 |
menu Contacts > Groupes |
Cette fonctionnalité n'est accessible que pour la version Agent de TRT. Un groupe permet de créer une liste d'informations communes à plusieurs factures (les passagers qui feront partie du groupe) et ainsi d'éviter de retaper ces informations dans chaque facture individuelle. Ces informations sont accessibles dans la facturation en utilisant le menu déroulant Code de groupe pour repérer dans le menu l'un des dix groupes créés récemment ou de taper directement dans le menu le code de groupe désiré.
Lorsque vous utilisez le menu Contacts / Groupes, la liste des Groupes vous est présentée:
Cette liste ne montre pas les groupes inactifs. Pour les faire apparaître, cliquez sur la boîte à cocher Afficher les inactifs. Cette liste peut être assez longue, d'où la fonctionnalité de recherche: tapez 3 caractères ou plus et la liste sera modifiée dynamiquement selon votre recherche. Un double clic lent permet d'éditer la description du groupe et de changer la date de départ ou la date de destination. Vous pouvez rendre un Groupe inactif en le cochant dans la colonne Inactif: les groupes inactifs n'apparaîssent plus dans les listes de groupes un peu partout dans le logiciel. La liste des dossiers peut être triée: cliquez sur l'entête désiré pour changer l'ordre de tri; dans notre exemple, le code de groupe est trié (l'entête est en vidéo inversée). De plus, vous pouvez changer l'ordre de tri en cliquant de nouveau sur l'entête. Un triangle indique le sens du tri; dans notre exemple, le tri est croissant (du plus petit au plus grand). Un double clic rapide permet de voir et d'éditer les détails de votre groupe:
L'origine et la destination peuvent être spécifiés en vous servant de la liste des aéroports dans le menu Utilitaires. Entrez simplement le code d'aéroport demandé. Le code de groupe est une donnée obligatoire qui peut contenir jusqu'à 20 caractères; entrez un code de groupe signifiant. Le bouton + permet de créer une nouvelle ligne d'itinéraire; suivez ce lien pour plus d'informations.
Les changements que vous apportez ici sont susceptibles d'amener les mêmes changements dans les dossiers qui utilisent ce groupe: lorsque vous validez, TRT vous demande si ces changements doivent être propagés dans les dossiers. Notez toutefois que les itinéraires attachés à une facture ne seront pas modifiés par cette fonctionnalité.
Vous pouvez assigner un projet à votre groupe. Ce projet a toutes les propriétés d'un projet comptable. Un projet peut être extrait et analysé par le rapport de projets. Lorsqu'un groupe est assigné à un dossier, TRT fera en sorte que les écritures créées auront aussi le projet assigné au groupe. Si vous changez le projet d'un groupe, les écritures seront aussi modifiées en conséquence.
Ce bouton popup en forme de drapeau sert à attacher des pièces jointes au groupe sélectionné. Ces pièces jointes peuvent être des documents pdf, des documents texte, Excel, Word, des images numérisées ou non. On peut également gérer les pièces jointes de groupes en accédant au rapport de groupes. Suivez ce lien pour plus d'informations.
Ce bouton permet de créer un nouveau groupe. L'écran ci-dessus apparaît. Remplissez les champs requis.
Ce bouton permet de supprimer un groupe préalablement sélectionné. Pour sélectionner, cliquez simplement sur le groupe désiré.
Bouton d'impressionCe bouton permet d'imprimer la liste des groupes présents à l'écran.