Les feuilles de temps sont un véhicule idéal pour consigner du temps que des employés passeront sur des projets. Une organisation s'impose cependant.
Une feuille de temps n'est pas comptabilisée. Elle peut être transformée en entrée partielle qui, elle, peut être transformée en véritable transaction. Le rapport de projets fait état de projets comptabilisés et non comptabilisés. Les projets non comptabilisés proviennent d'entrées répétitives et d'entrées partielles…
Un employé qui consigne du temps le fait dans deux optiques bien différentes:
La feuille de temps comportera donc le code contact du client, le tarif horaire pour refacturation, le montant prévu ou le nombre d'heures prévues au contrat ainsi que le code de projet. Dans ce cas, l'administrateur peut créer à l'avance la feuille de temps de son employé pour le projet et s'assure ainsi que tous les champs essentiels sont remplis adéquatement.
Ce temps lui est payé sous forme de salaire, ou de facture qu'il remettra à l'entreprise qui l'emploie. L'administrateur crée une autre feuille de temps pour l'employé et entre dans le champ tarif horaire en négatif le coût horaire de l'employé. On a donc maintenant le moyen de savoir combien nous coûtera le projet. Cette feuille de temps, non accessible à l'employé parce quelle a les initiales de l'administrateur, est remplie par l'administrateur sur la base de la feuille de temps du point #1. Si payée par salaire, on ventilera dans le salaire de l'employé les heures passées sur chaque projet à partir de cette feuille de temps.