Vous avez une transaction à créer avec un fournisseur ou un client avec lequel vous ne transigerez qu'une seule fois. Vaut-il la peine de créer un contact en bonne et due forme pour cette unique transaction? Si vous décidez que le jeu n'en vaut pas la chandelle, continuez votre lecture.
Pour toutes ces transactions uniques, nous vous recommandons de créer un contact générique: un pour vos fournisseurs et un pour vos clients. Nous pourrions leur assigner un code contact comme GeneriqueF pour les fournisseurs et GeneriqueC pour les clients. N'entrez rien dans les champs nom, prénom et entreprise, tel que montré à la figure suivante:
TRT vous avertira, lorsque vous tenterez de sauvegarder ce contact, qu'il n'aime pas tellement l'idée que vous allez créer un contact sans coordonnées: ne tenez pas compte de ses réticences.
Dans votre journal des achats ou des ventes, utilisez le code contact générique que vous venez de créer, puis remplissez le champ des coordonnées du journal en fonction des coordonnées réelles de ce contact. Par exemple:
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Entrez d'abord votre code contact puis cliquez dans la zone des coordonnées à la droite du champ contact |
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Emplissez ensuite le champ coordonnées des coordonnées réelles de votre contact |
Vos coordonnées seront conservées avec votre transaction et utilisées dans les rapports de TRT, même si vos coordonnées n'ont rien à voir avec votre code générique. Il est cependant essentiel, pour que ce mécanisme fonctionne correctement, que les champs nom, prénom et entreprise dans votre fiche contact ne contiennent rien.