Lors de la construction d'un modèle d'étiquettes, l'assistant vous permet de définir le nombre d'étiquettes par page ainsi que les marges et la taille des étiquettes. L'assistant peut également calculer ces paramètres pour vous. Vous pouvez créer ou insérer des éléments graphiques tels qu'un logo, des filets ou du texte statique.
Une fois que vous avez terminé un modèle d'étiquette, vous pouvez le sauvegarder sur disque pour pouvoir le réutiliser par la suite, par exemple sur une autre sélection d'enregistrements. L'assistant de création d'étiquettes se compose de deux pages, traitant deux aspects de vos étiquettes: le modèle de l'étiquette proprement dite, et la planche sur laquelle les étiquettes seront imprimées. Vous passez d'une page à l'autre en cliquant sur l'onglet correspondant.
Cette zone contient la liste des champs du fichier Contacts. Quand vous cliquez sur un champ de cette zone, il devient sélectionné et prêt à se déplacer dans la zone 3, selon les opérations que vous effectuerez.
Le truc consiste à cliquer et à faire glisser dans la zone d'affichage les champs désirés de la Liste des champs et de les placer où désiré. Si vous désirez supprimer une ligne ainsi déménagée, sélectionnez-la dans la zone d'affichage et appuyez sur la touche d'effacement de votre clavier. Examinez attentivement la première et la dernière ligne de l'étiquette et concentrons-nous sur la première: [Contacts]TitreCivilité+[Contacts]Prénom+[Contacts]Nom. Ce champ est concaténé, c'est-à-dire qu'il est composé de trois champs différents, parce que devant apparaître l'un à la suite des autres sur la même ligne, chaque champ étant séparé des autres par un espace. L'opération de concaténation insère automatiquement des espaces entre les champs. Tout ce qu'il faut faire est de faire glisser les champs à concaténer sur les champs déjà existants en tenant la touche Alt enfoncée, comme à la figure suivante:
Dans notre exemple, nous avons fait glisser le champ Prénom sur le champ [Contacts]TitreCivilité qui existait déjà dans la zone d'affichage. La concaténation des deux champs se fait automatiquement. Pour supprimer un des membres d'un champ concaténé, sélectionnez le champ puis utilisez la touche d'effacement: le dernier champ à faire partie du groupe sera effacé, et ainsi de suite.
Lorsque vous concaténez deux champs en maintenant la touche Majuscules enfoncée, le séparateur utilisé est le “Retour chariot”. Lors de l’impression, si le second champ est vide, son emplacement est supprimé et remplacé par le champ suivant. Si un champ contient du texte avec des caractères Retours chariot, ils sont pris en compte. Ce fonctionnement permet par exemple de créer des étiquettes d’adresses utilisant plusieurs champs superposés (Adresse1, Adresse2, etc.) ne générant pas de ligne vide lorsqu’une adresse ne requiert qu’un champ.
| Note
En résumé, faire glisser des champs sur d'autres champs (en tenant la touche Alt enfoncée) résulte en concaténation horizontale. Faire glisser des champs sur d'autres champs tout en tenant la touche Majuscules enfoncée permet de créer une concaténation verticale, permettant de sauter des lignes plutôt que de créer des lignes vides si les données à concaténer sont absentes. Si vous manquez votre coup et essayez de faire glisser un champ qui se trouve déjà dans la zone destination sur un autre champ, ça ne fonctionnera pas. Supprimez le champ et faites le de nouveau glisser de la zone d'affichage vers la zone de travail en utilisant les techniques mentionnées précédemment. |
La zone dans laquelle s'affichent les résultats de vos opérations en 2. Cette zone vous permet d'insérer tous les éléments que vous souhaitez voir figurer sur chaque étiquette et de visualiser précisément le résultat. Le rectangle blanc situé au centre de la zone représente une étiquette (ses dimensions sont paramétrées dans l'onglet Planche d'étiquettes). Vous pouvez placer des champs dans l'étiquette par simple glisser-déposer depuis la liste des champs et du texte statique depuis la zone "Texte statique". Vous pouvez concaténer (c'est-à-dire mettre bout à bout) deux champs (par exemple, Nom et Prénom) en déposant le nom du second champ sur le premier. Ils seront automatiquement séparés par un espace. Vous pouvez également coller dans cette zone tout élément en provenance du presse-papier en ayant au préalable cliqué dans la zone pour la sélectionner. L'assistant de création d'étiquettes vous permet de modifier les éléments après qu'ils aient été insérés dans la zone de construction du modèle.Vous pouvez ainsi redimensionner, déplacer, aligner, répartir et changer de plan tous les éléments de la zone. Ces modifications peuvent s'appliquer aux champs et aux objets de décor.
