Impressions en PDF et envois par courriel

PDF est un standard créé par la société Adobe. Typiquement créé par l'application Acrobat, de nombreux autres logiciels permettent maintenant de créer de tels documents. TRT endosse ce standard, qui est aussi endossé par MacOS mais non par Windows. Il en résulte des différences de fonctionnement. L'objectif est, par exemple, d'envoyer des factures à nos clients sans passer par l'envoi physique d'une lettre papier et d'une enveloppe. La facture résidant en format PDF, elle devient un document qu'on peut envoyer à notre client par courriel directement à partir de TRT.

Pour activer ce mécanisme:

• Sous Windows dont la version est inférieure à 10, vous devez installer un pilote d'impression PDF sur chaque poste client et le configurer adéquatement. Suivez ce lien pour plus d'informations. À partir de Windows 10, Microsoft inclut un pilote d'impression PDF dont TRT peut se servir.
• Sous Mac, nul besoin d'installer un pilote: il est intégré à MacOS.
• À l'onglet Informations 2 de la fiche Contact, la boîte à cocher Par création d'un fichier PDF doit être cochée pour tous les contacts devant se prévaloir de ce mécanisme. Si la boîte n'est pas cochée, on peut quand même créer un fichier PDF au vol à travers le dialogue de choix du formulaire à imprimer.
• Une préférence comptable permet d'assigner globalement le réglage mentionné au point précédent pour tous les contacts.
• Si on veut que le document PDF soit envoyé par courriel à notre contact, il faut créer au moins une adresse de courriel à notre contact.

La création du document PDF, lorsque les conditions précédentes sont remplies, se produit lors de l'impression de la facture. Tout le paramétrage se trouve dans le dialogue de choix du formulaire à imprimer. Pour faire apparaître ce dialogue à chaque impression, il faut que la boîte à cocher Afficher les paramètres d'impression avant d'imprimer soit cochée: nous vous suggérons donc de cocher cette boîte.

Sous MacOS, l'envoi par courriel si une adresse de courriel est présente dans la fiche Contact est automatique.

Pour activer la gestion automatique des courriels:

• Entrez une adresse dans le champ Serveur de courrier des paramètres généraux, onglet Gestion du courriel. Pour Videotron par exemple, il s'agit de relais.videotron.ca
• Entrez votre adresse de courriel dans le champ Adresse de courriel des paramètres généraux, onglet Préférences personnelles sinon votre envoi sera vraisemblablement traité comme un pourriel (spam) par le serveur de courriels de votre destinataire.