Avant de s'attaquer aux menus, nous parlerons d'abord des caractéristiques globales de la fiche Contact. La description des menus mettra plutôt en évidence les particularités propres à chacun des menus. La fiche Contact a sept pages, accessibles par un clic sur l'onglet approprié, dont voici la première:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Ce champ permet d'inactiver la fiche courante. Inactiver signifie que TRT ne trouvera plus cette fiche lorsque:
Vous pouvez donc vous permettre de consigner tous les types de contacts désirés sans encombrer vos fonctions de recherche inutilement, i.e. ne garder le statut d'actif que pour les contacts avec qui vous faites couramment des transactions.
Si vous désirez faire une recherche sur ce critère, utilisez le menu Contacts > Chercher… et spécifiez dans votre critère de recherche le champ Inactif. Vous pourrez ainsi trouver toutes les fiches inactives.
Bouton pièces jointes: suivez ce lien pour plus d'informations.
Lorsque votre fiche Contact contient des coordonnées et que vous cliquez sur ce bouton, votre presse-papier contiendra ces coordonnées, prêtes à être collées dans une autre application:
Ces boutons n'ont d'utilité que lorsque vous venez d'importer des employés. Selon le découpage des informations du fichier d'origine, il se peut que vous aboutissiez avec des informations mêlées dans les champs Entreprise, Nom ou Prénom; ces champs pourraient contenir indifféremment des noms, prénoms tout comme des noms d'entreprise. Si le champ contient un nom et un prénom au lieu d'un nom d'entreprise (ou de toute autre situation semblable, comme le champ Nom qui par exemple contiendrait le nom et le prénom), servez-vous de ces boutons. Supposons que le champ Entreprise contient un nom suivi d'un prénom. Insérez votre curseur entre les deux et cliquez sur le bouton N/P (Nom/Prénom): tout ce qui précède le curseur s'en ira dans le champ Nom, tout ce qui vient après, dans le champ Prénom (moins les espaces en début et fin de mot, qui sont automatiquement éliminés par TRT); le champ Entreprise sera nettoyé, prêt à accueillir le véritable nom de l'entreprise.
Un clic sur ce bouton fait apparaître une fenêtre dans laquelle vous pouvez consigner des notes sur ce contact.
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Ces notes peuvent être formatées. Un clic sur le bouton droit de la souris fait apparaître un menu contextuel qui formatera votre texte sélectionné:
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Lorsque ce champ contient des notes, l'aspect du bouton change afin de vous aviser qu'un contenu est présent; un point se place devant le mot Notes.
On peut aussi accéder au contenu de ce champ et le modifier par le bouton rouge 
qu'on retrouve dans le journal des achats et le journal des ventes. Ce champ est donc l'endroit idéal pour consigner des instructions spéciales à utiliser dans ces journaux. Veuillez consulter ces journaux pour plus d'informations.
Ne confondez pas ce champ de notes avec l'onglet Notes (qui est en fait la page 7) de la fiche Contact: cet onglet sert à consigner des notes datées, un peu comme un registre chronologique d'étapes à faire ou faites.
Il est rare qu'un contact soit à la fois fournisseur et client; cependant, si tel est le cas, il suffit de dupliquer la fiche courante et de changer les paramètres nécessaires. La fiche dupliquée contiendra un code numérique: à vous de le changer pour qu'il soit le reflet de vos conventions pour codifier vos contacts.
EffacerDans le cas d'une fiche déjà existante, TRT vous avertira qu'il est impossible de supprimer ce contact si des transactions y sont liées.
Un clic sur le triangle fait apparaître un menu déroulant:
Vous glissez sur la ligne qui vous intéresse et relâchez votre souris. La ligne "Autre..." permet d'ajouter des titres de civilité à ce menu déroulant:
Nous vous suggérons d'ajouter à ce menu déroulant seulement des titres de civilité dont vous risquez de vous servir souvent afin de maintenir la liste courte: il prend moins de temps de taper soi-même ce titre de civilité rare dans le champ approprié que d'examiner une longue liste de titres de civilité. Ces derniers sont utilisés par TRT partout où l'on doit imprimer ou afficher les coordonnées d'un contact.
Lorsque vous avez atteint ce champ (en cliquant dessus ou en vous servant de la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ), vous remarquerez le pointillé autour du champ.
Si vous ne désirez pas quitter votre clavier, utilisez la barre d'espacement pour passer d'une valeur à l'autre ou tapez la première lettre du critère de choix, soit F ou C. On peut aussi, bien entendu, utiliser la souris pour cliquer directement sur le critère désiré.
