Gestion des groupes

Le but est de créer des groupes de fiches membres et d'utiliser ces groupes pour créer rapidement des sélections de fiches basées sur l'appartenance au groupe.

Les groupes s'appliquent à 4 fichiers: les contacts, les items d'inventaire, les privilège, et les employés. Leur vocation dépend du fichier concerné.

• Contacts: les groupes sont les parfaits compagnons de la messagerie internet quand il s'agit d'envoyer un message à des groupes de contacts
• Inventaire: les groupes sont aussi tout désignés dans les journaux d'achats et de ventes pour créer autant de lignes de transactions que de membres d'un groupe donné. On peut même entrer les quantités par défaut pour chaque produit. Vous vous en servirez pour créer des "packages" de produits à vendre qui ne sont pas composés de produits primaires destinés à produire un produit fini.
• Employés: seuls les groupes d'employés n'ont pas d'utilisation particulière autre que leur vocation première: créer des sélections d'employés.

Les groupes se créent, se suppriment, se renomment ou se modifient par le gestionnaire des groupes. Leur point de départ est toujours le format liste du fichier désiré. On accède à un format liste de bien des façons:

• Soit directement par les menus Contacts > Liste, Paie > Employés, Inventaire > rapport de quantité ou rapport de prix.
• Soit par une recherche dans le fichier concerné: Contacts > Recherche rapide ou Chercher…, Inventaire > Recherche rapide ou Chercher…

Un groupe est une sélection de fiches. TRT peut directement créer un groupe basé sur la sélection courante, ce qui est le moyen le plus rapide de créer un groupe. Nous vous suggérons donc de créer votre sélection (à la main, par une recherche) avant d'utiliser les commandes de gestion des groupes.

Pour accéder aux commandes de gestion des groupes: dans ces formats liste, on retrouve l'item de menu Groupes au bas du menu Fonctions, qui nous amène directement au gestionnaire des groupes du fichier. Une autre façon d'y accéder consiste à repérer au bas de ces formats liste l'icône suivante: . Cette icône est un menu déroulant qui fera apparaître la liste des groupes du fichier suivi de la ligne Modifier. Modifier permet d'accéder au gestionnaire des groupes.

Une dernière utilisation des groupes se retrouve dans les rapports d'achats et de ventes, toujours dans le but de créer rapidement une sélection de fiches sur laquelle on désire faire porter le rapport.

Lorsque vous utilisez un groupe (p.e. en sélectionnant «Clients TRT» du menu déroulant ci-dessus), TRT peut avoir trois comportements:

• Le format liste ne contient aucune fiche au préalable: votre groupe de fiches apparaît aussitôt que vous avez choisi votre groupe dans le menu déroulant.
• Il y a au moins une fiche dans le format liste mais aucune n'est sélectionnée: TRT vous offre d'ajouter à la sélection ou de remplacer la sélection avec le groupe que vous avez sélectionné. Si vous demandez d'ajouter, les fiches du groupe s'ajouteront à vos fiches déjà présentes dans le format liste.
• Il y a au moins une fiche dans le format liste mais une ou plusieurs fiches sont déjà sélectionnées: TRT vous offre d'ajouter à la sélection ou de remplacer la sélection avec le groupe que vous avez sélectionné. Si vous demandez d'ajouter, les fiches du groupe s'ajouteront à vos fiches déjà sélectionnées dans le format liste. Les fiches non sélectionnées n'apparaîtront pas dans la sélection finale.