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Le dialogue suivant vous sera proposé:
Le triangle à la gauche des dates de saisie est un menu déroulant qui vous suggère quelques dates prédéfinies, soit dans l'ordre:
Dans un cas comme dans l'autre, vous choisissez les dates entre lesquelles vous voulez purger les écritures. Le dialogue ci-dessous vous est ensuite proposé:
Par défaut, "Tous les journaux" vous est proposé. Si vous cliquez sur le bouton "Certains journaux", le dialogue s'agrandit vers le bas pour montrer d'autres options. Vous n'avez qu'à décliquer les journaux que vous voulez conserver.
Si vous décidez de procéder, étant donné le caractère irréversible de cette action, le dialogue suivant vous est proposé:
Les transactions faisant partie de vos comptes en souffrance ne seront pas purgées. Les écritures non conciliées ne seront pas purgées à moins que la boîte à cocher du dialogue ci-dessus soit cochée. Vous cocherez cette boîte si et seulement si vous ne vous servez pas de la conciliation bancaire de TRT. TRT empêche par défaut certaines fiches en relation avec la conciliation d'être purgées à moins de le spécifier en cochant cette boîte à cocher.
Toutes les transactions entre les deux dates seront alors purgées. Vous ne pourrez plus retrouver ces transactions dans l'historique de chaque fiche Contact.
Le bouton Backup permet de créer une copie de votre fichier de données. Si vous êtes en mode multi-utilisateurs, vous devrez créer à la main votre copie de fichier de données, TRT n'étant pas capable de créer "à distance" cette copie sur votre serveur.
Le bouton Registre, lorsque cliqué, fera apparaître le registre des opérations de purge, tel que montré à la figure suivante:
Ce registre indique la date de l'opération de purge, les initiales du "forban" ainsi que la description. Cette dernière indique l'origine de la purge (la fonction de Purge ou une fermeture d'année financière), les dates ainsi que les journaux purgés. Ce registre consignera toutes les opérations de purge à partir de son implantation.
Après une purge de vos écritures, des statistiques de purge vous sont montrées:
Ce dialogue vous recommande de compacter vos données avec le logiciel 4D Util. Le fait de purger vos données ne fera pas diminuer la taille de votre fichier de données; l'opération de purge n'a créé que des trous dans votre fichier de données. Si vous ne compactez pas vos données, votre fichier de données cessera de grandir pendant un certain temps, le temps que TRT remplisse tous les trous créés par la purge. Pour faire diminuer la taille de votre fichier, compactez vos données. De plus, si le fait de purger des écritures a complètement libéré certaines fiches contact de leurs écritures, le dialogue suivant vous est montré:
Ce dialogue signifie que certains contacts sont devenus orphelins, n'ayant plus d'écritures comptables attachées à ces contacts. C'est donc le moment idéal pour les supprimer. Si vous cliquez sur Oui, vous serez amenés dans un format liste où, par le biais du menu Fonctions propre à tous les formats liste, vous aurez la possibilité de supprimer ces contacts.
Enfin, TRT tentera de déterminer si des comptes de votre charte des comptes sont devenues orphelins et vous présentera le dialogue suivant:
Si des fiches orphelines sont trouvées, elles seront affichées dans le format liste de la charte des comptes, à-partir duquel vous pourrez les supprimer par le biais du menu Fonctions propre à tous les formats liste.