La fiche Contact a sept pages, accessibles par un clic sur l'onglet approprié, dont voici la première:
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
Ce champ permet d'inactiver la fiche courante. Inactiver signifie que TRT ne trouvera plus cette fiche lorsque:
Vous pouvez donc vous permettre de consigner tous les types de contacts désirés sans encombrer vos fonctions de recherche inutilement, i.e. ne garder le statut d'actif que pour les contacts avec qui vous faites couramment des transactions.
Si vous désirez faire une recherche sur ce critère, utilisez le menu Contacts > Chercher… et spécifiez dans votre critère de recherche le champ Inactif. Vous pourrez ainsi trouver toutes les fiches inactives.
Bouton pièces jointes: suivez ce lien pour plus d'informations.
Lorsque votre fiche Contact contient des coordonnées et que vous cliquez sur ce bouton, votre presse-papier contiendra ces coordonnées, prêtes à être collées dans une autre application:
Ce champ vous permet de consigner des notes sur ce contact. On peut aussi accéder au contenu de ce champ et le modifier par le bouton rouge 
qu'on retrouve dans le journal des achats et le journal des ventes. Ce champ est donc l'endroit idéal pour consigner des instructions spéciales à utiliser dans ces journaux. Veuillez consulter ces journaux pour plus d'informations.
Ne confondez pas ce champ de notes avec l'onglet Notes (qui est en fait la page 7) de la fiche Contact: cet onglet sert à consigner des notes datées, un peu comme un registre chronologique d'étapes à faire ou faites.
Dans le contexte de votre travail, il arrivera que vous deviez créer plusieurs fiches contacts pour tous les contacts d'une même famille. Après avoir créé le premier contact, cliquez sur ce bouton pour créer successivement les autres fiches contacts des autres membres de la famille ou du groupe. Une fois la fiche dupliquée, changez simplement les informations pertinentes à changer. De plus, TRT va créer un lien d'appartenance de la fiche dupliquée avec la fiche originale. Vous pouvez voir/modifier/supprimer un lien avec le champ Contact lié à l'onglet 2.
EffacerDans le cas d'une fiche déjà existante, TRT vous avertira qu'il est impossible de supprimer ce contact si des transactions y sont liées.
Un clic sur le triangle fait apparaître un menu déroulant:
Vous glissez sur la ligne qui vous intéresse et relâchez votre souris. La ligne "Autre..." permet d'ajouter des titres de civilité à ce menu déroulant:
Nous vous suggérons d'ajouter à ce menu déroulant seulement des titres de civilité dont vous risquez de vous servir souvent afin de maintenir la liste courte: il prend moins de temps de taper soi-même ce titre de civilité rare dans le champ approprié que d'examiner une longue liste de titres de civilité. Ces derniers sont utilisés par TRT partout où l'on doit imprimer ou afficher les coordonnées d'un contact.
Si vous ne désirez pas quitter votre clavier, utilisez la barre d'espacement pour passer d'une valeur à l'autre ou tapez la première lettre du critère de choix, soit F ou C. On peut aussi, bien entendu, utiliser la souris pour cliquer directement sur le critère désiré.
Si vous désirez changer le statut d'une fiche existante (passer de fournisseur à client ou vice versa), TRT examinera si vous avez déjà des comptes fournisseurs existants pour ce fournisseur ou, le cas échéant, des comptes clients pour ce client. Si tel est le cas, TRT vous empêchera de changer le statut de ce contact et affichera le message suivant:
Si nous vous permettions de changer son statut, il deviendrait alors impossible de compléter une transaction dans le journal des déboursés ou, le cas échéant, dans le journal des recettes concernant ce contact.
Ces trois petits champs ont beaucoup d'impact dans TRT. Selon que votre contact est un fournisseur ou un client, le journal des achats ou le journal des ventes vous présentera une ligne d'information dans le bas de l'écran vous annonçant combien il reste de marge de crédit. En ce qui concerne les modalités de paiement, si votre contact est un fournisseur, lorsque vous faites un achat au comptant, TRT vous présentera le message suivant:
Si votre achat n'est pas au comptant (donc que vous avez l'intention de payer plus tard), TRT vous présentera le message suivant:
Voir le journal des achats pour plus d'informations.