Si vous désirez changer le statut d'une fiche existante (passer de fournisseur à client ou vice versa), TRT examinera si vous avez déjà des comptes fournisseurs existants pour ce fournisseur ou, le cas échéant, des comptes clients pour ce client. Si tel est le cas, TRT vous empêchera de changer le statut de ce contact et affichera le message suivant:
Si nous vous permettions de changer son statut, il deviendrait alors impossible de compléter une transaction dans le journal des déboursés ou, le cas échéant, dans le journal des recettes concernant ce contact.
Ces trois petits champs ont beaucoup d'impact dans TRT. Selon que votre contact est un fournisseur ou un client, le journal des achats ou le journal des ventes vous présentera une ligne d'information dans le bas de l'écran vous annonçant combien il reste de marge de crédit. En ce qui concerne les modalités de paiement, si votre contact est un fournisseur, lorsque vous faites un achat au comptant, TRT vous présentera le message suivant:
Si votre achat n'est pas au comptant (donc que vous avez l'intention de payer plus tard), TRT vous présentera le message suivant:
Voir le journal des achats pour plus d'informations.
Si votre contact est un client, c'est au niveau du journal des recettes et du journal des ventes que les conditions ont un impact. Voir ces journaux respectifs pour plus d'informations.
Ces modalités de paiement ont préséance sur les modalités générales de la page 1 des Paramètres tel qu'illustré dans le tableau suivant et ont un impact sur le message de bas de facture des clients qui ont des conditions particulières: ce message particulier sera automatiquement modifié en conséquence, tel que montré dans le même tableau.
Une variable <vEscompte> servira à afficher, lors de l'impression de toute facture reliée à ce contact, le montant de l'escompte calculé. En d'autres mots, l'expression <vEscompte> sera changée pour un montant quelconque calculé par TRT lors de l'impression de votre facture. Si vous décidez, après impression mais avant sauvegarde de votre facture, d'ajouter des lignes de transaction, il vous faudra remplacer le montant calculé par l'expression <vEscompte> dans le texte de votre message de bas de facture si vous voulez que le nouvel escompte calculé s'affiche correctement.
Si votre contact est un client et que vous avez au préalable créé des barèmes de prix, inscrivez ici le barème de prix auquel a droit votre client, si désiré. Ce code de barème de prix a un impact dans le journal des ventes ainsi que dans les feuilles de temps. Vous ne pouvez à la fois avoir un barème de prix et un code de prix. Le comportement du barème des prix en tant qu'escompte ou multiplicateur est influencé par un paramètre comptable.
Le code de prix est en relation avec les multiples prix de vente d'une fiche inventaire et n'apparaîtra que si votre contact est un client. Vous pouvez donc assigner un code de prix par défaut à votre client; si ce client fait l'objet d'une vente et que vous utilisez un item d'inventaire qui contient un code de prix, TRT tentera d'utiliser le code de prix d'inventaire correspondant au code de prix de votre fiche Contact, sinon il utilisera le code de prix supérieur le plus près. Vous ne pouvez à la fois avoir un barème de prix et un code de prix.
Ce champ devrait être utilisé dans les cas où, par exemple à cause du volume d'achat, vous accordez un escompte global sur tous les achats de ce client. Ce champ n'est disponible que pour les clients, n'ayant aucune raison d'être pour les fournisseurs.
Vous avez la possibilité de déterminer, pour chaque contact, le code de taxes à utiliser dans vos journaux. Un bouton ? permet d'afficher une liste de codes pour faciliter votre choix. Lorsque vous utilisez des articles d'inventaire dans vos transactions, ce sont les taux de votre fiche contact qui ont priorité à moins que le champ taxes dans la fiche d'inventaire contienne un code de taxes: c'est ce dernier qui a alors priorité.
Les espaces tapés par inadvertance au début ou à la fin de ces champs sont automatiquement éliminés par TRT, vous évitant ainsi la pénible expérience d'avoir entré les coordonnées d'un contact sans être capable de le retrouver avec les éditeurs de recherche (les recherches sur ces champs sont exactes, c'est-à-dire que tous les caractères comptent). La première lettre sera aussi transformée en majuscule. De plus, une préférence système permet de convertir automatiquement les noms et prénoms en majuscules. Enfin, quand vous avez entré un nom et un prénom d'un nouveau client seulement, TRT cherche à trouver des doublons. Si c'est le cas, il vous présentera une liste afin que vous puissiez décider si vous désirez poursuivre la saisie de votre client. Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact qui a des écritures attachées, TRT va modifier les coordonnées de ces écritures. Suivez ce lien pour connaître les règles.
