Vous arrivez à cet éditeur par la fonction Rapports sur mesure.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Cette fenêtre est agrandissable par les techniques habituelles.
Tous les champs disponibles sont montrés dans cette zone. Le processus de choix des champs consiste à cliquer sur un de ces champs et à le faire glisser dans la zone 3, processus que nous verrons plus loin.
Cette zone vous permet d'assigner un ou plusieurs tris aux champs sélectionnés. Comme au point 1, le processus d'assignation consiste à cliquer sur un de ces champs et à le faire glisser dans la zone 2.
Cette zone "accueille" le résultat de vos manoeuvres telles qu'expliquées précédemment. C'est dans cette zone que votre rapport prend forme.
Cette zone contient des boîtes à cocher vous permettant d'appliquer des calculs automatiques à des champs numériques.
Lorsqu'une colonne est sélectionnée dans la zone 3, si vous cliquez sur la boîte à cocher Triée, cette colonne devient triée. Cette façon de faire est complémentaire à la façon expliquée au point 2. Vous pouvez changer l'ordre du tri en cliquant sur le bouton
du champ correspondant dans la zone de tri 2.
Lorsque vous sélectionnerez une colonne construite dans la zone 3, vous observerez que cette boîte est cochée. Le logiciel calcule donc automatiquement la largeur de chaque colonne, largeur basée sur l'élément de la colonne occupant le plus d'espace. Il se peut que vous vouliez décocher cette boîte dans le cas de rapports très longs si vous connaissez approximativement la largeur de chaque colonne, car le calcul de la largeur optimale par le logiciel prend lui-même un certain temps. Lorsque cette boîte est décochée, vous pouvez changer la largeur de la colonne sélectionnée en déplaçant votre curseur dans le haut de la zone 3. Votre curseur prend alors l'aspect suivant:
Notez le curseur en forme de double flèche, entouré d'un cercle rouge dans l'image, à l'intersection de la colonne Description et de la colonne Quantité: cliquez et glissez pour modifier la largeur de la colonne Description. Dernier rappel: il faut toutefois que l'attribut Largeur automatique soit décochée pour que ce curseur apparaisse.
Par défaut, le logiciel n'écrit qu'une seule fois les valeurs répétées, afin que votre rapport soit plus lisible:
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Remarquez que "4D Draw", dans la colonne Article, n'est écrit qu'une seule fois pour les quatre lignes. Cette caractéristique ne fonctionne correctement que si cette colonne est triée au préalable. Si vous voulez que "4D Draw" se répète à chaque ligne de la colonne Item, cochez la boîte Valeurs répétées. |
Examinons maintenant les étapes de construction d'un rapport sur mesure.
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En partant de l'écran vierge au début de cet article, vous devez "déplacer" des champs de la zone 1 à la zone 3. Pour ce faire, cliquez sur le champ de votre choix dans la zone 1 et, tout en maintenant le doigt enfoncé sur le bouton de la souris, faites glisser votre champ dans la zone 3. Dans notre exemple, nous avons amené le champ Type de journal dans la zone 3. Un rectangle pointillé suit le curseur.
Une autre façon de procéder consiste simplement à double cliquer sur le champ désiré de la zone 1. |
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Après que vous ayez relâché le bouton de la souris, votre écran pourrait ressembler à la figure ci-contre: |
Vous continuez le déplacement des champs choisis. À la fin de l'opération, votre zone 3 pourrait ressembler à ceci:
Si vous désirez insérer une colonne, sélectionnez d'abord la colonne à droite de la colonne à insérer en cliquant sur le champ en haut de la colonne. Utilisez la fonction "Insérer une colonne" du menu Édition. Un dialogue vous affiche une liste des champs; choisissez le champ à afficher dans la nouvelle colonne.
La figure ci-dessous montre le résultat de quelques commandes de formatage. Nous avons d'abord sélectionné l'en-tête au complet en cliquant sur "En-tête" à l'extrême gauche de la figure. Nous sommes ensuite allés dans le menu Polices, où nous avons choisi la police Helvetica. De plus, chacun des éléments dans l'en-tête est modifiable et formatable individuellement. Nous avons changé "Total ligne" en le sélectionnant dans la rangée En-tête, et en tapant le mot "Montant".
