Charte des comptes

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Accès

Un écran vide vous est présenté. Ajoutez un par un vos comptes en choisissant d’abord «Ajouter» du menu «Fonctions».

Description

À chaque fois que vous ajouterez un compte et que vous le validerez, un nouvel écran vous apparaîtra, jusqu’à ce que vous cliquiez sur le bouton d’annulation .

Entrez vos données en vous déplaçant d’un champ à l’autre à l’aide de la touche Tabulation (bien sûr, vous pouvez aussi utiliser la souris mais c’est plus long). Vos numéros de compte peuvent contenir jusqu’à 9 caractères alphanumériques, tirets inclus. Le seul type de délimiteur permis par TRT est le tiret. Exemple, le numéro suivant comporte 9 caractères: 12-345-67. Le bouton d’effacement de la fiche est inactivé si votre solde est différent de zéro. Tous vos comptes doivent avoir le même nombre de caractères.

Le solde du compte est modifiable tant que votre comptabilité n’est pas en fonction. Seuls des comptes de gauche et de droite peuvent avoir des soldes. Les soldes des autres types de comptes seront calculés lors de l’affichage du bilan et de l’état des résultats, d’où le fait qu’ils ne soient pas saisissables. Comment interpréter le signe devant le solde? Aidez-vous de la table des signes dans le coin supérieur droit de la figure ci-dessus. Par exemple, le compte que nous avons choisi est un compte d’actif. Si son signe est positif, c’est un compte de débit.

Projet obligatoire fait en sorte que, si vous utilisez ce compte dans une transaction, vous devrez obligatoirement utiliser un projet dans la ligne de transaction où ce compte est utilisé. Par exemple, vous définissez un compte de revenus généraux au lieu de définir une série de comptes de revenus pour tous les types de revenus possibles. Comme ce compte de revenus généraux ne vous apprendra rien sur la nature des revenus qui y sont consignés, en forçant un projet obligatoire vous retrouverez dans les rapports de projets tous les détails qui vous manqueraient autrement.

Le type de compte a une fonction utilitaire d’impression des rapports du bilan et de l’état des résultats. Pour que le bilan et l’état des résultats s’impriment correctement, il faut qu’à un compte d’en-tête corresponde un peu plus loin un total de groupe, de même qu’à un ou plusieurs comptes de gauche doit correspondre au moins un compte de sous-total. TRT vous avertit lorsque vous quittez votre charte des comptes si un «débalancement» se produit, et vous donnera des indications en conséquence. Vous pouvez changer rapidement le type de compte sans avoir à utiliser la souris en utilisant la touche Commande (Contrôle sous Windows) suivi du chiffre indiqué à la droite du type de compte désiré.

L’impression correcte du bilan et de l’état des résultats nécessite aussi que vous utilisiez les comptes de limites de vos catégories. Par exemple, si vos comptes d’actif commencent à 1000, vos comptes de passif à 2000, etc., assurez-vous que votre charte des comptes possède des comptes d’en-tête à ces numéros.

La boîte à cocher Forcer l’impression de ce compte même si le solde est nul a une fonction décorative dans certains rapports afin d’alléger (si non cochée) la présentation par l’élimination de lignes vides si le solde de ce compte est nul.

La boîte à cocher Supprimer l’impression de ce compte, lorsque cochée, empêche l’impression du compte dans deux rapports, le bilan et l’état des résultats, et force votre compte à devenir un compte de gauche. Vous devrez donc implanter un compte de sous-total en quelque part si vous songez à utiliser cette fonction afin que, même si vous n’imprimez pas certains comptes, leur total soit calculé dans un sous-total en quelque part. Cette fonction est utile si vos désirez cacher le détail de certains comptes, par exemple, pour alléger la présentation de vos états financiers.

Compte bancaire doit être coché si ce compte est un compte de banque: TRT a besoin d’identifier tous vos comptes bancaires, même si vous n’avez qu’un seul compte de banque. Si vous créez votre charte des comptes à la main et que vous n’avez pas encore créé le solde d’ouverture pour ce compte, le dialogue suivant vous apparaîtra:

Si vous démarrez une nouvelle entreprise, votre solde de départ est nul, donc pas besoin de se préoccuper de ce dialogue; si vous créez une nouvelle comptabilité à partir d’une comptabilité existante, entrez le solde de votre compte maintenant.

Cette partie du format page de votre charte des comptes vous permet d’entrer, si vous travaillez sur un compte de revenus, des prévisions de revenus pour ce compte. À chaque fois que vous ferez une transaction dans le journal des ventes, le reste (vos prévisions moins le total de vos ventes de ce compte) vous sera indiqué. Si vous travaillez sur d’autres types de comptes, vous pouvez entrer un budget à ne pas dépasser. Le solde disponible (votre budget moins le total de vos dépenses de ce compte) vous sera indiqué.

Si vous avez déjà créé des périodes par la fonction Paramètres du menu Comptabilité, un clic sur le bouton Prévisions ou Budgets vous affichera l’écran suivant, où des données ont été entrées à titre d’exemple. Ce tableau est à la base des rapports comparatifs entre périodes et entre budgets.

La fonction Filtre de saisie pour carte de crédit vous est utile seulement si vos clients vous paient par carte de crédit. Consultez la section appropriée de l’aide de TRT pour plus de détails.

Le Prochain nº de chèque est disponible seulement si ce compte est un compte bancaire. Le numéro que vous indiquez ici sera le prochain numéro de chèque utilisé dans le journal des achats au comptant ou dans le journal des déboursés. À chaque compte de banque est associé un carnet de dépôt.

Le Nº de dépôt est le numéro qui sera utilisé par défaut lors de votre dépôt courant. Si vous désirez utiliser la fonction de conciliation bancaire de TRT, créez un numéro de dépôt. Suivez ce lien pour plus d’informations.

Lorsque vous avez terminé votre charte des comptes, cliquez sur le bouton de validation du format page. Vous êtes de retour au format liste. Dans le menu Fonctions, sélectionnez l’élément Tout sélectionner. Parcourez votre charte des comptes en utilisant l’ascenseur si requis. Vous remarquerez que vos comptes de sous-totaux et de totaux de groupe ne contiennent pas… de totaux. Pas de panique: cet écran n’est pas un rapport mais bien une simple liste de vos comptes. Les totaux seront affichés dans le bilan et l’état des résultats du menu Rapports. Cliquez sur le bouton Quitter la liste pour revenir à l’écran de départ.