Ce chapitre vous parle de la nécessité d’envoyer votre carte d’enregistrement, de lire cette aide de TRT, des équipements requis, de l’approche derrière TRT et vous introduit, pas à pas, aux étapes d’installation de votre comptabilité. Bonne route.
Connaissez-vous les lois de Murphy? On lui attribue celle-ci: «Quand rien ne va plus, lisez les instructions». Sous cette boutade se cache une réalité sérieuse: peu de gens lisent les manuels d’instructions. Vous devriez toutefois lire celui-ci, pour deux raisons: avoir le contrôle de votre destinée et diminuer vos honoraires de comptabilité. La réalisation du deuxième objectif présuppose une connaissance de base de la comptabilité ainsi qu’un certain degré de concentration. Enfin, vous trouverez ce logiciel logique dans son approche et facile dans son utilisation si vous vous familiarisez avec un certain nombre de conventions, lesquelles sont évidemment décrites dans ce manuel.
Si vous deviez quand même avoir besoin d’aide (et que vous avez lu les instructions!), vous pouvez nous contacter, pendant les heures normales de bureau.
Nous vous suggérons, si vous nous contactez par téléphone, d’être devant votre écran afin d’appliquer les directives que nous pourrions vous donner dans la résolution de votre problème.
TRT est doté d’un système d’aide de TRT très complet, basé sur la notion d’hyperliens chère à l’interne. En tout temps, vous pouvez à l’intérieur de TRT obtenir de l’aide contextuelle à l’écran où vous vous trouvez en appuyant sur la touche d’aide de votre clavier, la touche F1 ou la combinaison Commande-H (Contrôle-H sous Windows). Vous pouvez accéder, à l’intérieur de l’aide de TRT, à l’écran d’accueil de l’aide en cliquant sur le bouton en forme de M dans le coin supérieur de votre écran, où vous aurez accès aux principales fonctions de l’aide, dont un guide sur la façon d’utiliser l’aide de TRT ainsi qu’un index et une table des matières entre autres sujets.
TRT a été conçu pour être interfaçable, parce que conçu avec le logiciel de base de données 4e Dimension. Nous pouvons vraisemblablement vous confectionner une application qui réponde à vos besoins spécifiques et qui s’interface à TRT. Pour plus de détails, contactez-nous.
TRT est basé sur le principe d’une écriture unique. Quand vous créez une transaction dans un journal auxiliaire comme le journal des ventes, cette transaction est reportée au grand livre immédiatement après validation de votre transaction. Votre grand livre est donc toujours à jour.
TRT respecte les règles de la comptabilité en T: chaque transaction dans les journaux auxiliaires est parfaitement équilibrée en termes de débit-crédit. TRT s’occupe de générer les lignes de transaction adéquates grâce aux comptes d’intégration:
À cette fenêtre du journal des ventes correspondent en réalité les lignes de transactions suivantes:
TRT permet de modifier les montants et le nombre de lignes d’écritures après validation en laissant une trace dans un registre non modifiable. Vous devez donc, si vous vous êtes trompé, modifier l'écriture ou passer une contre-écriture, ce qui ne devrait pas poser de problème: TRT a une fonction de renversement d’écriture qui tient compte des quantités d’inventaire utilisées si tel est le cas. TRT s’occupe aussi de remettre dans les comptes payables ou recevables toute transaction renversée du journal des déboursés et des recettes.
Nous assumons que vous êtes déjà familier avec les techniques de base de votre ordinateur, comme copier-coller, cliquer-glisser, double-cliquer, la manipulation de la souris, des fenêtres, des menus, des techniques d’ouverture et de sauvegarde de documents, etc. Si vous ne l’êtes pas, référez-vous au Guide de l’utilisateur du logiciel Système de votre ordinateur. Il est essentiel de maîtriser ces techniques avant d’utiliser TRT. Si vous êtes nouveau venu à l’informatique, sachez que la plupart des logiciels utilisent une interface commune qui fait appel sans exception aux techniques mentionnées précédemment. Donnez-vous une chance: commencez par le commencement.
