Multi-compagnies

Le multi-compagnies est la possibilité d'avoir dans un seul fichier physique plusieurs fichiers logiques (compagnies). Vous pouvez toutefois créer autant de fichiers physiques distincts pour chaque compagnie que vous voudrez créer dans TRT. Quels sont les avantages et inconvénients de chaque méthode?

Multi-compagnies	Fichiers physiques distincts
En mode multi-utilisateurs, gestion simplifiée en n'ayant qu'un seul fichier de données ouvert. Dans les faits, 4D Server (l'engin multi-utilisateurs de TRT) ne peut ouvrir un nombre illimité de compagnies, ce qui n'est pas le cas en mode multi-compagnies	Il faut quitter TRT et tenir la touche Alt enfoncée pour créer/choisir un autre fichier de données, ou aller dans le menu Fichier > Nouveau ou Ouvrir
Des fonctionnalités seront éventuellement ajoutées pour faire des opérations inter compagnies. Ces opérations demeurent présentement manuelles	Les opérations inter compagnies sont complètement manuelles
En cas de corruption grave, tout le fichier de données de toutes les compagnies peut être atteint	Les données sont bien distinctes. En cas de corruption grave, un seul fichier de données est atteint
Recommandé si vous changez constamment de compagnie	N'est pas recommandé si vous ne changez pas souvent de compagnie. Le bon vieux truc de quitter et redémarrer TRT en tenant la touche Option (Alt) enfoncée pour changer de fichier fonctionne toujours.
Le fichier de données peut devenir très lourd, selon le nombre de compagnies et le volume de transactions	Chaque fichier de données ne contient que ses propres transactions
La génération de certains rapports financiers comme le bilan peut prendre beaucoup plus de temps, à cause d'un critère de recherche supplémentaire (la compagnie)	La génération des rapports prend le même temps que d'habitude, pas plus pas moins
N'est accessible qu'en version normale ou plus de TRT	Est accessible dans toutes les versions de TRT

Précaution concernant les chartes de comptes

Nous vous suggérons fortement d'harmoniser vos chartes de comptes: mêmes numéros de compte entre compagnies, même nombre de caractères dans vos comptes. D'ailleurs cela deviendra un prérequis lorsque des fonctionnalités d'intercompagnies seront disponibles dans TRT.

Caractéristiques

Vous avez la possibilité de créer jusqu'à 99 compagnies
L'entreprise courante apparaît directement dans un menu déroulant sur l'écran principal

Ce menu peut être caché, si on ne veut pas créer de distraction visuelle quand on n'utilise qu'une seule compagnie, par un paramètre. Le contenu de ce menu popup dépend des compagnies auxquelles l'utilisateur a droit d'accès. Par défaut, les compagnies sont triées par nom. En tenant la touche Alt enfoncée, on trie les compagnies par numéro.
On peut assigner par utilisateur une compagnie à ouvrir par défaut lorsqu'on démarre TRT
Des privilèges vous permettent de contrôler la gestion des multi-compagnies: créer, supprimer, importer, exporter ou changer de compagnie. De plus, on peut spécifier une plage de compagnies auxquelles l'utilisateur peut avoir accès
La suppression d'une compagnie vide le fichier de données de toute trace de cette compagnie. TRT vous avertit à cet effet et vous donne la possibilité d'exporter toutes les données en format TRT avant de supprimer. C'est une bonne idée d'enlever le privilège de suppression à vos utilisateurs, même aux administrateurs. Un accident est si vite arrivé.
Import en mode TRT: en mode automatique, le fichier d'import peut spécifier dans quelle compagnie les données s'importeront; en mode manuel, les données s'importent dans la compagnie courante
Les fichiers messages de courriels, modèles de formulaires, rappels, syndicats, barèmes de prix, utilisateurs, tables de paie sont communs à toutes les compagnies. À cet effet, la fonction d'importation de compagnies leur fait un traitement spécial:
- Modèles de formulaires: TRT se base sur le nom du formulaire que vous tentez d'importer pour repérer vos doublons. Si le nom d'un formulaire à importer n'existe pas dans la compagnie destination, TRT l'importera.
- Barèmes de prix: TRT se base sur le code du barème de prix que vous tentez d'importer pour repérer vos doublons. Si le code d'un barème à importer n'existe pas dans la compagnie destination, TRT l'importera.
- Utilisateurs: les utilisateurs ainsi que leurs privilèges ne sont pas importés. Vous devrez les recréer à la main s'ils n'existent pas dans la compagnie destination. Choisissez donc comme compagnie destination celle qui contient l'ensemble d'utilisateurs/privilèges le plus complet possible, si c'est votre seul critère de choix.
- Tables de paie: elles ne sont pas importées. Vous devrez les importer à la main si elles n'existent pas dans la compagnie destination.
La notion de multi compagnies présuppose que vous voulez importer dans le fichier courant d'autres entreprises préalablement exportées.
Si vous désirez créer une nouvelle compagnie vierge sans y importer de données, utilisez l'item de menu Créer. A ne pas confondre avec l'item Créer par importation, qui a une fonction double: créer une nouvelle compagnie et vous demander d'ouvrir un fichier de transfert à importer que vous aurez créé préalablement par le menu Exporter.

