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Les entrées partielles du journal des ventes peuvent être considérées comme des comptes à payer aux yeux des états de compte. Pour ce faire, assurez-vous que la boîte à cocher Inclure les entrées partielles du journal des ventes dans les états de compte des paramètres comptables est cochée. Examinons maintenant une entrée partielle du journal des ventes, tel que montré ci-dessous. Nous nous bornerons à décrire seulement les particularités de ce journal. Pour les détails concernant la façon d'entrer des données dans cet écran, voir la section sur le journal des ventes.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Entrez le code contact désiré. Afin d'éviter d'entrer des transactions en double dans ce journal, TRT vérifie si vous n'avez pas déjà créé une entrée de même type pour ce contact et vous avertit en conséquence.
Les quantités de ces articles sont diminuées à chaque fois que vous utilisez cette vente partielle ou que vous la supprimez. Il n'y a pas de lien entre les quantités en main pour ces articles et les quantités réservées; en d'autres mots, une variation de la quantité réservée d'un article n'a aucun impact sur les quantités en main. Ces quantités réservées ne sont fournies que pour créer une liste d'entreprises ou d'individus qui sont susceptibles de recevoir une commande de ces articles le jour où une entrée partielle du journal des ventes sera convertie en véritable transaction comptable. Voir plus loin dans cet article pour une discussion plus étoffée de la notion de quantités.
Insérez ici le numéro de bon de commande de votre client.
Dans notre exemple, ce numéro est le 00015. C'est un compteur séparé pour ce type d'entrée. Ce numéro n'apparaît pas sur vos modèles (vous pouvez modifier vos modèles si désiré) et sert de référence interne. Vous pouvez modifier le numéro de départ de ce compteur: il est situé au bas de la page 3 des Paramètres comptables, tel que montré à la figure suivante. Si vous mettez Ø dans ce compteur, TRT comprendra que vous ne voulez pas utiliser ce compteur et cessera de vous présenter ce numéro dans vos ventes partielles.
Le fait de pouvoir assigner un statut au comptant à une entrée partielle fera en sorte que, lorsqu'utilisée (donc transformée en véritable transaction comptable), cette transaction sera ou non au comptant selon le réglage de l'entrée partielle, indépendamment des réglages des Paramètres comptables. Toute nouvelle fiche créée suit cependant les réglages des Paramètres comptables, sans égard à son origine.
Ces boutons opèrent de la même façon que dans le journal des ventes: ils vous permettent respectivement d'observer votre transaction en équilibre et de calculer les montants de taxes (bien que les taxes soient automatiquement calculées dans le journal des ventes). L'icône en forme d'imprimante sert à insérer une note devant être imprimée sur votre formulaire d'impression. Comme ces entrées sont recyclables, il se peut que vous ayez inséré une note à imprimer lors d'une transaction antérieure. Si une note est présente dans la transaction, une flèche à la droite du bouton pointera vers le bouton pour vous indiquer la présence d'une note à imprimer.
Vous pouvez, à l'intérieur d'une entrée partielle, transférer une ou plusieurs lignes vers une autre entrée partielle sans avoir à ouvrir cette dernière. Tous ceux qui font de la refacturation apprécieront cette caractéristique. Imaginons le scénario suivant. Vous avez un bureau de consultants et vous facturez un tarif horaire de 75$ l'heure et vous payez vos consultants 35$ l'heure. À chaque fois que vous facturez ce client, vous devez éventuellement rembourser vos consultants d'où la nécessité d'une double transaction. Sans cette fonctionnalité de duplication, vous êtes obligé d'aller faire une écriture dans deux entrées partielles: une entrée partielle du journal des achats pour le remboursement au consultant et une entrée partielle du journal des ventes pour la facturation au client.
Avant toute chose, nous vous suggérons de standardiser ce type de démarches en créant dans votre inventaire un item sans gestion des quantités dans lesquels vous assignerez un compte de revenus et de dépenses.
Dans notre exemple, les frais de consultation pourraient avoir une fiche d'inventaire telle qu'illustrée ci-dessus. Notez au bas de l'écran les comptes de revenus et de dépenses: ils seront utilisés dans TRT.
