Vous possédez une carte de crédit d'entreprise et le temps est venu de la payer. Plusieurs d'entre vous ont le réflexe d'entrer chaque dépense du relevé dans le journal des achats au nom du fournisseur de la dépense. Le problème, c'est qu'il faut toujours payer le fournisseur de la carte de crédit, parce que ce fournisseur a déjà payé tous les fournisseurs de biens et services dont vous vous êtes servis et qui apparaissent sur votre relevé.
La seule façon viable de procéder est d'utiliser le journal des achats pour payer le fournisseur de la carte de crédit, puisque c'est lui que vous devez payer. Vous pouvez toutefois créer autant de lignes de transactions que désiré, à la rigueur une ligne de transaction par ligne de relevé, vous permettant ainsi de détailler dans TRT chacune des transactions et de leur attribuer un compte de charte des comptes pertinent. Utilisez le champ Description du journal des Achats pour consigner une brève note sur le bien ou service acheté. Il vous sera ainsi plus facile de repérer plus tard, si désiré, le bien ou service acheté. Utilisez également le champ Remarque du journal pour consigner une brève note sur tout achat spécial ou important: souvenez-vous qu'à la page 3 (historique) de chaque fiche Contact, on peut examiner le début de la remarque de chaque journal, facilitant ainsi les recherches ultérieures.
N'hésitez pas à vous servir de la calculatrice du journal des achats pour les articles taxables: une des propriétés intéressantes de la calculatrice vous permet de «coller» les résultats calculés dans le journal. Tout montant de taxe déjà présent dans les champs TPS et TVQ est additionné aux résultats générés par la calculatrice, vous évitant ainsi des erreurs.
Certains clients nous ont mentionné que le paiement de leur carte de crédit est automatiquement effectué par la banque (donc retiré de leur compte de banque). Si tel est le cas, c'est une écriture du journal général qu'il vous faudra effectuer. Pour les utilisateurs de la version normale, la description de chaque ligne de transaction peut alternativement montrer la description de chaque compte ou vous permettre d'entrer votre propre note, note qui sera conservée avec la transaction. De plus, cette transaction sera imprimable et observable par le bouton Voir les journaux.