Fusion de lettres personnalisées (mailing)

ORT se prête très bien à la fusion de lettres personnalisées (mailing) parce qu'il est intégré avec 4D Write, un logiciel de traitement de texte performant et simple à utiliser. Le but de cette note est de vous montrer comment réaliser une fusion de lettres en masse (à plusieurs destinataires). Voici les étapes:

Créer une sélection de destinataires
Créer un modèle de lettre
Imprimer la lettre avec les destinataires préalablement choisis.

1. Créer une sélection de destinataires

Trois fichiers s'y prêtent: les patients, organisations et les professionnels.

1.1 Créer une sélection

de patients: vous utiliserez la fonction Chercher ou Recherche multi-critères, ou le menu Contacts: Patients Liste. Vous avez alors une sélection de fiches. Vous pouvez raffiner davantage votre sélection par une recherche subséquente, ou une sélection de fiches à la main: voir 1.3 pour plus d'informations.
de professionnels: utilisez le menu Contacts > Professionnels pour faire apparaître une liste de professionnels. Le haut de l'écran présente un champ de recherche par nom. Vous pouvez raffiner davantage votre sélection par une recherche subséquente, ou une sélection de fiches à la main: voir 1.2 pour plus d'informations.
d'organisations: tilisez le menu Contacts > Organisations pour faire apparaître une liste d'organisations. Le haut de l'écran présente un champ de recherche. Vous pouvez raffiner davantage votre sélection par une recherche subséquente, ou une sélection de fiches à la main: voir 1.2 pour plus d'informations.

1.2 Recherche subséquente, ou sélection de fiches à la main

Lorsque vous créez une recherche, il vous est présenté une liste de contacts. Chaque liste présente un menu qui lui est propre, le menu Fonctions. Deux de ses fonctionnalités nous intéressent: la ligne de menu Chercher, la ligne de menu Sélection partielle.

Si vous désirez chercher davantage dans la liste qui vous est présentée, utilisez le menu Fonctions > Chercher. Assurez-vous que vous allez Chercher dans la sélection: de cette façon, vous pouvez faire plusieurs recherches consécutives en convergeant de plus en plus vers le résultat désiré.

Vous pouvez également sélectionner à la main les fiches d'intérêt. Pour ce faire, utilisez la touche Majuscules pour faire une sélection continue, la touche Pomme (sous Mac) ou la touche Contrôle (sous Windows) pour faire une sélection discontinue. Après avoir créé une sélection à la main, il faut signifier à ORT que les fiches sélectionnées doivent maintenant devenir la nouvelle sélection. Pour ce faire, allez dans le menu Fonctions > Sélection partielle. Vous vous retrouvez uniquement avec les fiches sélectionnées.

2. Créer un modèle de lettre: deux méthodes proposées

Fusion classique à la 4D Write

Cette façon de procéder comporte deux lacunes que vous devez connaître:

Le modèle de lettre que vous allez créer n'est pas automatiquement sauvegardé dans ORT. Vous pouvez le faire, mais à la main, en copiant tout le texte de votre lettre et en le copiant dans un nouveau modèle de lettre dans ORT
La façon de créer les champs est très différente de celle à laquelle vous êtes habitué si vous avez déjà créé des modèles de lettres dans ORT.

Suivez ce lien pour la suite.

Fusion à la ORT

Cette façon de procéder n'est pas aussi puissante que la fusion classique à la 4D Write, mais suffira pour la plus grande partie de vos besoins, et présente l'avantage d'être congruente avec la façon dont vous créez déjà vos lettres dans ORT.

Suivez ce lien pour la suite.