Page 4 de la fiche Contact

Cette page est accessible en cliquant sur l'onglet Données modifiables et est destinée à consigner des informations propres à votre entreprise. La description des champs de cette page est définissable. Vous utiliserez ces champs si vous avez des besoins que TRT ne peut combler avec ses champs standard. Vous avez à votre disposition 3 champs de type date (précédés d'un menu déroulant listant 7 dates stratégiques), 3 champs booléens, 3 champs numériques ainsi que 3 champs de type alpha de 50 caractères. La description de chaque champ peut contenir jusqu'à 30 caractères. Ces descripteurs, par défaut, ont une définition générique: Date 1, Booléen 1, etc. Pour modifier les descripteurs, cochez la boîte à cocher du même nom et aussitôt vous verrez apparaître votre curseur à gauche du premier champ. Changez les descripteurs à votre guise. Utilisez la touche de tabulation pour vous déplacer d'un champ à l'autre. Quand vous avez terminé la modification des descripteurs, décochez la boîte à cocher de modification des descripteurs.

Entrez ensuite une valeur dans chacun des champs désirés. Les champs booléens méritent une attention particulière. Un champ booléen est un champ qui ne peut avoir que deux états: vrai/faux, oui/non, etc. Vous pouvez modifier la valeur "vrai/faux" suggérée par défaut. Pour ce faire, assurez-vous que la boîte à cocher Modifier les descripteurs est cochée. Les trois champs booléens changent alors d'aspect:

Les champs blancs sont saisissables. Il y a deux façons d'entrer ces valeurs.

• Deux valeurs séparées par un point-virgule. Exemple: Français;Anglais. Notez l'absence d'espace après le point-virgule. Lorsque deux valeurs sont entrées de cette façon, elles apparaissent comme une paire de boutons radio.
• Une seule valeur. Lorsqu'une seule valeur est entrée, elle apparaît comme une boîte à cocher.

Les trois premiers champs sont des champs dates. Il vous est possible, à l'aide d'une boîte à cocher Vérifier au démarrage, de demander à TRT de vérifier au démarrage si la date vis-à-vis chacun des champs ainsi cochés est plus petite ou égale à la date du jour. Par exemple, vous gérez les membres d'une association et vous désirez consigner dans le premier champ date la date de renouvellement de leur cotisation de membre et vous désirez que TRT vous avertisse quand cette date est échue. Pour pouvoir activer chacune de ces boîtes à cocher, vous devez au préalable cliquer sur la boîte "Modifier les descripteurs" au haut de l'écran.

Lorsqu'une ou plusieurs de ces vérifications sont activées, le message suivant vous sera présenté au démarrage: "La rubrique date <Date d'ouverture> de certaines fiches Contact est arrivée à échéance."

Dans l'exemple précédent, notre premier champ date s'appelle "Date d'ouverture" et c'est ainsi que TRT le décrit dans le message à l'ouverture. Ce message se retrouve aussi dans les notes et rappels, tel que montré à la dernière ligne de la figure à la page suivante:

Comment trouver les fiches correspondantes à ces messages? Sous le menu Contacts: Chercher, générez la recherche suivante:

Dans notre exemple, nous avons sélectionné "Date d'ouverture" "inférieure ou égale à"; il ne vous reste qu'à taper la date du jour (ou toute autre date convenable).

Si votre contact est un client:

• Ne pas afficher les intérêts calculés: cette boîte vous permet de paramétrer finement quels sont les contacts qui verront des intérêts calculés dans les états de compte (on nous a mentionné que cela offusquait profondément certains clients...) Cette caractéristique n'est réservée qu'aux utilisateurs de la version complète de TRT. Réciproquement, une colonne Intérêts dans le dialogue de choix des états de compte permet de faire la même chose.
• Créer une note lors de l'impression d'un état: cette boîte, si cochée, fera en sorte que TRT inscrira automatiquement une note à la page 5 de la fiche Contact lors de l'impression d'un état de compte pour ce client. Son effet est analogue à une boîte semblable dans le dialogue de choix des clients dont vous voulez imprimer un état de compte, à la différence qu'il est possible ici de spécifier exactement, une bonne fois pour toutes, qui sera l'objet de ce privilège. Vous pouvez utiliser cette caractéristique si vous désirez, par exemple pour des fins légales, suivre vos envois d'états de compte.

Accès protégé à cette fiche fait en sorte que, si cochée et que le privilège Contacts: accès aux fiches protégées est exclu, vous ne pouvez accéder à la fiche protégée.

Pas d'impression en lot fait en sorte qu'une impression de facture, chèque ou reçu qui normalement devrait se retrouver dans les impressions en lot selon les paramètres comptables ne s'y retrouve pas, à moins d'être imprimée directement au moment où on crée la transaction.