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Tous produit le rapport pour tous les clients ayant des acomptes obligatoires ou un solde à leur compte d'acompte.
Choisir fait afficher une liste de clients ayant des acomptes obligatoires ou un solde à leur compte d'acompte, triés par code contact, pour vous permettre de faire vos propres choix. Pour changer le tri par défaut, cliquez sur l'entête de colonne désiré. Pour changer l'ordre du tri, recliquez sur le même entête. En cliquant sur le bouton Choisir, vous indiquez à TRT que vous voulez sélectionner vous-même les contacts de votre rapport. Utilisez les techniques de sélection habituelles: la touche Majuscule pour faire une sélection continue, la touche Commande (Contrôle sous Windows) pour une sélection discontinue. Vous pouvez aussi taper les premières lettres du contact désiré: si le tri par défaut porte sur le code, vous observerez alors que TRT "saute" au code commençant par les lettres que vous tapez; la "victime" ainsi sélectionnée se trouve au bas de la page. Les mêmes remarques s'appliquent sur tout autre critère de tri par défaut: le saut se fait toujours sur le critère de tri sélectionné. Si vous avez déjà sélectionné une ligne auparavant, cette ligne restera sélectionnée. Cette technique vous permet donc, dans un contexte où vous avez beaucoup de contacts à sélectionner, de sélectionner d'abord le premier contact puis de sauter rapidement à la fin de votre sélection sans perdre votre sélection initiale. Tout ce qu'il vous reste à faire est d'utiliser la technique du Majuscule-clic pour compléter votre sélection.
Clients ou fournisseurs permet de choisir si on désire les acomptes pour les clients ou pour les fournisseurs
Sommaire fera afficher un rapport d'acomptes pour tous les clients qui ont un solde différent de zéro dans leur compte d'acompte. Seul le solde total est présenté pour chaque client, tel que montré ci-dessous:
Le rapport sommaire s'appuie sur le fichier Contacts pour déterminer les contacts éligibles. Ces contacts, qu'ils aient ou non des transactions reliées au compte d'intégration "Acomptes sur ventes", serviront à générer le rapport. Il se peut fort bien, dans ce contexte, que si vous n'avez pas assigné un solde d'acompte de départ à un contact donné ou que sa boîte à cocher Acompte obligatoire n'a pas été cochée, que ce contact ne montre pas de solde puisque, encore une fois, c'est le contact qui est le point de départ de la recherche et non les transactions de ce contact.
Historique présente le même rapport mais cette fois, transaction par transaction, tel que montré ci-dessous:
Si vous sélectionnez une ligne de transaction, le bouton des yeux devient actif et vous pouvez visualiser la transaction sélectionnée telle qu'elle a été conçue originellement. Le rapport historique part des transactions ayant utilisé le compte d'intégration "Acomptes sur vente". Il se peut fort bien, dans ce contexte, que ce rapport trouve des transactions même si le contact associé n'a pas de solde d'acompte d'ouverture ou que sa boîte à cocher Acompte obligatoire n'ait pas été cochée.
Tri par: ce menu déroulant détermine de quelle façon les renseignements dans les illustrations suivantes seront montrés.
Voici l'allure du tri par Code contact (tri par défaut):
Voici l'allure du même tri, mais cette fois par coordonnées:
Avec soldes d'ouverture a une double action mais uniquement en rapport avec ce qui se passe au début de votre comptabilité. La façon classique, lorsqu'on met en fonction TRT à partir d'une comptabilité en cours d'exercice, consiste à créer une ou plusieurs écritures de régularisation dans le journal général, aboutissant dans votre compte d'acomptes, afin d'amener le solde de ce dernier au pair avec la réalité. Nous vous déconseillons d'utiliser cette méthode, car elle risque de créer des distorsions importantes dans vos rapports et rendra difficile l'interprétation des inévitables différences entre le rapport sommaire et le rapport historique. Il se peut toutefois, pour certains clients, qu'il soit déjà trop tard. Si tel est le cas, continuez cependant votre lecture.
Avant mise en fonction, il a été établi que vous pouviez entrer le solde d'ouverture du compte d'acomptes pour chacun des contacts. Sous certaines exceptions (appelez-nous), vous pouvez également entrer ces soldes en cours d'exercice, ce qui permettra aux clients pour qui il est "déjà trop tard" d'adopter la façon ci-après suggérée. Lorsque vous entrez les soldes d'ouverture, avant mise en fonction, en entrant directement ces soldes dans la fiche contact à l'endroit suggéré par la figure ci-dessus, ces soldes apparaissent clairement par le rapport historique; ils sont implicitement calculés dans le rapport sommaire, tel que montré à la figure suivante:
Lorsque la boîte à cocher est cochée (ce qui est le cas par défaut), toute transaction de régularisation entrée dans le journal général ne sera pas montrée, au profit plutôt des montants entrés par la méthode mentionnée précédemment. Lorsque la boîte à cocher n'est pas cochée, les soldes d'ouverture entrés par la méthode mentionnée précédemment ne sont pas montrés et les transactions de régularisation entrées dans le journal général seront montrées.
Idéalement, les deux méthodes devraient donner des résultats identiques. Il y a cependant un désavantage évident à ne pas entrer les soldes de départ contact par contact: la réalité historique n'est pas exacte et tout exercice de vérification devient ardu.