Ces champs se comportent, lors de la saisie, de la même façon que le champ Fournisseur/Client. Si vous désirez ne pas quitter votre clavier, utilisez la barre d'espacement pour passer d'une valeur à l'autre, ou tapez la première lettre du critère de votre choix (M ou F, et F ou A).
La langue a une grande importance dans TRT. En effet, le choix de vos formulaires d'impression peut se faire par la langue. Par exemple, vous pourriez utiliser un modèle particulier de facture pour vos clients de langue française et un autre modèle pour vos clients de langue anglaise. De même, le libellé de vos chèques ("cent vingt-trois dollars") se fera dans la langue du fournisseur. Enfin, comme vos fiches d'inventaire comportent une description française et anglaise, la langue de votre client déterminera laquelle des deux descriptions sera utilisée.
Vous avez le contrôle d'afficher le nom, prénom et/ou l'entreprise de vos contacts dans les documents imprimés et ce, contact par contact. Vous pouvez ainsi consigner à votre aise les noms de vos contacts tout en décidant d'imprimer ou non tel nom de contact sur un chèque ou une facture. Lorsque votre contact est un fournisseur et que vous avez entré un nom, un prénom ainsi qu'un nom de compagnie, ce menu sera automatiquement sélectionné pour l'individu pour empêcher d'imprimer un chèque qui porte à la fois le nom d'un individu et le nom d'une entreprise, ce qui peut entraîner des difficultés avec les banques qui peuvent demander si le chèque est fait au nom de l'individu ou de l'entreprise. Un message à cet effet vous sera rappelé si vous tentez de sélectionner l'individu et l'entreprise lorsque les conditions mentionnées plus haut sont remplies. Lorsque l'individu et l'entreprise sont sélectionnés, TRT imprimera d'abord l'entreprise, puis le prénom et le nom.
Votre adresse de livraison doit contenir aussi la ville, la province, etc. On peut créer, avec la version normale de TRT, plusieurs adresses de livraison qui pourront être utilisées facilement dans le journal des ventes ainsi que dans le journal des achats. Ce champ est habituellement vide. Pour créer une adresse, entrez simplement l'adresse. Si ce champ contient déjà une adresse et que vous voulez en ajouter une autre, cliquez sur le petit bouton 
à la droite du champ puis entrez votre adresse. Vous pouvez supprimer une adresse en cliquant sur le bouton - : l'adresse courante sera supprimée. Vous pouvez vous déplacer d'une adresse à l'autre en cliquant sur les boutons 
. Ces adresses sont disponibles dans le journal des ventes ainsi que le journal des achats. Il est important de noter que si vous désirez assigner une adresse de livraison par défaut, naviguez d'une adresse à l'autre et arrêtez-vous sur l'adresse que vous voulez désigner comme adresse par défaut: c'est cette adresse qui sera désignée pour apparaître automatiquement.
Si le champ Pays est vide, nous assumons que le pays par défaut est le votre pays d'activité. Le code postal sera donc formaté en conséquence. Si un autre pays que votre pays d'activité est choisi, vous devez vous-même appliquer le formatage approprié pour le code postal. Le formatage par défaut du code postal fait en sorte que vous n'avez pas besoin de taper les majuscules. Vous devez entrer l'espace entre les deux groupes de trois caractères.
Les champs Province et Pays peuvent être utilisés dans une stratégie de prix de vente multiples selon la province/pays dans une fiche d'inventaire. Assurez-vous que vos provinces et pays sont libellés de façon uniforme, sinon la stratégie des multiples prix de vente ne fonctionnera pas: U.S.A. n'est pas la même chose que USA; QC n'est pas la même chose que Qué. Par contre, TRT ne fait pas de distinction entre majuscules ou minuscules, ni pour l'accentuation.
Les champs ville, province et pays peuvent se voir assigner des valeurs par défaut.
Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact qui a des écritures attachées, TRT va modifier les coordonnées de ces écritures. Suivez ce lien pour connaître les règles.