Tel que mentionné plus haut, le but de cette technique est d'éliminer la nécessité de la deuxième écriture ainsi que la perte de temps et les risques d'erreur ou d'oubli associés à cette deuxième écriture. Nous vous suggérons de commencer par la vente.
Voici à quoi ressemblerait l'entrée partielle du journal des ventes:
La première ligne de la zone des transactions contient l'article d'inventaire CONSULTATION et notre curseur est dans cette ligne (notre curseur pourrait être dans n'importe quel champ de cette ligne; ce qui est important est de sélectionner la ligne en insérant le curseur dans un champ quelconque de cette ligne).
Cliquez ensuite sur le bouton Dupliquer dans le coin inférieur gauche pour faire apparaître la fenêtre suivante:
Sélectionnez l'entrée partielle dans laquelle devra être dupliquée la ligne sélectionnée précédemment. Des espaces au bas de l'écran vous permettent de modifier des paramètres de la nouvelle ligne sans avoir à ouvrir la transaction dans laquelle ils sont destinés. La remarque contient le même texte (modifiable) que la ligne source. Le numéro de compte a changé: comme notre transaction source est une vente (donc un revenu) et comme nous avons utilisé un article d'inventaire dans notre ligne source, TRT connaît le compte de dépense associé à cet article et vous le suggère (vous pouvez le modifier). Vous pouvez aussi décider si le montant de la ligne de transaction est assujetti aux taxes. Vous pouvez aussi augmenter (ou diminuer, en utilisant le signe -) le montant qui sera transféré d'une quantité relative en cliquant sur le premier bouton radio de l'incrémentation (celui qui contient le signe %) ou d'une quantité absolue en cliquant sur l'autre bouton radio (celui qui contient le signe $). Dans notre exemple, TRT s'est basé sur la différence entre le prix de vente et le coût d'achat de cet article pour vous proposer automatiquement une variation du montant dupliqué et a diminué de 40$ (quantité absolue) le montant transféré. TRT a également sélectionné le bouton "prix unitaire" car c'est le prix unitaire qui est modifié. Si vous cliquez sur Total de la ligne, le prix de 35$ viendra s'inscrire dans la colonne Total Ligne, sans égard aux quantités. Le tableau suivant résume la situation.
| Quantités | Bouton radio choisi | Impact sur le Total de la ligne |
| 2 | Prix unitaire | 70 |
| 2 | Total de la ligne | 35 |
La variation de - 40$ est basée sur la différence entre le coût d'achat (35$) et le prix de vente (75$) de l'article sélectionné.
Le bouton Créer vous permet de créer au vol une nouvelle entrée partielle si l'entrée partielle à laquelle vous destinez la duplication n'existe pas. Si vous cliquez sur le bouton, le dialogue suivant apparaît:
Vous devez choisir le type de transaction que vous voulez créer, entrer un code contact et une remarque pour que le bouton OK soit activé. Si tel est le cas, lorsque vous quittez ce dialogue votre nouvelle entrée partielle est visible et sélectionnée au haut de l'écran de choix. Cliquez sur le bouton de validation de cet écran: vous êtes maintenant de retour dans votre journal des ventes partielles. Si vous validez ce dernier, les lignes de transaction ainsi dupliquées seront transportées dans le journal destination (mais ne seront pas transportées si vous annulez votre transaction).
Quelques restrictions importantes. Notez le sens de la direction dans laquelle cette transaction a été effectuée. Nous sommes partis du journal des ventes pour exporter dans le journal des achats; les montants de taxes ne seront pas calculés; il vous appartient de les calculer (servez-vous de la calculatrice).
Enfin, si vous supprimez une transaction dans laquelle vous avez précédemment dupliqué certaines lignes en direction d'une autre transaction (destination), les lignes de transaction de cette autre transaction destination ne seront pas supprimées car, à ce stade-ci, les deux transactions sont indépendantes l'une de l'autre.
Suivez ce lien pour plus d'informations.