La zone 3 se modifie immédiatement pour refléter vos choix. Vous pouvez formater individuellement chaque champ de la zone d'affichage.
La barre d'outils, située au-dessus de la zone, vous permet de dessiner des éléments décoratifs (filets, figures géométriques...) et de gérer l'alignement, la superposition et la répartition des éléments de la zone, ainsi que de dupliquer un ou plusieurs éléments.
Ce pointeur vous permet de sélectionner un ou plusieurs objets de la zone d'affichage. Ces objets peuvent être ensuite déplacés à l'aide de la souris ou des flèches de votre clavier. Vous pouvez également redimensionner un objet sélectionné en cliquant sur une de ses poignées et en glissant. Vous pouvez également changer les attributs d'objets sélectionnés comme la couleur d'avant plan et d'arrière plan, ainsi que le fond et la bordure.
Ces boutons vous permettent de dessiner des rectangles, des ovales, des ellipses et des lignes. Vous pouvez "contraindre" le dessin en carré, en cercle et en lignes horizontales ou verticales en tenant la clé Majuscule enfoncée tandis que vous dessinez.
Ces boutons vous permettent d'aligner des objets préalablement sélectionnés avec le pointeur ou par une des techniques de sélection habituelles comme le lasso ou la commande Tout sélectionner du menu Edition.
Ces boutons vous permettent de répartir également sur le plan horizontal ou vertical des objets préalablement sélectionnés.
Ces boutons vous permettent d'amener en avant plan ou en arrière plan des objets préalablement sélectionnés.
Ce bouton vous permet de dupliquer les objets préalablement sélectionnés.
Si vous comptez réutiliser ce format d'étiquettes que vous venez tout juste de créer, sauvegardez-le sur disque. Le logiciel vous offrira le dialogue d'enregistrement habituel: donnez à votre format un nom qui vous convient. Tous les paramètres de ce dialogue seront alors enregistrés.
Si vous avez enregistré votre format sur disque tel qu'expliqué en 6, chargez-le en utilisant ce bouton. Un dialogue habituel d'ouverture de document vous sera proposé.
Ce bouton vous permet de restituer une apparence standard à tout élément graphique sélectionné dans la zone de création du modèle. Tous les paramètres définis dans la zone "Objet" sont remis à leur valeur par défaut. Ce bouton est utile lorsque, après avoir défini de nombreuses caractéristiques pour un objet, vous souhaitez annuler toutes vos modifications.
Cette zone vous permet de saisir du texte statique. Vous pouvez ensuite l'insérer dans le modèle en cliquant sur le bouton en forme de flèche situé au-dessus de la zone. Le texte est collé dans la zone de construction. Vous pouvez alors le placer où vous voulez dans votre modèle avec la souris.
Cette page comprend de nombreux réglages, vous permettant de paramétrer entièrement votre planche d'étiquettes. La zone de prévisualisation de la planche, située sur la droite de l'écran, affiche en temps réel le résultat de vos paramétrages. Elle vous permet également de désigner l'étiquette à partir de laquelle débutera l'impression (cette option n'affecte que la première planche lors d'une impression multi-pages). Cette possibilité s'avère utile lorsque, par exemple, vous souhaitez imprimer sur une planche d'étiquettes autocollantes dont une partie a déjà été utilisée. Pour désigner l'étiquette de départ de l'impression, il vous suffit de cliquer dessus.
Ce bouton vous permet définir le format de la feuille sur laquelle la planche d'étiquettes sera imprimée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la boîte de dialogue standard de configuration de l'imprimante sélectionnée dans votre système s'affiche. Dans le cas d'une impression laser, la planche créée par l'assistant se base sur la page logique de l'imprimante, c'est-à-dire la page physique (par exemple une feuille Lettre US) moins les marges inutilisables de chaque côté de la feuille. Les marges de la page physique sont représentées par les filets bleus dans la zone de prévisualisation de la planche.
Ces icônes vous permettent de préciser si vous souhaitez que votre planche d'étiquettes soit imprimée en orientation de type "Portrait" ou "Paysage", et si les étiquettes doivent être imprimées dans le sens des lignes ou des colonnes. Pour sélectionner une option, cliquez sur l'icône correspondante.
Ces zones de saisie vous permettent de spécifier le nombre d'étiquettes que vous souhaitez imprimer par "ligne" et par "colonne" sur une planche. Ces paramètres déterminent les dimensions des étiquettes lorsque l'option "Taille automatique" est activée.
Cette zone comporte de nombreuses options permettant de définir précisément la taille des étiquettes en fonction des différentes marges à appliquer.