Pour importer vos compagnies dans le fichier de données courant, vous devez au préalable exporter les compagnies à importer éventuellement. Pour ce faire:

choisissez Exporter dans le menu déroulant au haut de l'écran principal, tel que montré dans la figure animée ci-dessus

Cliquez sur le crochet de validation du dialogue sans toucher à la sélection de fichiers, à moins que vous ne désiriez importer les données de certains fichiers seulement (vous devez avoir une très bonne raison pour faire cela!):

Cliquez sur la boîte à cocher «Seulement les fichiers essentiels…» pour démarrer une nouvelle entreprise calquée sur la compagnie existante (celle dans laquelle vous êtes actuellement). Si tel est le cas, TRT vous demandera éventuellement si vous voulez mettre cette nouvelle compagnie en fonction:

Le fait de ne pas cocher ces boîtes fait en sorte que la comptabilité et la paie ne seront pas en fonction, vous permettant des paramétrages spécifiques à ces conditions.

Stockez sur disque le fichier de transfert, par exemple sur votre bureau
Répétez le processus pour toutes les compagnies à exporter

Pour importer vos compagnies:
1. choisissez Créer par importation dans le menu déroulant au haut de l'écran principal, tel que montré dans la figure animée ci-dessus; vous n'avez pas besoin de les Créer au préalable: créer par importation est une fonction double qui crée et qui importe ensuite.
2. Ouvrez le fichier de transfert désiré
3. Un dialogue de confirmation du nom du fichier de données vous est présenté:
  
  Changez le nom selon vos désirs, cliquez sur le bouton OK pour continuer l'importation, cliquez sur le bouton Annuler pour arrêter l'importation.
Pour dupliquer une compagnie existante dans le fichier de données physique courant, choisissez cette commande.

Pour exporter une compagnie courante dans un nouveau fichier de données:

Allez dans le menu déroulant Fonctions > Vérifications et réparations > Export de tous les fichiers

Le dialogue de choix de fichiers à exporter vous apparaît:

Cliquez sur la boîte à cocher «Seulement les fichiers essentiels…» pour démarrer une nouvelle entreprise à partir de la compagnie existante.

Un dialogue vous demande de spécifier un nom et un emplacement pour le fichier de transfert
Quand votre fichier de transfert est créé, créez un nouveau fichier de données avec TRT. Ne confondez pas la création de ce nouveau fichier avec la création d'une nouvelle compagnie (qui est une des fonctions du menu déroulant de l'écran principal): il s'agit ici de création d'un fichier physique.

Le reste des opérations dépend des conditions suivantes:

Si vous désirez que le fichier de transfert devienne votre nouvelle compagnie:
1. Entrez n'importe quoi dans le nom de compagnie quand TRT vous demandera d'entrer un nom de compagnie
2. Laissez le champ numéro de série vide
3. Lorsque votre nouvelle compagnie sera créée, allez dans le menu déroulant Fonctions > Vérifications et réparations > Import de tous les fichiers
4. Importez le contenu du document de transfert préalablement créé
5. Quittez et redémarrez TRT

Si vous désirez que le fichier de transfert ajoute cette compagnie à un fichier de données qui contient déjà au moins une compagnie:

Ouvrez le fichier de données devant accueillir cette compagnie
Par le menu déroulant au haut de l'écran principal, choisissez Créer par importation et importez les données de votre fichier de transfert.

Le dialogue suivant peut apparaître si vous avez exporté une partie des fichiers:

Le fait de ne pas cocher ces boîtes fait en sorte que la comptabilité et la paie ne seront pas en fonction, vous permettant des paramétrages spécifiques à ces conditions.

Dans la plupart des fichiers, un nouveau champ No Compagnie a été ajouté dans les dialogues de recherche:

Cependant, vous n'êtes pas obligé de vous en servir, à moins de faire une recherche spécifique dans une autre compagnie que la compagnie courante (il vaudrait mieux alors changer de compagnie directement par le menu déroulant illustré ci-haut avant de faire votre recherche): TRT connaît la compagnie courante et en tiendra compte.