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| Note
Faites toujours une copie de sécurité de vos données avant d'importer. Si quelque chose ne tourne pas rond, vous pourrez toujours revenir sur vos pas. |
Vous pouvez importer des transactions d'autres logiciels, directement de Simple Comptable, en format ASCII ou en format TRT. Le dialogue par défaut se présente comme suit:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Ce dialogue vous propose trois modes d'importation. Avant de les aborder, il importe de mentionner les tables de correspondance. Vous aurez besoin d'une table de correspondance à chaque fois que vous importez des données dans TRT provenant d'un système comptable dont les comptes de la charte des comptes ne correspondent pas aux comptes de TRT, ce qui sera le cas vraisemblablement pour les utilisateurs de Simple Comptable.
Une table de correspondance est un tableau à deux colonnes dans lequel vous établissez une correspondance entre les comptes d'un système autre que TRT et les comptes équivalents dans TRT. Par exemple, votre compte 5660 - Fournitures dans Simple Comptable pourrait correspondre au compte 6620 - Fournitures de bureau dans TRT. Notez le menu déroulant à la droite du mot "Action" sous "Table de correspondance..." et, à en dessous, la table courante choisie. Vous pouvez créer plus d'une table; la table choisie, si elle existe, portera le nom de son chemin d'accès (par exemple, "Macintosh HD:Comptabilité TRT:Table Simple Comptable") au lieu de la mention "Aucune table choisie". Si vous avez utilisé une table lors d'une séance précédente, cette table sera automatiquement choisie lors de votre prochaine session de travail, à moins que vous n'ayez déplacé votre table dans un autre dossier que le dossier dans lequel elle a été utilisée la dernière fois. Si tel est le cas, vous devrez indiquer à TRT où elle se trouve avant de l'utiliser (en utilisant l'item Utiliser du menu déroulant), sinon des erreurs seront portées à votre attention lors de l'importation de vos données.
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Un clic sur le menu déroulant "Action" sous "Table de correspondance" fait apparaître le menu ci-contre. |
Fait apparaître un dialogue vous permettant de supprimer une table de correspondance. Vous pouvez aussi vous débarrasser d'une table en la jetant à la corbeille lorsque vous serez de passage au niveau du bureau de votre ordinateur.
Fait apparaître le dialogue ci-dessous.
Tous les comptes de votre charte des comptes dans TRT apparaissent dans le tableau. Vous devez modifier dans la première colonne, Import, les comptes correspondant à vos comptes dans TRT. Par exemple, si votre compte 5660 dans Simple Comptable correspond à votre compte 6660-00 dans TRT, repérez dans la deuxième colonne le compte 6660-00 et changez le compte équivalent dans la première colonne pour 5660. Vous devrez double-cliquer sur votre entrée pour passer en mode modification; le premier clic ne fait que sélectionner la ligne. Par la suite, vous pouvez utiliser la touche Tabulation ou la touche Retour pour vous déplacer d'une ligne à l'autre tout en restant dans le mode modification. Un tableau corrigé pourrait ressembler à la figure ci-dessous.
Lorsque vous cliquerez sur le bouton OK, TRT vous demandera d'enregistrer votre nouvelle table de correspondance par un dialogue d'enregistrement conventionnel. Dorénavant, la table nouvellement créée et enregistrée sera la table utilisée par défaut.
Après un dialogue habituel d'ouverture de document dans lequel vous ouvrirez une table de correspondance, le même dialogue qu'au point précédent vous apparaîtra, tout en reflétant vos modifications antérieures. Faites d'autres modifications en utilisant les instructions mentionnées au point précédent.
Vous présente un dialogue habituel d'ouverture de document dans lequel vous ouvrirez une table de correspondance. Cette table sera dorénavant la table ouverte par défaut. Si vous ne désirez plus ouvrir une table, cliquez sur le bouton Annuler du dialogue d'ouverture de document. Si vous avez entre-temps modifié un ou plusieurs comptes dans TRT et que ces comptes sont introuvables, le dialogue ci-dessous vous apparaîtra.
Dans notre exemple, le compte 1100-01 n'existe pas dans la charte des comptes de TRT. Peut-être ce compte a-t-il été renuméroté? Modifiez ce compte afin qu'une description adéquate apparaisse dans le champ Description.
Ce mode d'importation assume par défaut que vos données seront importées de Simple Comptable. Si tel est le cas, vous devez au préalable avoir exporté vos données de Simple Comptable. Deux types de transactions peuvent être importées de Simple Comptable: Journal général et Salaires. La discussion qui suit illustrera les transactions du journal général; les étapes sont les mêmes pour le journal des salaires: vous n'avez qu'à sélectionner l'icône Salaires au lieu de celle du Journal général.
Pour ce faire, dans Simple Comptable, sélectionnez le journal général comme dans l'illustration suivante, puis sélectionnez "Afficher: grand journal général" (ou double-cliquez l'icône du journal général tout en maintenant la touche Alt enfoncée).
Le dialogue suivant vous sera proposé:
Choisissez le critère qui vous convient. Ci-dessous, nous avons choisi les transactions du 9 décembre.
Si tout se passe bien, vos transactions seront importées dans le journal général et affichées pour examen. Si une erreur se produit en cours d'importation, TRT vous le signalera dans un dialogue comme celui-ci:
L'importation s'arrête avant la fiche qui cause l'erreur: celle-ci et toutes les suivantes ne seront pas importées. Une erreur comme celle illustrée ci-haut est fort improbable. Si cela se produisait, examinez le fichier d'importation avec un tableur pour déceler et, si possible, corriger l'erreur. Effacez les fiches déjà importées si vous avez l'intention de refaire une tentative d'importation, sinon elles seraient importées deux fois. N'effacez que les fiches importées et non les premières lignes d'en-tête du document. Pour accéder à votre document d'importation à partir de 4D Calc (si installé), utilisez la fonction "Tableur" du menu fichier. Vous êtes devant une feuille vierge; ouvrez votre document d'importation à partir du menu fichier de 4D Calc:
Vous êtes conduit devant le dialogue d'ouverture standardsuivant:
Sélectionnez votre document d'importation et choisissez dans le menu déroulant Format "Tab/Tab/Retour": votre document s'affichera. La figure suivante montre notre fichier Simple Comptable dans un tableur:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
N'effacez pas cette zone.
