Il existe plusieurs façons de gérer une petite caisse. Examinons-en deux: la façon classique et la façon travailleur autonome.
Il faut d'abord mettre de l'argent dans la petite caisse. Assumons que le montant à maintenir dans la petite caisse est de 500 $. Vous ferez un achat au comptant de 500 $ dont le compte sera la petite caisse. C'est tout.
A chaque fois que vous payez quelque chose à-partir de la petite caisse, vous accumulez les reçus de vos dépenses. Quand vient le temps de renflouer la petite caisse, vous faites un achat (au comptant ou non, selon que vous voulez émettre le chèque immédiatement ou plus tard), dans lequel vous consignez les dépenses correspondant aux reçus accumulés. Ces dépenses (correspondant aux reçus accumulés) doivent être consignées dans des comptes de dépenses. La somme de ces reçus plus l'argent restant dans la petite caisse doit être toujours égale au montant initialement mis dans la petite caisse.
Lorsqu'il n'y a qu'une seule personne qui paie les dépenses de petite caisse, la façon la plus simple est de les payer "de sa poche" et d'accumuler les reçus que vous vous rembourserez plus tard. Lorsque vient le temps de rembourser, deux stratégies sont possibles.
Si vous ne tenez pas à sortir d'argent de votre entreprise mais voulez considérer les sommes que vous avez payées comme un dû (à payer éventuellement), passez une écriture au journal général dans laquelle vous consignerez vos achats dans des comptes de dépenses. Le compte de contrepartie (au crédit) que vous utiliserez sera un compte de passif "Dû à l'actionnaire". L'actionnaire, c'est vous...
Créez-vous comme fournisseur. Utilisez ce contact dans le journal des achats (au comptant ou non, selon que vous voulez émettre le chèque immédiatement ou plus tard) et consignez les dépenses de vos reçus dans des comptes de dépenses.