Un clic sur ce bouton fait apparaître le dialogue suivant:
Trois modèles standards vous sont proposés au haut de l'écran, chacun de ces modèles étant défini et modifiable par la fonction Choix des formulaires d'impression, tel que montré à la figure suivante:
Ces trois modèles sont spécifiques au journal des entrées partielles. De plus, le format des bons de travail fournit quelques particularités intéressantes. En effet, vous pouvez entrer des quantités commandées dans le journal des ventes partielles même si les quantités disponibles ne sont pas suffisantes, ce qui créera dans chaque fiche d'inventaire concernée des quantités réservées. Comme la vocation d'un bon de travail est d'indiquer le nombre d'unités à fabriquer pour un article d'inventaire donné, ces quantités à fabriquer seront bien indiquées et représentent la différence entre les quantités commandées et les quantités en main.
Le bas de l'écran permet l'utilisation de deux modèles sur mesure, permettant ainsi l'utilisation de formulaires particuliers non prévus dans TRT comme les formulaires de soumissions. Au départ, aucun formulaire n'est assigné tel que le statut grisé de chaque bouton, de même que leur libellé "Pas de modèle assigné" en témoigne. Chacun de ces modèles correspond aux modèles Autre 1 et Autre 2 du dialogue de choix des formulaires d'impression, tel que montré à la figure ci-dessous:
Lorsque vous aurez défini et assigné un formulaire à l'un ou l'autre de ces modèles, les boutons radio ne seront plus grisés et porteront maintenant le nom du formulaire choisi par défaut, selon la langue du client si vous vous êtes donné la peine de créer des modèles pour les deux langues.
La remarque permet de consigner des informations utiles.
Les boutons radio Adresse postale et Adresse de livraison vous permettent d'afficher l'adresse désirée dans l'espace sous le code client. L'adresse ainsi affichée est modifiable: vous pouvez en modifier temporairement le contenu pour fins d'impression sans changer l'adresse telle qu'elle est enregistrée dans votre fichier Contacts. Si vous choisissez adresse de livraison, TRT tient compte de toutes les adresses de livraison de ce contact et vous présente des boutons pour naviguer d'une adresse à l'autre si vous avez plus d'une adresse. Choisissez l'adresse qui vous convient.
Les quantités commandées et quantités expédiées sont identiques. À ce stade-ci, la quantité expédiée est un "voeu pieux", car cette transaction est en cours de construction et non comptabilisée. C'est lorsque vous transformerez cette transaction en vraie vente par le bouton Utiliser que les vérifications de quantités disponibles seront effectuées. Si vous utilisez un ou plusieurs articles d'inventaire, les quantités réservées de ces articles sont augmentées du nombre d'articles consignés dans votre ligne de transaction. Ces articles sont diminués à chaque fois que vous utilisez cette vente partielle ou que vous la supprimez. Il n'y a pas de lien entre les quantités en main pour ces articles et les quantités réservées; en d'autres mots, une variation de la quantité réservée d'un article n'a aucun impact sur les quantités en main. Ces quantités réservées ne sont fournies que pour créer une liste d'entreprises ou d'individus qui aimeraient recevoir cet article d'inventaire le jour où une entrée partielle du journal des ventes, faite à leur nom, sera convertie en véritable transaction comptable. Vous pouvez voir la liste des quantités réservées d'un article d'inventaire en consultant la fiche de cet article: la liste se trouve à la page 2 du fichier Inventaire.
Deux paramètres de la fonction Paramètres peuvent avoir une influence sur les quantités expédiées si vous utilisez des articles d'inventaire. Nous allons étudier l'impact de chacun de ces paramètres.
Lorsque cochée, cette option vérifie que les quantités expédiées correspondent aux quantités en main de l'article réservé. Si les quantités en main sont insuffisantes, la colonne des quantités expédiées est ajustée en conséquence. Cette option a une action locale au journal des entrées partielles. Notez également que les montants de chaque ligne du journal des ventes partielles sont, exceptionnellement, le résultat des quantités commandées multipliées par le prix unitaire. Dans tous les autres journaux, ce sont les quantités expédiées qui sont utilisées pour le calcul. En utilisant cette stratégie de calcul basée sur les quantités commandées, vos factures pro forma indiquent un calcul correct.
