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| Note
Les relevés doivent être numérotés. À cet effet, le dialogue de paramétrage vous demande une séquence de numéros que vous devez vous procurer auprès du ministère du revenu. Ces mêmes numéros doivent se retrouver sur le relevé imprimé. TRT vous proposera donc d'imprimer vos relevés juste après la création du fichier de transfert. |
Les informations suivantes vous seront utiles avant de procéder à l'envoi de vos relevés par internet.
Vous devez lire la brochure ED-425.pdf, «Guide du préparateur pour les relevés» du ministère du revenu. Les paragraphes suivants mettront en évidence certains points (mais pas tous, d'où lecture obligatoire) de ce guide. A cet effet, les informations que vous devrez obtenir du ministère se font habituellement par téléphone, dont le numéro se trouve dans le guide.
Vous devrez obtenir auprès du ministère une séquence de numéros pour la production de vos relevés. Sur des relevés imprimés, ces numéros se trouvent dans le coin suprérieur droit. C'est leur équivalent électronique que vous devez vous procurer. Le dialogue de paramétrage de TRT ci-après vous permet d'entrer ces numéros. Ces numéros se retrouveront également dans le coin supérieur droit du Relevé imprimé. Il est donc important de créer le fichier de transmission et après quoi imprimer vos relevés papier.
| Note,
Si vous devez générer vos relevés en plusieurs plages, veuillez ajuster vos numéros en conséquence, de façon à ne pas réutiliser le même numéro plus d'une fois. TRT ne gère pas l'unicité de ces numéros: il part du premier numéro défini dans votre plage et incrémente séquentiellement chaque relevé à partir du numéro de départ. Lorsque vous examinez le contenu du fichier xml (si vous envoyez vos relevés électroniquement) ou que vous examinez les numéros imprimés par TRT après envoi électronique, vous constatez que les numéros générés ne correspondent pas à la plage de numéros qui vous a été attribuée. Qu'en est-il? Supposons que la plage de numéros attribuée est de 100 à 103. TRT génère les numéros suivants: 1002, 1013, 1024. Sachez que le dernier chiffre du numéro est un checksum, un peu comme le dernier chiffre de votre numéro d'assurance sociale ou de votre carte de crédit. Si vous enlevez ce dernier chiffre, on retrouve la séquence de 100 à 103. Pour le nerd qui sommeille en vous, ce chiffre de contrôle est généré par la méthode du Modulo 7. |
Vous devez obtenir auprès du ministère, si vous ne l'avez pas déjà, un numéro de préparateur. Le dialogue de paramétrage de TRT ci-après vous permet d'entrer ces numéros.
Le guide mentionne que vous devez joindre à votre envoi électronique un fichier OPR-400. Demandez-le au ministère. Cet énoncé ne tient que si vous envoyez vos données sur cédérom. Dans ce cas, le fichier Word (opr-400.dot) doit être dûment complété et doit accompagner chaque fichier. De plus, vous devez donner à ce fichier le même nom que vous avez donné au fichier de données de l'étape Nom du fichier transmis ci-dessous.
Vos employés dont il faut produire le relevé doivent tous avoir un numéro d'assurance sociale valide, sinon TRT ne produira pas le fichier et vous avertira en conséquence.
À la page 2 de la fiche d'employé, vous devez entrer un numéro correspondant au type de bénéficiaire, si vous désirez gérer les relevés 3.
Que vous transmettiez vos données sur support physique ou par internet, TRT s'occupe automatiquement du nom du fichier lorsque vous le sauvegardez sur disque. La seule chose dont il faut se préoccuper est le compteur d'envois, qui doit être incrémenté manuellement si vous transmettez plus d'un fichier au ministère (suite à des ajouts ou des corrections par exemple).
Expédiez à l'adresse suivante : http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/sepf/services/sgp_rl_internet/default.aspx
Cliquez ensuite sur le bouton «Accès au service» . Un dialogue vous amène à une page de saisie où vous êtes invité à entrer:
Vous entrez dans un site sécurisé. Entrez les informations désirées, qui sont l'équivalent électronique du document OPR-400 mentionné plus haut. Lorsque le ministère recevra votre fichier de données, il sera en mesure de procéder à sa validation et les résultats vous seront communiqués.
Si vous désirez d'autres renseignements, vous pouvez communiquer avec le personnel du Groupe de promotion de l'EDI et d'acquisition des données électroniques par téléphone au 418 659-1020 ou, sans frais, au 1 866 814-8392.
Cliquer sur une des zones de l'image ci-dessous vous amène directement à l'explication correspondante.
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Certains de ces champs sont obligatoires; le bouton OK sera inactivé tant que ces champs ne contiendront pas de données. |
Le guide mentionne au paragraphe 3.2 que vos fichiers de transfert doivent avoir un nom comme 06009108002.xml où l'extension (002) change selon le numéro de l'envoi. Le champ Compteur d'envois dans le dialogue de paramétrage de TRT ci-après vous permet d'entrer ce numéro. Consultez le guide pour plus d'informations.
Obtenez ce numéro du ministère, dont le numéro de téléphone apparaît dans le guide ED-425.
Vous devrez obtenir auprès du ministère une séquence de numéros pour la production de vos relevés. Sur des relevés imprimés, ces numéros se trouvent dans le coin suprérieur droit. C'est leur équivalent électronique que vous devez vous procurer.
Les spécifications d'envoi de relevés 1 et 3 par internet stipulent qu'on doit changer de numéro de relevé quand on fait un relevé modifié et que le document de transfert doit faire référence au numéro original (ce que TRT fait). Le dialogue de paramétrage ci-dessus vous permet de spécifier la plage de numéros de relevés assignés par Revenu Québec mais, si vous n'êtes pas attentif, vous allez utiliser les mêmes numéros pour vos relevés modifiés. Lorsque vous envoyez vos originaux, TRT calcule automatiquement le nombre de relevés envoyés et inscrit ce nombre dans le champ Décalage. Quand vous envoyez des relevés modifiés, TRT utilise ce décalage pour assigner un nouveau numéro basé sur le numéro de départ + le décalage, à défaut de quoi votre fichier sera vraisemblablement rejeté.
Dans notre exemple ci-dessus, 27 relevés originaux ont déjà été envoyés. Vous vous préparez à envoyer un nombre quelconque de relevés modifiés. Le fait de choisir "modifié" comme type de fichier fera en sorte que TRT utilisera 37 (10+27) comme numéro de départ de vos relevés modifiés.
Ce décalage est conservé par TRT. Il s'ensuit donc que, l'an prochain, vous devrez mettre votre décalage à zéro avant d'envoyer vos relevés originaux.
Ce numéro apparaît sur les documents que vous fait parvenir le gouvernement, comme votre formulaire de remise de TPS/TVQ. Il se peut que vous n'en ayez pas. Ne confondez pas ce numéro avec le numéro d'entreprise (NEQ). Sur le formulaire de remise de TPS/TVQ, le numéro d'identification est situé sous le NEQ. TRT va initialement chercher le numéro d'employeur provincial situé dans vos paramètres de paie et utilise ce numéro dans le dialogue.