Toute action à caractère dramatique ou irréversible, comme fermer les livres en fin d’année, supprimer une fiche ou accepter une nouvelle conciliation bancaire, est précédée d’un dialogue de confirmation ressemblant à ceci:
Vous pouvez donc utiliser TRT en toute tranquillité d’esprit.
L'image ci-dessus vous montre une vue partielle du journal des achats. Vous remarquerez que lorsque vous êtes à l'intérieur d'une des fonctionnalités de TRT, les barres de menus sont désactivées. Nous préférons vous amener un ensemble de boutons qui vous donnent accès aux fonctionnalités dont vous avez besoin dans le contexte donné plutôt que de vous faire chercher dans les menus.
La plupart des listes à l'écran se présentent comme suit:
Les listes sont habituellement triées par défaut. Ce tri par défaut est représenté, dans l'image ci-dessus, par le champ Date (en vidéo inversée). Dans les interfaces modernes, il y a une flèche par en haut ou par en bas qui indique le sens du tri. On peut changer ce tri en cliquant sur l'en-tête de n'importe quelle colonne. On peut également changer l'ordre de tri en cliquant sur le bouton à l'extrême droite. Chaque ligne est aussi double cliquable (habituellement) et permet d'accéder à un écran fournissant plus de détails que la ligne sélectionnée.
Faites une copie de sécurité de votre fichier de données à tous les jours, préférablement sur des supports différents à chaque jour. Vous devriez de toute façon faire une copie de sécurité de votre disque dur à tous les jours: il existe des logiciels spécialisés qui automatisent le processus. Si vous n’êtes pas convaincu de l’utilité de faire des copies de sécurité, demandez-vous quel serait l’impact de la perte de vos informations sur la bonne marche de vos affaires, ou combien de temps pouvez-vous vous permettre de perdre à rentrer vos données si vous les perdez? Voyez-vous, la question n’est pas de savoir si votre disque dur va flancher ou si des facteurs autres peuvent vous faire perdre des données (comme un incendie); la véritable question n’est pas si mais quand? Vous pouvez être sûr que ça vous arrivera au moins une fois. TRT est vulnérable, comme tous les logiciels, lors de la sauvegarde des écritures sur disque: si votre ordinateur plante pendant ce temps, vous pouvez être sûr d’une corruption de vos données. Vous devez alors utiliser votre copie de sécurité et recommencer vos transactions effectuées depuis cette sauvegarde. Votre copie de sécurité est corrompue (ce qui ne devrait pas arriver si vous suivez nos directives) ou est trop vieille? Nous pouvons vraisemblablement (sans aucune garantie toutefois) réparer votre fichier de données, mais des frais seront exigibles. Contactez-nous.
Nous vous suggérons de faire des copies de sécurité sur un volume sur un site web comme DropBox ou autres. Si vous travaillez en mode multiutilisateurs, vous devrez de toute façon utiliser le logiciel 4D Backup dont prend avantage TRT. Référez-vous à la documentation de 4D Backup.
Faites également une copie de sécurité de vos données sur un groupe différent de supports à chaque semaine. Placez votre copie de sauvegarde dans des lieux extérieurs à votre ordinateur: vous n’êtes pas plus avancé si votre ordinateur et vos copies de sécurité passent au feu ou que vous êtes victime de vol.
Faites au moins trois copies de vos données et imprimez tous vos rapports deux fois. Séparez vos données et vos rapports en deux endroits différents. Pourquoi trois copies? Parce qu’il arrive que des supports magnétiques deviennent illisibles après une longue période, même si vous ne vous en servez pas. N’utilisez que des supports magnétiques de première qualité, spécialement si vous utilisez des cédéroms (dont la longéivité varie grandement).
Vous pouvez en tout temps, lorsque TRT est installé, invoquer un écran d’aide contextuel à l’écran ou le dialogue où vous vous trouvez en appuyant sur la touche d’aide F1.