Ce type d'import permet à une application autre que TRT de créer des transactions comptables dans le journal général et de les transmettre à TRT sans aucune intervention humaine, ce qui permet à des applications de tierces parties qui font, par exemple, une facturation par caisse enregistreuse de continuer à faire cette facturation mais de s'adjoindre les services de TRT pour le reste de la comptabilité de l'entreprise. En principe, TRT ne peut répondre à tous les besoins spécialisés.
Pour que TRT puisse importer des transactions en format ASCII, l'application qui génère les transactions à importer doit créer un fichier texte qui répond à des normes précises.
Deux types d'import sont à votre disposition: les modes manuel et automatique.
Le mode manuel implique que c'est vous qui décidez quand importer des transactions en mode ASCII. Cet import se fait par le menu déroulant Fonctions > import… Suivez ce lien pour plus d'informations.
Le mode automatique fait en sorte que TRT examine et importe les fichiers texte contenus dans un certain dossier. Vous pouvez spécifier ce dossier que TRT surveillera (ce dossier peut résider sur un volume partagé) sinon TRT créera un dossier nommé ImpASCII à l'endroit suivant:
Cette distinction entre les modes de fonctionnement simple vs multi utilisateurs est importante: vous devrez faire en sorte que l'application qui génère les fichiers de transfert vers TRT sache précisément où se trouve le dossier ImpASCII. Si vous désirez que TRT surveille un dossier d'un autre nom que ce nom réservé, ou à un autre endroit que l'endroit par défaut, vous devez entrer le chemin d'accès complet dans le champ Chemin d'accès du dossier à surveiller. Vous pouvez vous aider en cliquant sur le bouton «...» à droite du champ, bouton qui fera apparaître un dialogue de choix de dossier, dans lequel vous devrez naviguer pour trouver le chemin du dossier à surveiller. Lorsque ce champ est vide, TRT assumera que le dossier d'import s'appelle ImpASCII et qu'il se trouve à l'endroit par défaut mentionné ci-haut.
Vous pouvez également importer les fichiers d'un dossier accessible par FTP, en cochant la boite par FTP et en cliquant sur le bouton d'accès juste à droite de la boîte à cocher. Le dialogue suivant apparaît:
Entrez les données désirées. Vous pouvez également entrer le chemin d'accès en insérant une adresse classique dans n'importe quel champ du dialogue de saisie:
Aussitôt après avoir appuyé sur la touche TAB, TRT modifiera votre adresse pour la faire apparaître comme dans l'écran précédent.
Rappel: sous Macintosh, cette application s'appelle TRTv7Mac. Sous Windows, elle s'appelle TRTv7Win.exe. «v7» peut changer selon les versions; au moment d'écrire cette note, c'était la version 7 de TRT dont il était question.
Le programmeur de l'application qui transmet à TRT des documents pour importation doit faire en sorte que les documents à importer se retrouvent dans ce dossier, car c'est uniquement le contenu de ce dossier que TRT examine (à des intervalles fixes de 3 minutes). Il se peut, suite à des erreurs d'importation, qu'un fichier d'erreur «_ErrorLog.txt» soit présent dans le dossier ainsi que des fichiers d'importation qui contiennent des erreurs. Si tel est le cas, TRT vous avertira de ce fait au démarrage de l'application (l'application client, dans un contexte multi-utilisateurs). L'administrateur doit alors lire le contenu de ce fichier pour déterminer la nature des erreurs et apporter les correctifs requis aux fichiers d'importation mentionnés dans ce registre d'erreurs. L'administrateur peut alors supprimer ce fichier d'erreur ou le laisser dans le dossier pour fins d'archivage.
Les fichiers correctement importés sont supprimés après importation et le fichier «_ImportLog.txt» contiendra la trace de cette importation. Les fichiers qui contiennent des erreurs se voient renommés avec un _ devant leur nom (à ne pas confondre avec le tiret «-»). Exemple:
Après que vous avez apporté les correctifs nécessaires, enlevez le «_» devant le nom du fichier pour signifier à TRT que ces fichiers sont de nouveau importables, sinon TRT les ignorera.