Supposons que vous réserviez, par les entrées partielles, 10 unités du produit A mais que les quantités en main ne vous permettent d'en expédier que 3. Supposons maintenant que, par le journal des transferts ou par le journal des achats, le produit A est augmenté de 4 unités. Désormais, lorsque vous modifierez votre entrée partielle, vous remarquerez que les quantités expédiées du produit A sont passées de 3 à 7, reflétant les nouvelles quantités en main.
Lorsque non cochée, cette option vérifie que les quantités expédiées correspondent aux quantités en main de l'article réservé. Si les quantités en main sont insuffisantes, la colonne des quantités expédiées est ajustée en conséquence. Cette option a une action locale au journal des ventes, que cette vente provienne ou non de l'utilisation (donc de la transformation en véritable vente) d'une entrée partielle du journal des ventes.
Dans les deux points précédents, nous avons développé la caractéristique des ajustements automatiques. En réalité, le degré de "spontanéité" de ces ajustements dépend d'une caractéristique des Paramètres, juste sous le paramètre "Supprimer les alarmes...":
Si afficher les quantités à ajuster est sélectionné, les ajustements ne se feront pas automatiquement, mais seront présentés dans une fenêtre, vous permettant d'examiner les ajustements suggérés par TRT, comme à la figure suivante:
Cette figure affiche, dans l'ordre, le numéro de ligne concerné, le code d'article d'inventaire, la quantité en main disponible ainsi que la quantité requise pour remplir la commande. Cette fenêtre est une palette flottante: vous pouvez la déplacer et vous servir des informations montrées tout en travaillant dans la fenêtre juste en dessous: vous pouvez donc faire des ajustements à vos quantités tout en ayant la palette sous les yeux. Vous pouvez également cliquer sur une ligne de la palette, qui à son tour sélectionnera automatiquement la ligne correspondante dans le journal.
Examinons à l'aide d'un exemple tous les cas possibles. Supposons un article dont les quantités en main sont de 10:
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Dans une modification antérieure de l'entrée partielle, nous avions entré 3 quantités expédiées. Si nous choisissons l'option d'ajustement automatique, nous ne pouvons expédier plus que les quantités en main, soit 10 unités. Si nous affichons le dialogue des quantités requises plutôt que les ajuster automatiquement, nous verrons qu'il faut 9 unités pour compléter la commande et la quantité expédiée dans le journal des ventes sera toujours 3, vu qu'afficher le dialogue ne fait aucun ajustement. Il vous appartient d'ajuster vous-même à la main les quantités expédiées pour en tenir compte étant donné que l'option d'affichage de ce dialogue ne procède à aucun ajustement.
Dans une modification antérieure de l'entrée partielle, nous avions entré 3 quantités expédiées. Si nous choisissons l'option d'ajustement automatique, les quantités en main sont suffisantes pour couvrir les quantités en commande, d'où les quantités expédiées de 8. Si nous faisons afficher le dialogue des quantités requises, il sera indiqué Ø, ce qui signifie que cet item a les quantités en main requises. Il vous appartient d'ajuster vous-même à la main les quantités expédiées pour en tenir compte étant donné que l'option d'affichage de ce dialogue ne procède à aucun ajustement.
Les quantités en main sont suffisantes pour couvrir les quantités commandées. Aucun ajustement n'est requis et il ne vous sera pas présenté, le cas échéant, de dialogue de quantités.
Cette colonne affiche les quantités expédiées originellement avant modification de la vente partielle (donc lors de sa création ou lors d'une modification antérieure). Ces quantités expédiées sont le résultat des conditions qui prévalaient à ce moment-là, c'est-à-dire sans ajustement automatique.
La quantité ajustée est la quantité expédiée ajustée automatiquement en fonction des quantités en main si cette option des paramètres est sélectionnée.
La quantité requise affichée dans un dialogue approprié est la contrepartie des ajustements automatiques. Aucun ajustement n'est fait et les quantités requises sont affichées.
Si vous assignez un représentant à votre transaction, ce représentant sera automatiquement assigné à la transaction créée lorsque vous utiliserez cette entrée partielle.