Le fonctionnement du système de paiements par débits préautorisés consiste à acheminer vers le site sécurisé de votre institution bancaire un fichier, formaté selon les standards de l'association canadienne des paiements, contenant le détails des transactions à débiter des comptes bancaires des payeurs sélectionnés.
Une fois le fichier bancaire créé, le numéro de lot apparaîtra dans la colonne No Chèque/Carte de la page des Transactions postdatées. C'est à partir de cette dernière que vous pourrez valider ou rejeter les transactions transigées par la banque. L'export vers TRT est considéré comme la validation du succès de la transaction par la banque. Prenez note qu'une transaction rejetée ne peut plus être acheminée vers la banque. Elle doit être recréée via l'onglet des Honoraires de la fiche patient.
Un lot dont toutes les transactions ont été exportées vers TRT ou rejetées peut être fermé.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Quand vous ajoutez un nouveau lot, ORT présente uniquement les transactions dont le mode de paiement est DPA. ORT affiche les transactions n'ayant pas encore été incluses dans un fichier bancaire et dont la date dûe est inférieure à la date courante plus le nombre de jours à venir tel que défini dans l'onglet Modes de paiement de la fiche des Préférences. La seule action possible avec les transactions est de pouvoir les inclure ou non dans un fichier bancaire qui sera acheminé vers la banque. Les autres informations de la liste ne sont présentes qu'à titre informatif.
Il est possible de sauvegarder un lot avant de créer le fichier bancaire. Les transactions incluses dans ce lot seront ainsi sauvegardées avec ce lot et ne seront plus disponibles pour un autre lot à moins de les désélectionner par la case à cocher de la colonne Inclure.
Ce bouton à double action permet de sélectionner/désélectionner toutes les transactions à inclure dans un fichier bancaire.
Vous pouvez cliquer sur un entête de colonne pour trier les données sur cette colonne. Un clic trie par ordre ascendant, un second clic sur le même entête par ordre descendant. Le tri courant est indiqué par un entête à fond contrasté.
Cette colonne vous permet de sélectionner les transactions de débits préautorisés que vous souhaitez inclure dans le fichier bancaire qui sera envoyé à la banque pour traitement. Au moment de sélectionner une transaction, une vérification des données bancaires du payeur est effectuée afin de s'assurer que le montant facturé est identique au montant à débiter, prévu dans la confirmation de l'accord DPA, et que cette dernière a été imprimée.
Ce numéro est nécessaire au traitement des transactions par la banque. Il est incrémenté à chaque lot et toujours composé de quatres (4) chiffres. Le même numéro de lot ne peut être envoyé deux fois. En cas de problème, on peut modifier la suite séquentielle à partir de l'onglet Mode de paiements des Préférences d'ORT.
Ce champ indique la date de création du fichier bancaire. Lorsque l'on crée un nouveau lot, ce champ est vide et sera automatiquement rempli au moment de créer le fichier bancaire.
Ce champ indique la nombre total de transactions incluses dans un lot. Il est ajusté dynamiquement selon la sélection des transactions.
Ce champ indique la valeur totale des transactions incluses dans un lot. Il est ajusté dynamiquement selon la sélection des transactions.
Cette case à cocher non-saisissable indique qu'un fichier bancaire a été créé pour ce lot. L'envoi du fichier vers la banque n'étant pas automatisé, nous présumons qu'il sera envoyé sans délais suite à sa création. Dès qu'un lot est considéré comme envoyé, il n'est plus modifiable et la colonne Inclure disparaît pour vous empêcher d'ajouter d'autres transactions à ce lot. Si un fichier bancaire a été créé par erreur, vous pouvez le supprimer et recommencer. Les fiches associées à ce lot seront rendues disponibles à nouveau.
Cette case à cocher non-saisissable indique que toutes les transactions ont été vérifiées et que le lot est fermé.
Créer un fichier bancaireCe bouton permet de créer le fichier, formaté selon les standards de l'association canadienne des paiements, qui sera acheminé manuellement vers la banque pour traiter les transactions de débits préautorisés qui y auront été incluses. L'interface permet de sauvegarder ce fichier à l'endroit de votre choix sur votre ordinateur. ORT n'envoie pas automatiquement ce fichier sur le site sécurisé de la banque: vous devez exécuter cette tâche vous-même. La marche à suivre vous sera expliquée par un responsable de votre institution bancaire.
Pour la banque Nationale, deux protocoles sont mis à votre disposition:
Une fois le fichier bancaire créé, le lot est considéré comme envoyé. Un fichier bancaire peut être recréé tant qu'il n'a pas été fermé. Cependant, faites attention de ne pas envoyer le même fichier bancaire deux fois, il pourrait être rejeté.
Ce bouton supprime la fiche de lot et dissocie les transactions postdatées du lot pour qu'elles puissent être incluses dans un nouveau lot. Attention, il est possible de supprimer un lot dont le fichier bancaire a été créé (voir envoyé). Vous devez vous assurez que le fichier n'a pas été envoyé à la banque avant de le supprimer. Cela évitera plusieurs soucis.
Ce bouton ferme le lot. Les lots fermés ne peuvent plus être supprimés ou renvoyés à la banque. Ils n'apparaîtront plus par défaut dans la liste des débits préautorisés.