La notion de territoire est utile si vous avez l'intention de faire, par exemple, des études de performance par vendeur. Chaque contact peut se voir assigner un territoire. Comme chaque vente est faite à un contact, vous pouvez ainsi déterminer, par la fonction Rapport sur mesure de l'élément "Rapports..." du menu Comptabilité, quelles sont les ventes par territoire. Pour plus de détails, consultez "Rapport sur mesure". Les rapports d'achats et de ventes ont aussi un rapport de ventes par territoire. Le symbole "@" juste après le mot Territoire vous rappelle qu'il faut taper ce caractère, suivi de la touche de Tabulation, pour avoir accès au dialogue de choix. Dans notre exemple, nous avons déjà trois choix possibles:
Choisissez une ligne et cliquez sur le bouton OK (ou utilisez son raccourci clavier, la touche Enter) lorsque vous avez déterminé votre choix. Vous pouvez également taper les premières lettres de votre choix: votre sélection s'ajustera en conséquence. Vous pouvez aussi vous déplacer à l'intérieur de votre sélection avec les flèches sur votre clavier. Si vous désirez modifier une entrée, double-cliquez sur la ligne de votre choix; vous pourrez alors changer votre territoire. Si vous désirez supprimer une entrée, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton - qui vous demandera la permission avant de supprimer cette entrée.
Si vous désirez ajouter à cette liste de choix, cliquez sur le bouton +, qui vous présente l'écran suivant:
Entrez votre nouvelle donnée, cliquez sur le bouton OK. De retour dans votre fenêtre de territoire, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton OK.
De retour dans l'écran des contacts, vous verrez votre territoire sous une forme un peu différente, soit un numéro commençant par "Ter0000" avec un chiffre incrémenté de 1 à N.
Pas besoin d'entrer de tiret ou de parenthèses: TRT s'en occupe pour vous. Le champ juste à droite du numéro de téléphone est le champ poste téléphonique, tel que montré à la figure suivante:
Si vous possédez la version normale de TRT, vous pouvez entrer à la page suivante autant de liens (comme des numéros de téléphone, des liens url, des adresses de courriel) que désiré.
Ce code est optionnel; on peut y mettre jusqu'à 16 caractères alphanumériques pour repérer un contact plus facilement: une stratégie qui consiste à identifier vos contacts par leur numéro de téléphone ou leur numéro de membre est indiquée; vous pouvez aussi le faire par le numéro d'assurance sociale ou d'assurance-maladie.
Si présent, ce numéro s'imprimera sur vos factures. Ce champ n'a plus sa raison d'être au Québec; nous l'avons toutefois laissé dans TRT juste au cas...
Si votre contact est un fournisseur, ce champ devient saisissable. Beaucoup de fournisseurs, comme les gouvernements, les compagnies de téléphone et de cartes de crédit vous demandent d'inscrire votre numéro de compte sur votre chèque. Une inscription dans ce champ apparaîtrait directement sur votre chèque imprimé.
Le libellé du titre de ce champ varie selon que cette fiche appartienne à un fournisseur ou à un client. Un numéro de compte présent dans ce champ a préséance sur le compte fournisseur/client par défaut de la page 2 de la fonction Paramètres comptables dans toutes les opérations reliées aux achats, déboursés, ventes et recettes. L'utilisation de ce champ offre des possibilités intéressantes à ceux qui ont des comptes en fidéicommis ou de banque en devises étrangères. Le point suivant, Devise, en parle davantage. À moins de bien comprendre les principes comptables, consultez votre comptable pour la façon appropriée de vous servir de ces comptes.
Par défaut, lorsque vous faites une écriture d'achat au comptant, de déboursé, de vente au comptant ou de recette, le compte de banque défini dans les paramètres comptables est utilisé. Vous pouvez spécifier un autre compte de banque à utiliser que le compte des paramètres comptables. Cela s'avère pratique quand, par exemple, un client vous paie systématiquement par carte de crédit et que le compte de banque associé à votre carte de crédit n'est pas le compte de banque par défaut. Vous n'êtes pas obligé d'inscrire quelque chose dans ce champ: si vide, TRT déduit que vous voulez utiliser le compte par défaut ou, dans le cas d'une devise associée, le compte de banque de la devise.
Ce message s'applique surtout aux clients. Le message utilisé par défaut sur une facture est le message défini à la page 1 des Paramètres:
Ce message générique peut ne pas convenir pour tous vos clients. Vous utiliserez donc cet espace pour mettre un message approprié, message qui aura préséance sur le message générique. Veuillez noter toutefois que ce message sera utilisé peu importe que votre facture soit au comptant ou non et est exceptionnellement indépendant de la langue de votre contact. Veuillez donc le rédiger dans la langue appropriée. Rappel: vous avez toujours la possibilité, dans le journal des ventes, de changer le message qui sera suggéré, peu importe sa provenance, et que ce message, si vous le modifiez, sera conservé avec votre transaction.
