au cas où vous ayez oublié de créer cette écriture de transfert au moment où vous avez fait votre dépôt. Modifiez la remarque suggérée, si désiré, pour documenter adéquatement votre transaction. L'écriture ainsi générée, dans le bouton Voir les journaux, aura l'air de ceci:
Si vous examinez votre conciliation bancaire, l'écriture ci-dessus pour la Caisse Ste-Cécile aura l'air de ceci:
On voit que le numéro de dépôt qui a été assigné est le 32765. Les numéros de dépôts assignés par transferts automatiques commenceront automatiquement à 32765 et décroîtront jusqu'à 16000, après quoi ils seront réinitialisés à 32765. Si vous désirez changer ce numéro à cause d'une erreur, allez dans votre compte dans la charte des comptes et appuyez sur la touche Alt tout en cliquant sur la zone pointillée de la figure suivante:
Vous déclenchez ainsi le dialogue suivant:
Entrez un numéro entre 16000 et 32765.
TRT permet également la gestion de cartes de crédit au niveau des ventes au comptant et des recettes. Suivez ce lien pour les préférences comptables.