Vous utiliserez la notion de devise, telle que décrite dans les paragraphes suivants, si vous créez des transactions dans d'autres devises que la devise courante. Le point de départ est l'onglet Devises des Paramètres comptables:
Cet écran vous montre les devises courantes. Pour créer/modifier d'autres devises que la devise par défaut, allez dans le menu popup Fonctions sur l'écran principal > Devises.
La devise par défaut, dans notre exemple, est la devise canadienne, ce qui est le cas pour la plupart des clients de TRT. L'abréviation "CAD" au bas de l'écran est celle de la devise par défaut et son inscription est obligatoire. Cette abréviation sera aussi inscrite sur tous vos formulaires. Vous inscrirez USD si, par exemple, vous êtes un client américain et résidez aux États Unis, ou votre comptabilité est faite entièrement en USD.
Dans la fiche contact, sous les conditions particulières, un menu déroulant vous est présenté: 
cliquez sur ce menu déroulant pour faire apparaître la liste des devises telles que définies au haut de cet écran. Relâchez votre souris sur l'abréviation de la devise par défaut si vous voulez enlever l'assignation d'une devise particulière à cette fiche Contact. Si une devise autre que la devise par défaut est assignée à un fournisseur ou un client, l'abréviation apparaîtra juste à droite du montant total de la facture ou du chèque.
Il y a une relation entre le champ Compte fournisseur (ou Compte client) par défaut
et le menu déroulant des devises: tout changement de l'un se répercute sur l'autre, pourvu que vous ayez entré les informations appropriées dans les champs des Devises. Veuillez toutefois noter que vos transactions antérieures avec ce contact ne seront pas modifiées pour refléter votre changement de compte par défaut; seules les nouvelles transactions seront affectées et un message en conséquence vous avertira.
Tel que mentionné auparavant, le champ compte de banque des devises est utilisé pour déterminer le choix du compte de banque approprié. Le choix du compte de banque est utilisé en conjonction avec le type de devise utilisé dans la fiche Contact.
Par exemple, si dans votre fiche Contact, vous avez choisi un type de devise autre que la devise par défaut, dans le journal des déboursés et des recettes TRT utilisera automatiquement le compte de banque approprié, tel que montré à la figure suivante:
Si tel n'est pas le cas, TRT utilisera le compte de banque par défaut tel que défini dans les comptes d'intégration des Paramètres.
De plus, une colonne devise ($) apparaît dans ces journaux, spécifiant dans quelle devise a été effectuée la transaction comme dans l'exemple suivant:
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Au point précédent, nous avons mentionné que le choix du compte de banque du journal des Déboursés et des Recettes était influencé par le type de devise utilisé dans la fiche Contact. Il en va de même dans le journal des Achats et des Ventes au comptant où un choix de devise vous est présenté juste sous le menu déroulant Modèles comme dans la figure ci-contre. |
Si vous n'avez pas créé de devises, le menu déroulant sera invisible et le terme "Devise" grisé. Dans le journal des Achats et le journal des Ventes, ce menu déroulant sera toujours invisible de toute façon si la boîte à cocher "au comptant" est cochée. Lorsque cochée, c'est le menu déroulant du choix des comptes de banque qui fait office de choix de devise car on peut attacher une devise à chaque compte de banque. Ce menu sera donc visible si vous avez créé des devises et que votre transaction n'est pas au comptant, vous permettant ainsi de créer des achats ou des ventes dans une devise autre que la devise par défaut. Le choix du code contact aura aussi une influence sur le choix par défaut du menu déroulant. Exemple: vous avez créé un contact ABC et lui avez assigné USD comme type de devise: lorsque vous l'utiliserez dans un journal, le menu déroulant s'ajustera automatiquement à USD.
À quoi sert donc le menu déroulant dans ces conditions, étant donné que tout s'ajuste automatiquement? À créer exceptionnellement des transactions dans d'autres devises. Reprenons notre exemple. Nous choisissons le contact ABC dans le journal des ventes; le choix de devise s'ajuste automatiquement à USD. Toutefois, ce client que nous facturons habituellement en USD nous signifie son désir de payer par carte de crédit. Sauf exception, vous serez alors payé en dollars canadiens par la banque. Vous choisissez donc, dans votre menu déroulant, CAD pour choisir la devise par défaut, qui est la devise canadienne (mais ce peut être une autre devise).
Vous retrouverez aussi ce menu déroulant dans les entrées répétitives et les entrées partielles, vous permettant ainsi de créer à l'avance des transactions qui épouseront la devise que vous aurez choisie dans ces journaux.
Lors de l'impression des factures ou autres documents, votre choix de devise apparaîtra en conséquence si autre que la devise par défaut.
Comptes fournisseurs et comptes clients
Lorsque des devises sont présentes, le menu déroulant Devise contient des valeurs. Par défaut, le mot "Défaut" apparaît et, si choisi, vous montrera les comptes fournisseurs ou les comptes clients de la devise par défaut, c'est-à-dire la devise qui apparaît par défaut dans une nouvelle fiche contact.
Le compte de gain/perte sur change est obligatoire lorsque vous créez des devises, car il sera utilisé si, par exemple, vous faites un achat à une date et un taux donné et que vous faites votre déboursé à une autre date et taux: TRT tient compte alors des taux respectifs et la différence va dans le compte de gain/perte sur change.
Les états financiers vous sont toujours présentés dans la devise par défaut (canadienne pour la plupart des clients), donc vos comptes de devises autres que canadiens seront convertis devise par défaut. Le bouton Voir les journaux vous permet d'observer vos écritures à votre guise, soit en devise par défaut ou en devise d'origine, selon le choix que vous ferez dans le menu popup Options > Afficher en devise d'origine (qui est le choix par défaut).