Ce message sera modifié automatiquement si vous accordez des conditions particulières à vos clients (Exemple: 2 % net 10 jours). Voir plus haut pour plus d'informations.
Vous pouvez aussi utiliser ce champ pour vos fournisseurs; il vous faudra alors modifier les modèles de chèques ou bons de commande désirés de façon à faire apparaître ce champ aux endroits appropriés. Pour plus d'informations sur les modifications de modèles de chèques ou bons de commande, consultez le chapitre sur le choix des formulaires d'impression.
On peut assigner un représentant à chaque client. Si une fiche contact a un représentant assigné, ce représentant sera automatiquement assigné par défaut dans toute transaction de vente avec ce client. Ce champ est également disponible dans vos dialogues de recherche de contacts, vos importations de contacts ainsi que les formulaires d'impression.
Le menu déroulant des devises sera invisible, sauf si vous avez créé des devises:
Cliquez sur ce menu déroulant pour faire apparaître la liste des devises. Relâchez votre souris sur "Défaut" si vous voulez désassigner cette fiche Contact d'une devise particulière: la devise canadienne est la devise par défaut.
Si une devise autre que la devise par défaut est assignée à un fournisseur ou un client, l'abréviation telle que définie à la page 9 des Paramètres apparaîtra juste à droite du montant total de la facture ou du chèque.
Il y a une relation entre le champ Compte fournisseur (ou Compte client) par défaut et le menu déroulant des devises: tout changement de l'un se répercute sur l'autre, pourvu que vous ayez entré les informations appropriées dans les champs des devises de la page 9 des Paramètres.
Veuillez toutefois noter que vos transactions antérieures avec ce contact ne seront pas modifiées pour refléter votre changement de compte par défaut; seules les nouvelles transactions seront affectées et un message en conséquence vous avertira.
Ce champ n'est visible que lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction. Il vous permet d'entrer des soldes d'ouverture de comptes en souffrance pour ces contacts. Avant de mettre votre comptabilité en fonction, TRT fait une vérification qui consiste à faire la somme de ces soldes au départ et à comparer avec le solde des comptes fournisseurs/clients dans la charte des comptes. Tout écart vous est signalé et empêche la mise en fonction: il faut que ces comptes balancent. Cette façon de balancer vos comptes est rapide, mais ne vous donne aucune information sur vos comptes en souffrance. Si vous désirez plus de détails, vous devrez entrer à la main vos comptes fournisseurs/clients en souffrance par le journal des achats/ventes. Lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction, le solde de ces comptes dans votre charte des comptes n'est pas affecté.
Lorsque coché, fera en sorte qu'une alerte sera émise dans le journal des ventes si le solde des acomptes du client choisi est égal à zéro. Vous utiliserez cette boîte à cocher si vous voulez que certains clients aient de l'argent dans leur compte en fidéicommis avant de procéder à des travaux.
Champ non saisissable, qui est mis à jour automatiquement à chaque fois que vous faites une transaction impliquant le compte d'intégration des acomptes, tel que défini à la page 2 de la fonction Paramètres. Il indique le solde courant du compte d'acomptes de chaque client. Ce champ devient saisissable dans deux circonstances: lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction ou lorsque le solde n'est pas égal à vos transactions. Si de telles erreurs devaient se produire, communiquez avec notre assistance technique pour débloquer temporairement l'accès à ce champ.
Le rapport d'acomptes permet de façon sommaire ou détaillée de suivre les mouvements du solde pour chacun des clients visés par cette caractéristique.
Ce champ non saisissable vous indique la date de la transaction la plus récente de cette fiche contact. Par les dialogues de recherche, vous pouvez ainsi déterminer quels sont vos clients actifs et inactifs.
Ces dates sont non saisissables et sont mises à jour automatiquement par TRT lorsque vous créez ou modifiez une fiche Contact ou lors d'une importation de fiches. Si vous avez déjà un fichier de Contacts, TRT se basera sur la date de la première transaction de chaque Contact pour assigner une date de création par défaut. Ces champs apparaissent aussi dans vos dialogues de recherche.
Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact ET que vous avez des écritures attachées, TRT vous demandera:
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Si vous cliquez sur le bouton Oui, TRT modifiera toutes les écritures attachées aux nouvelles coordonnées. Si vous cliquez sur Non, TRT modifiera quand même les coordonnées des écritures suivantes:
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