Enfin, pour que les montants s'affichent correctement, nous avons inséré un filtre d'affichage à la rangée Corps.
Lorsqu'on produit un rapport sur mesure qui implique les champs suivants:
il arrive qu'on veuille la description du compte, le nom de l'entreprise ou du contact, la description de l'article d'inventaire ou le nom du projet. Ces descriptions ne sont pas disponibles directement; il faut utiliser une astuce du générateur de rapport.
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Pour ce faire, il faut insérer une colonne, logiquement après le code dont on veut la description. Si vous venez de créer la colonne du code, assurez-vous que cette colonne est désélectionnée. Si vous désirez insérer la nouvelle colonne entre deux colonnes existantes, la colonne que vous insérerez sera située à gauche de la colonne que vous sélectionnerez pour signifier à TRT où insérer votre nouvelle colonne. Choisissez "Insérer une colonne" du menu Édition. |
Le dialogue suivant apparaîtra:
Dans notre exemple, vous avons tapé "E_CharteComptes". Le symbole "_" entre E et C est obtenu par la combinaison de touches Majuscules -; ne confondez pas ce symbole avec le tiret. C'est la formule à utiliser si on veut la description d'un numéro de charte des comptes. Voici les formules à utiliser pour les autres données:
| Vous désirez obtenir la description... | Insérez la formule suivante: |
| D'un numéro de charte des comptes | E_CharteComptes |
| D'une entreprise ou d'un individu | E_ChercheClient |
| D'un code d'article d'inventaire | E_CodeProduit |
| D'un code de projet | E_CodeProjet |
Si vous désirez changer le contenu d'une colonne, sélectionnez-la de nouveau et utilisez le menu Edition>Modifier colonne... . Si vous désirez supprimer la colonne, sélectionnez-la et pressez la touche d'effacement.
Les filtres d'affichage sont utiles lorsqu'on a besoin d'afficher des nombres correctement, par exemple, en dollars. Un filtre est composé de trois parties, chacune des parties pouvant être un filtre différent selon que le nombre à afficher est positif, négatif ou nul (les utilisateurs de chiffriers électronique se retrouveront ici en pays de connaissance). Les trois parties doivent être séparées par un point-virgule (;). Par exemple,
###,##0.00$;(###,##0.00$);nil
est un filtre en trois parties: la première est utilisée quand le nombre à afficher est positif, la deuxième, pour un nombre négatif, et la troisième, quand le nombre est égal à zéro. Le filtre suivant n'afficherait que les nombres positifs et laisserait en blanc les nombres négatifs et nuls:
###,##0.00$;;
Vous n'avez pas nécessairement à toujours composer des filtres en trois parties. Supposons le filtre en une partie: ###,##0.00 $. Supposons maintenant que nous ayons à afficher avec ce filtre les nombres: 1300, -2700 et 0. Ces nombres auraient l'aspect suivant: 1,300.00$, -2,700.00$ et 0.00$ respectivement.
C'est dans la rangée du Corps que s'afficheront les données du rapport; cette rangée sera multipliée autant de fois que requis pour afficher toutes les lignes du rapport.
Le pied de page est la dernière ligne de notre rapport. Dans la figure précédente, nous avons inséré deux calculs arithmétiques à effectuer automatiquement. Ces calculs ont été insérés en sélectionnant d'abord la cellule visée, puis en cliquant dans la boîte à cocher appropriée de la zone 4. Une cellule peut contenir plus d'un calcul, chaque calcul s'affichant sur une ligne séparée.
Nous pouvons également insérer des textes pour enjoliver notre rapport. Dans la figure ci-haut, il est bien d'effectuer ces calculs; il est toutefois préférable d'indiquer à notre utilisateur la signification de ces chiffres. Pour insérer un libellé, double cliquez dans la cellule vide désirée. Seules les cellules en rupture et en pied de page peuvent accepter du texte.
Nous avons donc inséré le libellé "Nombre / total" dans la cellule appropriée, puis nous avons sélectionné le pied de page au complet en cliquant sur Pied dans la colonne d'extrême gauche et nous avons choisi la police Helvetica du menu Polices. et la taille 12 et le style Gras et l'alignement à droite dans le menu Style. Si vous voulez que, dans le libellé, apparaisse le nom du code produit sur lequel vous avez fait un tri, insérez le dièse (#) dans votre libellé. Par exemple, votre libellé pourrait être:
Nombre / Total pour produit #
Lors de l'impression, le dièse est remplacé par la valeur du code produit adjacent en cours d'impression.