Dans notre exemple, ces deux fiches ont été importées correctement. Notez que nous effaçons aussi la ligne vide après la deuxième fiche.
Notez qu'à la dernière ligne, 999 aurait dû être 1000. Corrigez, enregistrez et réimportez.
L'import en ASCII est possible si vous cliquez sur le bouton radio "en format ASCII":
Les considérations mentionnées précédemment concernant les formats et délimiteurs de date continuent de s'appliquer: assurez-vous que vous avez choisi le format et le délimiteur qui correspondent à ceux de votre format d'importation. Il sera peut-être nécessaire d'examiner le document d'importation avec votre tableur ou celui de TRT. Utilisez la fonction "Tableur" du menu fichier. Si vous importez d'un fichier créé par la fonction d'exportation de TRT, votre format de date a automatiquement la forme MM-JJ-AA: vous devez en tenir compte.
Vous êtes devant une feuille vierge; ouvrez votre document d'importation à partir du menu fichier de 4D Calc:
Vous êtes amené devant le dialogue d'ouverture standard:
Sélectionnez votre document d'importation et choisissez dans le menu déroulant Format "Tab/Tab/Retour": votre document s'affichera.
La figure ci-dessus illustre le format de date tel qu'il pourrait apparaître dans notre document d'importation. Dans notre exemple, le format est JJ MM AA avec un espace comme délimiteur. Choisissez les mêmes paramètres dans le dialogue d'importation. Vos choix seront conservés pour la prochaine importation. La zone auparavant estompée, maintenant en noir, vous donne les instructions à suivre pour importer vos données: en effet, TRT s'attend à recevoir vos données selon les conventions suivantes:
L'import en mode ASCII peut être automatisé. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Avec un format et un délimiteur correspondant à ceux de votre format d'importation. La date doit être suivie d'une tabulation (TAB).
Doit être suivi d'une touche de tabulation (TAB).
Doit être suivi d'un retour de chariot (Return). Si vos remarques contiennent un ou plusieurs retours, il faut les remplacer par des espaces afin que TRT ne confonde pas ces retours avec la fin du champ Remarques; des erreurs pourraient s'ensuivre.
Doit être suivi d'une tabulation (TAB).
Doit être suivi d'une tabulation (TAB). Tout montant au débit doit être positif, tout montant au crédit doit être négatif.
Doit être suivi d'un retour de chariot (Return). Votre numéro de projet doit suivre les conventions de TRT, sinon vous devez l'enlever. Les projets de TRT commencent par un P suivi de 6 chiffres.
Après l'ouverture de votre fichier d'importation et si tout se passe bien, vos transactions seront importées dans le journal général et affichées pour examen. Si une erreur se produit en cours d'importation, TRT vous le signalera dans un dialogue comme celui-ci:
L'importation s'arrête avant la fiche qui cause l'erreur: celle-ci et toutes les suivantes ne seront pas importées. Une erreur comme celle illustrée ci-haut est fort improbable. Si cela se produisait, examinez le fichier d'importation avec un logiciel de traitement de texte ou un tableur comme celui de TRT pour déceler et, si possible, corriger l'erreur. Effacez les fiches déjà importées si vous avez l'intention de refaire une tentative d'importation, sinon elles seraient importées deux fois. Pour accéder à votre document d'importation à partir de 4D Calc (si installé), utilisez la fonction "Tableur" du menu fichier, tel que nous l'avons expliqué précédemment.
| Attention
Portez une attention particulière à ce que vous allez importer. Vous ne devez pas importer de transactions qui affectent vos comptes fournisseurs ou vos comptes clients. En effet, TRT n'est pas conçu pour gérer ces comptes comme si vous entriez ces transactions vous-même. Illustrons notre propos par un exemple. Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur quelconque et que vous décidez de l'enregistrer dans le système sans la payer immédiatement, vous avez créé une transaction qui sera enregistrée dans les comptes fournisseurs, c'est-à-dire que lorsque vous regardez le registre des comptes fournisseurs, vous noterez que TRT vous signale qu'un compte est dû à ce fournisseur. Lorsque vous importez des données, ce mécanisme ne fonctionne pas. Les soldes des comptes affectés seront mis à jour, mais pas le registre des comptes fournisseurs et des comptes clients. |
L'import en format TRT est possible si vous cliquez sur le bouton radio «en format TRT»:
Ce type d'importation permet aux programmeurs d'adapter une application extérieure à TRT pour générer des transactions importables, peu importe le type de journal. L'importation se fait au moyen d'un fichier de type texte dont l'organisation des informations obéit à des règles précises. Ces spécifications sont disponibles dans cet aide de TRT. Si votre programmeur vous a confectionné une telle application, cliquer sur le bouton OK fait apparaître le dialogue habituel d'ouverture de document. En cas d'erreur, l'importation cesse à la transaction fautive. Le numéro de cette dernière vous est signalé. Toutes les transactions ayant pu être importées vous sont montrées à l'écran.
Vous pouvez utiliser ce format d'importation si vos données ont été exportées en format TRT par la fonction d'export en mode TRT. Ce type d'importation peut aussi être effectué automatiquement. Suivez ce lien pour plus d'informations.
