Transmettre des factures par EDI à un client équipé de TRT

Côté émetteur

1. Les projets de la transaction de vente du fournisseur ne sont pas transmis.
2. La fiche contact du fournisseur (le vendeur) est transmise avec la transaction, incluant ses numéros de téléphone et le contenu du champ Notes. Si vous désirez tenir privés certains de vos numéros ou vos notes, ne les mettez pas dans votre fiche fournisseur. Cette fiche doit exister, sinon l'échange ne peut procéder. Vous devez également indiquer à TRT quelle est votre fiche fournisseur.
3. Vous devez spécifier, en tant que fournisseur (vendeur) quelles sont les fiches clients susceptibles de recevoir des factures par échange électronique en cochant la boîte Transfert par EDI en format TRT dans l'onglet Données Modifiables de la fiche Contact. En les assignant, TRT enverra systématiquement (dorénavant) vos factures à ces clients par échange électronique.
4. TRT tentera d'envoyer directement par courriel vos factures, étant donné qu'il est équipé pour le faire. Pour ce faire, vos clients doivent avoir une adresse de courriel et l'ordinateur sur lequel sont faites les factures doit avoir une connexion internet. De plus, TRT doit être renseigné sur:
   1. votre adresse de courriel personnelle
   2. le serveur de courriel à utiliser pour vos transmissions
5. L'envoi de courriel est désactivé lorsque ce mode de transmission est activé.
6. Les fiches d'inventaire que vous utilisez dans votre transmission sont aussi envoyées avec le document, sauf certaines informations:
   1. Vos numéros de compte: vos numéros n'ont pas nécessairement de sens pour vos clients
   2. Vos prix de vente, votre coût d'achat, vos niveaux minimum, vos escomptes, votre fournisseur de produits, le code article fournisseur et le code article harmonisé, vos notes et la localisation dans votre entrepôt, vos statistiques comme la valeur, le niveau minimum, etc.
7. Comme vos prix et comptes de charte des comptes ne sont pas transmis avec votre document, votre client doit entrer ses propres comptes de charte et ses propres prix avec vos documents. Les prix ne sont pas transmis parce que le prix de vente du vendeur devient le prix d'achat du client qui peut à son tour revendre à un autre prix, et ainsi de suite. Un coup ces prix et comptes entrés, la transmission de nouvelles factures ne viendra pas écraser ces valeurs.
8. C'est lorsque vous validez votre vente que le document est envoyé. Ce document n'est donc pas envoyé en lot, même si vos réglages d'impression font que vos ventes sont en lot. Il vous est donné la possibilité d'éditer un message de transmission avec votre envoi.
9. Votre envoi se retrouve dans le registre d'envoi des fichiers HTML.

Côté récepteur

1. Le document de transfert contient les fiches inventaire utilisées par votre fournisseur, mais ces fiches ne contiennent pas de numéros de compte ni de prix de vente. Vous devez donc entrer ces informations une fois, informations qui ne seront pas écrasées par une nouvelle transmission.
2. Le document de transfert contient la fiche contact de votre fournisseur. Assurez-vous que le code contact qu'il utilise est le même que le vôtre, sinon TRT créera une nouvelle fiche fournisseur dont le code sera le code de votre fournisseur.
3. Vous recevrez les factures de votre fournisseur par courriel, sous forme de pièce jointe. Vous devez «amener» ces factures à TRT. Deux modes d'import vous sont proposés:
   1. le mode manuel
   2. le mode automatique.
4. Ces factures se retrouvent dans votre registre des achats partiels. Il vous appartient de les transformer en vraies factures. Vous avez également la possibilité de les transformer en factures de vente, par exemple dans un but de revente à l'un de vos clients. Pour ce faire, dupliquez l'entrée partielle et assignez-la à un client.

Conclusion

Il ressort donc de ces limitations que vous utiliserez cette fonctionnalité entre fournisseurs et clients qui se connaissent bien et qui sont appelés à créer de telles transactions plus d'une fois, donc qui ont un lien obligé de type grossiste-revendeur.