Si nous désirons effectuer un sous-total par article, en d'autres mots, effectuer un total séparé par article à chaque fois que nous changeons d'article, il faut d'abord s'assurer qu'un tri est effectué sur la colonne Article. Ensuite, sélectionnez toute la ligne du pied de page en cliquant sur Pied à l'extrême gauche du tableau, puis utilisez la commande "Dupliquer une rupture" du menu Édition. Le tableau se transformera de la façon suivante, après les modifications aux libellés devant les calculs arithmétiques:
La zone Rupture1 désigne maintenant la zone de rupture du rapport, c'est-à-dire une zone dans laquelle les sous-totaux s'afficheront. Le fait de Dupliquer au lieu d'Insérer une rupture copie intégralement le formatage, les textes d'habillage et les formules mathématiques de la source sélectionnée. Insérer créerait une nouvelle rupture, mais les champs de cette rupture seraient vides; il vous faudrait alors créer vos formules mathématiques et vos textes.
Vous pouvez demander au générateur d'effectuer un saut de page à chaque fois qu'un produit est fini d'imprimer. Pour ce faire, sélectionnez la Rupture 1 et sélectionnez le menu Edition>Définir rupture de page. Comme dans la figure ci-dessus, Rupture 1 devient souligné, indiquant ainsi où se fera le saut de page. Pour supprimer le saut de page, cliquez sur Pied et répétez la manoeuvre du menu Edition>Définir rupture de page.
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Si nous désirons réutiliser ce rapport, nous pouvons le sauvegarder sur disque: utilisez la commande Enregistrer du menu fichier. Les données du rapport ne sont pas enregistrées: seuls les commandes de formatage, la position des champs et les calculs arithmétiques le seront. En bref, les résultats ne sont pas enregistrés, la confection seule du rapport l'est. Nous pourrons rappeler ce rapport lorsque désiré en utilisant la commande Ouvrir du menu Fichier, après avoir accédé à l'éditeur de rapport par les voies habituelles. |
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Vous pouvez exporter le rapport au lieu de l'imprimer, spécialement si vous désirez assembler des bouts de rapports pour en composer un seul. En exportant tous les rapports désirés et en les ouvrant avec votre chiffrier électronique préféré, vous pouvez par des opérations successives de Copier-Coller assembler le rapport désiré. Pour ce faire, choisissez Destination d'impression du menu Fichier, qui vous conduira à la figure suivante, où vous choisirez l'option Fichier. Enregistrez et ouvrez le document créé à l'aide de votre chiffrier électronique préféré. |
Cette commande du menu Fichier offre de riches possibilités pour rehausser la présentation de votre rapport.
Des commandes de formatage séparées sont fournies par le menu déroulant Edition>En-tête. C'est en cliquant sur ce menu déroulant que vous pouvez passer à la section Pied de page. La hauteur désigne la hauteur de l'en-tête ou du pied. Vous pouvez imprimer la date, l'heure et le numéro de la page courante dans la zone qui vous intéresse: gauche, droite ou centre. Pour avoir accès aux caractères spéciaux (ex. #p pour page courante), utilisez le menu déroulant à la droite de chacune des zones:
Nous pouvons également allonger les marges du haut et du bas du rapport. Ces marges peuvent être calculées en points, en centimètres ou en pouces; il suffit d'entrer les données dans les cases appropriées. Nous pouvons formater ces deux marges. Par défaut, elles sont en Geneva 9 points. Pour changer, il faut d'abord sélectionner la marge à formater. Dans la figure précédente, remarquez que le curseur est positionné juste au-dessus de la marge du haut. Pour sélectionner, cliquez: la zone apparaît maintenant en noir. Les menus Car. et Style sont à votre disposition pour le formatage. Après avoir cliqué sur le bouton OK, vous êtes de retour devant votre rapport.
Vous pouvez prévisualiser l'impression à l'écran en sélectionnant le menu Fichier>Aperçu avant l'impression, ou imprimer directement par le menu Fichier>Imprimer.