Si votre contact est un client, c'est au niveau du journal des recettes et du journal des ventes que les conditions ont un impact. Voir ces journaux respectifs pour plus d'informations.
Les modalités de paiement ont préséance sur les modalités générales de la page 1 des Paramètres tel qu'illustré dans le tableau suivant et ont un impact sur le message de bas de facture des clients qui ont des conditions particulières: ce message particulier sera automatiquement modifié en conséquence, tel que montré dans le même tableau.
Une variable <vEscompte> servira à afficher, lors de l'impression de toute facture reliée à ce contact, le montant de l'escompte calculé. En d'autres mots, l'expression <vEscompte> sera changée pour un montant quelconque calculé par TRT lors de l'impression de votre facture. Si vous décidez, après impression mais avant sauvegarde de votre facture, d'ajouter des lignes de transaction, il vous faudra remplacer le montant calculé par l'expression <vEscompte> dans le texte de votre message de bas de facture si vous voulez que le nouvel escompte calculé s'affiche correctement.
Ce champ devrait être utilisé dans les cas où, par exemple à cause du volume d'achat, vous accordez un escompte global sur tous les achats de ce client. Ce champ n'est disponible que pour les clients, n'ayant aucune raison d'être pour les fournisseurs.
Dans le cadre de l'interface Agent, ces codes de taxes ne sont d'aucune utilité car ce sont les codes de taxes de vos produits qui ont préséance.
Dans le cadre de l'interface classique (dans laquelle vous pouvez facturer autre chose que des produits reliés au monde du voyage ou payer votre électricité et votre téléphone), vous avez la possibilité de déterminer, pour chaque contact, le code de taxes à utiliser dans vos journaux. Un bouton ? permet d'afficher une liste de codes pour faciliter votre choix. Lorsque vous utilisez des articles d'inventaire dans vos ventes, ce sont les taux de votre fiche contact qui ont priorité à moins que le champ taxes dans la fiche d'inventaire contienne un code de taxes: c'est ce dernier qui a alors priorité. Cependant, au niveau des achats, c'est toujours le code de taxes de la fiche fournisseur qui a préséance.
Les espaces tapés par inadvertance au début ou à la fin de ces champs sont automatiquement éliminés par TRT, vous évitant ainsi la pénible expérience d'avoir entré les coordonnées d'un contact sans être capable de le retrouver avec les éditeurs de recherche (les recherches sur ces champs sont exactes, c'est-à-dire que tous les caractères comptent). La première lettre sera aussi transformée en majuscule. De plus, une préférence système permet de convertir automatiquement les noms et prénoms en majuscules. Enfin, quand vous avez entré un nom et un prénom d'un nouveau client seulement, TRT cherche à trouver des doublons. Si c'est le cas, il vous présentera une liste afin que vous puissiez décider si vous désirez poursuivre la saisie de votre client.
Lorsque vous modifiez les coordonnées d'une fiche contact existante et que des écritures sont attachées à cette fiche, TRT lors de la validation présente un dialogue vous demandant si vous voulez affecter toutes les écritures du contact. Si vous cliquez sur le bouton non, TRT modifiera quand même les entrées répétitives ou partielles du contact, de même que les coordonnées des comptes en souffrance. Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact qui a des écritures attachées, TRT va modifier les coordonnées de ces écritures. Suivez ce lien pour connaître les règles.
Ces champs se comportent, lors de la saisie, de la même façon que le champ Fournisseur/Client. Si vous désirez ne pas quitter votre clavier, utilisez la barre d'espacement pour passer d'une valeur à l'autre, ou tapez la première lettre du critère de votre choix (M ou F, et F ou A).
La langue a une grande importance dans TRT. En effet, le choix de vos formulaires d'impression peut se faire par la langue. Par exemple, vous pourriez utiliser un modèle particulier de facture pour vos clients de langue française et un autre modèle pour vos clients de langue anglaise. De même, le libellé de vos chèques ("cent vingt-trois dollars") se fera dans la langue du fournisseur. Enfin, comme vos fiches d'inventaire comportent une description française et anglaise, la langue de votre client déterminera laquelle des deux descriptions sera utilisée.
