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Cet outil sert à comparer les comptes fournisseurs sommaire par rapport à l'historique. TRT fera d'abord une analyse pour déterminer si vos écritures sont faites avec le bon compte. Dans le cas contraire, il pourrait vous présenter l'écran suivant:
Tel que mentionné dans l'écran, le bon compte dans notre exemple est le 15210-0. Sélectionnez les lignes que vous désirez corriger et cliquez ensuite le bouton Modifier: TRT s'occupe du reste.
L'historique, (sauf exception) est la vérité sur vos comptes; le sommaire est calculé, donc sujet à erreurs. Le comparatif vous donne une bonne piste pour regarder où les erreurs se sont produites. Il peut y avoir des exceptions et vous serez vraisemblablement confronté à une exception si, en double cliquant sur une ligne du rapport montré à la figure suivante, vous vous retrouvez devant un écran sans données. Ceci signifie qu'il peut y avoir des erreurs aussi dans l'historique. Pour le savoir, je suggère de demander l'historique du fournisseur ou du client désiré à la date de dernière écriture et de tenir la touche Alt enfoncée: la touche Alt fera en sorte que le rapport sera trié non plus sur le type d'écriture mais sur la date des écritures, ce qui fera en sorte que les déboursés se retrouveront très près de leurs achats, rendant la tâche facile pour jumeler les écritures entre elles. À date nous avons constaté deux types d'anomalies:
Cliquez sur le bouton Compte fournisseur ou Compte client selon le rapport désiré. Si vous voulez examiner le rapport pour une devise, sélectionnez la devise désirée. Ce rapport, contrairement au rapport de comptes fournisseurs/clients normal, ne vous montre que les différences entre le sommaire et l'historique au lieu de vous montrer tous les comptes. Vous pouvez donc porter votre attention uniquement sur les problèmes potentiels.
Le rapport est triable (en cliquant sur l'entête désiré) et vous pouvez également déplacer les lignes pour les réordonner à votre goût.
À partir du rapport ci-dessus, vous pouvez double cliquer sur une ligne pour voir le détail du résultat:
Par défaut, TRT va marier toutes les lignes d'écriture qui peuvent l'être, ne laissant que les lignes qu'il pense problématiques. Si vous cliquez sur la boîte à cocher Tout montrer, TRT vous montrera toutes les lignes sans filtre, sauf les écitures de renversement et les écritures renversées:
Si vous cliquez sur une ligne, TRT montrera toutes ses dépendances en bleu. Dans notre exemple nous avons sélectionné un déboursé qui payait plusieurs factures: toutes ces factures sont en bleu. Réciproquement, cliquer sur un achat montrera tous les déboursés qui l'ont payé. Il en est de même pour une vente avec ses recettes.
La colonne Dossier ne sera montrée que pour la version Agence de TRT. Lorsque vous double cliquez une ligne, TRT affichera le contenu de l'écriture: une ligne d'achat vous montrera le journal des achats, etc. Si vous double cliquez la ligne en double cliquant sur le numéro de dossier, c'est le dossier de facturation qui sera affiché.
Voici des exemples de cas et leur solution.
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On voit ici que l'écriture d'achat 3147 a un solde résiduel (le reste) comme si cet achat n'avait pas été payé. On voit également qu'il est en relation avec un seul journal, le 3161, un déboursé, indiquant qu'il a été payé par ce journal. De plus, ce déboursé montre qu'il est en relation avec l'achat. Il faut donc supprimer le reste puisqu'il ne reste rien à payer |
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Pour corriger, enfoncez la clé Alt en cliquant sur la ligne d'achat. Le dialogue ci-contre apparaît. Supprimez le solde résiduel et validez. En relation avec permet de rétablir une relation entre le journal et un autre numéro de journal. Pour vous facliter la vie, cliquez sur le bouton + qui vous demande le numéro de journal à mettre en lien et remplit le champ adjacent pour vous. |
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Ce tableau apparaît quand TRT détecte des liens vers des journaux inexistants ou supprimés. Pour corriger, double-cliquez une ligne. Dans l'exemple ci-contre la première ligne montrera le journal 584 et il sera possible alors de modifier le champ d'entrepôt en conséquence. |