Paramètres généraux page 7: rapports de dépenses

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La section de recherche à droite de chaque écran vous permet de chercher une préférence. Cette recherche ne s'effectuera qu'à l'intérieur du type de paramètres (Paramètres généraux, Comptables et Paie sont 3 types différents). Pour plus d'informations, suivez ce lien.

Cet onglet n'est accessible qu'aux utilistateurs de la version normale ou plus. Il permet d'entrer les coordonnées de cellules de fichiers Excel devant être importés dans le journal des Achats. Vous pouvez créer autant de modèles que vous désirez. Par défaut, un modèle vierge vous est présenté, comme ci-dessus. Donnez un nom à votre formulaire. Vous pouvez ajouter un modèle en cliquant sur le bouton +, supprimer un modèle en cliquant sur le bouton - et naviguer d'un modèle à l'autre par les boutons de navigation situés à la gauche du bouton +. Il n'y a pas de modèle par défaut si vous créez plus d'un modèle. Par contre vous aurez la possibilité de choisir un modèle, parmi ceux créés, dans le journal des achats et/ou des achats partiels par le menu Options.

Cellules

TRT a besoin de savoir où se situent les informations suivantes dans la feuille de calcul. Les informations de cellules (au format A1) sont les endroits précis sur la feuille de calcul où l'on retrouve:

• la date de la transaction
• le fournisseur. Vous pouvez dans la feuille de calcul utiliser un ID contact du fournisseur, ou son nom à partir duquel TRT va chercher l'ID contact correspondant. S'il ne trouve pas de contact, un dialogue affichera les contacts potentiels, à partir duquel vous choisirez le fournisseur approprié
• le numéro de facture. Si cette case est vide, TRT fournira automatiquement un numéro de facture qui sera une combinaison d'ID contact et de date d'écriture
• la coordonnée de la cellule contenant le montant de la première ligne

Colonnes

Les informations de colonnes (lettre uniquement) sont les endroits précis sur la feuille de calcul où l'on retrouve:

• la date de chaque ligne. Si vous entrez un numéro de colonne pour ce champ, cette date sera concaténée avec le champ Description
• "Payé à" de chaque ligne. Si vous entrez un numéro de colonne pour ce champ, cette date sera concaténée avec le champ Description
• la description de la ligne
• le code de taxe: si absent, TRT utilisera le code de taxe par défaut du fournisseur
• le pourboire
• le montant net de la ligne. C'est-à-dire, le montant de la ligne excluant les taxes mais incluant le pourboire
• le numéro de compte à utiliser. Ce numéro doit exister déjà dans TRT
• le projet: pour la version producteurs de TRT, vous pouvez entrer un titre de production et TRT tentera de trouver un code de projet associé à la production, sinon il utilisera le code de projet que vous aurez inscrit
• le lieu: suivez ce lien pour plus d'informations.

Options

TRT offre deux options qui sont liées à la nomenclature des cellules de votre fichier Excel. C'est à dire que pour permettre à TRT de retracer la cellule contenant une donnée, il ne peut se fier sur le code de la cellule mais sur le nom que vous devrez lui attribuer. (Voir la documentation d'Excel pour connaître la façon d'attibuer un nom de cellule.) La raison est que ces cellules contiennent des totaux et que les gens ont l'habitude de placer les totaux à la fin des lignes et que l'ajout où la suppression de lignes modifie dynamiquement le code de la cellule. Les options sont:

• Comparaison du total net des dépenses de votre fichier par rapport au calcul interne de TRT. En assignant le nom "TOTAL" à la cellule contenant le total net des dépenses de votre fichier, TRT vous avertira s'il y a un écart entre les montants suite à l'import.
• Import ou calcul des taxes. Vous avez le choix d'importer les totaux de taxes du fichier Excel en assignant les noms "FED" et "PROV" aux cellules respectives de votre fichier Excel. Ou vous pouvez laisser TRT recalculer les taxes selon le code de taxe par défaut associé à la fiche contact du fournisseur.