Vous avez le contrôle d'afficher le nom, prénom et/ou l'entreprise de vos contacts dans les documents imprimés et ce, contact par contact. Vous pouvez ainsi consigner à votre aise les noms de vos contacts tout en décidant d'imprimer ou non tel nom de contact sur un chèque ou une facture. Lorsque votre contact est un fournisseur et que vous avez entré un nom, un prénom ainsi qu'un nom de compagnie, ce menu sera automatiquement sélectionné pour l'individu pour empêcher d'imprimer un chèque qui porte à la fois le nom d'un individu et le nom d'une entreprise, ce qui peut entraîner des difficultés avec les banques qui peuvent demander si le chèque est fait au nom de l'individu ou de l'entreprise. Un message à cet effet vous sera rappelé si vous tentez de sélectionner l'individu et l'entreprise lorsque les conditions mentionnées plus haut sont remplies. Lorsque l'individu et l'entreprise sont sélectionnés, TRT imprimera d'abord l'entreprise, puis le prénom et le nom.
Si le champ Pays est vide, nous assumons que le pays par défaut est le Canada. Le code postal sera donc formaté en conséquence. Si un autre pays que le Canada est choisi, vous devez vous-même appliquer le formatage approprié pour le code postal. Le formatage par défaut du code postal fait en sorte que vous n'avez pas besoin de taper les majuscules. Vous devez entrer l'espace entre les deux groupes de trois caractères.
Les champs Province et Pays peuvent être utilisés dans une stratégie de prix de vente multiples selon la province/pays dans une fiche d'inventaire. Assurez-vous que vos provinces et pays sont libellés de façon uniforme, sinon la stratégie des multiples prix de vente ne fonctionnera pas: U.S.A. n'est pas la même chose que USA; QC n'est pas la même chose que Qué. Par contre, TRT ne fait pas de distinction entre majuscules ou minuscules, ni pour l'accentuation.
Les champs ville, province et pays peuvent se voir assigner des valeurs par défaut.
Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact qui a des écritures attachées, TRT va modifier les coordonnées de ces écritures. Suivez ce lien pour connaître les règles.
La notion de territoire est utile si vous avez l'intention de faire, par exemple, des études de performance par vendeur. Chaque contact peut se voir assigner un territoire. Comme chaque vente est faite à un contact, vous pouvez ainsi déterminer, par la fonction Rapport sur mesure de l'élément "Rapports..." du menu Comptabilité, quelles sont les ventes par territoire. Pour plus de détails, consultez "Rapport sur mesure". Les rapports d'achats et de ventes ont aussi un rapport de ventes par territoire. Le symbole "@" juste après le mot Territoire vous rappelle qu'il faut taper ce caractère, suivi de la touche de Tabulation, pour avoir accès au dialogue de choix. Dans notre exemple, nous avons déjà trois choix possibles:
Choisissez une ligne et cliquez sur le bouton OK (ou utilisez son raccourci clavier, la touche Enter) lorsque vous avez déterminé votre choix. Vous pouvez également taper les premières lettres de votre choix: votre sélection s'ajustera en conséquence. Vous pouvez aussi vous déplacer à l'intérieur de votre sélection avec les flèches sur votre clavier. Si vous désirez modifier une entrée, double-cliquez sur la ligne de votre choix; vous pourrez alors changer votre territoire. Si vous désirez supprimer une entrée, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton - qui vous demandera la permission avant de supprimer cette entrée.
Si vous désirez ajouter à cette liste de choix, cliquez sur le bouton +, qui vous présente l'écran suivant:
Entrez votre nouvelle donnée, cliquez sur le bouton OK. De retour dans votre fenêtre de territoire, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton OK.
De retour dans l'écran des contacts, vous verrez votre territoire sous une forme un peu différente, soit un numéro commençant par "Ter0000" avec un chiffre incrémenté de 1 à N.
Pas besoin d'entrer de tiret ou de parenthèses: TRT s'en occupe pour vous. Le champ juste à droite du numéro de téléphone est le champ poste téléphonique, tel que montré à la figure suivante:
Vous pouvez entrer à la page suivante autant de liens (comme des numéros de téléphone, des liens url, des adresses de courriel) que désiré.
Ce code est optionnel; on peut y mettre jusqu'à 16 caractères alphanumériques pour repérer un contact plus facilement: une stratégie qui consiste à identifier vos contacts par leur numéro de téléphone ou leur numéro de membre est indiquée.
Ce message s'applique surtout aux clients. Le message utilisé par défaut sur une facture est le message défini à la page 1 des Paramètres:
Ce message générique peut ne pas convenir pour tous vos clients. Vous utiliserez donc cet espace pour mettre un message approprié, message qui aura préséance sur le message générique. Veuillez noter toutefois que ce message sera utilisé peu importe que votre facture soit au comptant ou non et est exceptionnellement indépendant de la langue de votre contact. Veuillez donc le rédiger dans la langue appropriée. Rappel: vous avez toujours la possibilité, dans le journal des ventes, de changer le message qui sera suggéré, peu importe sa provenance, et que ce message, si vous le modifiez, sera conservé avec votre transaction.
Ce message sera modifié automatiquement si vous accordez des conditions particulières à vos clients (Exemple: 2 % net 10 jours). Voir plus haut pour plus d'informations.
Vous pouvez aussi utiliser ce champ pour vos fournisseurs; il vous faudra alors modifier les modèles de chèques ou bons de commande désirés de façon à faire apparaître ce champ aux endroits appropriés. Pour plus d'informations sur les modifications de modèles de chèques ou bons de commande, consultez le chapitre sur le choix des formulaires d'impression.
Enfin, ce message peut être stylisé. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître un menu contextuel avec lequel vous pouvez spécifier une police, une taille, un style, une couleur sur votre texte préalablement sélectionné.
On peut assigner un agent à chaque client. Si une fiche contact a un agent assigné, cet agent sera automatiquement assigné par défaut dans toute transaction de vente avec ce client. Ce champ est également disponible dans vos dialogues de recherche de contacts, vos importations de contacts ainsi que les formulaires d'impression.
Ce champ n'est visible que lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction. Il vous permet d'entrer des soldes d'ouverture de comptes en souffrance pour ces contacts. Avant de mettre votre comptabilité en fonction, TRT fait une vérification qui consiste à faire la somme de ces soldes au départ et à comparer avec le solde des comptes fournisseurs/clients dans la charte des comptes. Tout écart vous est signalé et empêche la mise en fonction: il faut que ces comptes balancent. Cette façon de balancer vos comptes est rapide, mais ne vous donne aucune information sur vos comptes en souffrance. Si vous désirez plus de détails, vous devrez entrer à la main vos comptes fournisseurs/clients en souffrance par le journal des achats/ventes. Lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction, le solde de ces comptes dans votre charte des comptes n'est pas affecté.
Lorsque coché, fera en sorte qu'une alerte sera émise dans le journal des ventes si le solde des acomptes du client choisi est égal à zéro. Vous utiliserez cette boîte à cocher si vous voulez que certains clients aient de l'argent dans leur compte en fidéicommis avant de procéder à des travaux.
Champ non saisissable, qui est mis à jour automatiquement à chaque fois que vous faites une transaction impliquant le compte d'intégration des acomptes, tel que défini à la page 2 de la fonction Paramètres. Il indique le solde courant du compte d'acomptes de chaque client. Ce champ devient saisissable dans deux circonstances: lorsque votre comptabilité n'est pas en fonction ou lorsque le solde n'est pas égal à vos transactions. Si de telles erreurs devaient se produire, communiquez avec notre assistance technique pour débloquer temporairement l'accès à ce champ.
Le rapport d'acomptes permet de façon sommaire ou détaillée de suivre les mouvements du solde pour chacun des clients visés par cette caractéristique.
Ce champ non saisissable vous indique la date de la transaction la plus récente de cette fiche contact. Par les dialogues de recherche, vous pouvez ainsi déterminer quels sont vos clients actifs et inactifs.
Ces dates sont non saisissables et sont mises à jour automatiquement par TRT lorsque vous créez ou modifiez une fiche Contact ou lors d'une importation de fiches. Si vous avez déjà un fichier de Contacts, TRT se basera sur la date de la première transaction de chaque Contact pour assigner une date de création par défaut. Ces champs apparaissent aussi dans vos dialogues de recherche.
Lorsque vous modifiez les coordonnées d'un contact ET que vous avez des écritures attachées, TRT vous demandera:
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Si vous cliquez sur le bouton Oui, TRT modifiera toutes les écritures attachées aux nouvelles coordonnées. Si vous cliquez sur Non, TRT modifiera quand même les coordonnées des écritures suivantes:
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